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ARTICLEセミナー運営を委託する流れとメリット。注意するポイントは？
自社でセミナーを行いたいと思っても、実際どこから手をつければわからないという人は多いのではないでしょうか。セミナー成功のノウハウは、専門的な知識も要求される難しいものです。今回は、外部に運営を委託した場合のメリットなどをご紹介します。
セミナー運営の外部委託の基本的な流れ
まず、セミナーの運営を委託する際の基本的な流れを見ていきましょう。セミナーの委託を受けた業者は、最初にヒアリングを行います。どのようなセミナーを行いたいか、規模はどのくらいかなどの打ち合わせです。
ここでしっかりと希望を伝えておくことで、自社の描いた理想に近いセミナーを行うことができます。要望に対してどこまで対応してくれるのか、事前に明確にしておくと後の流れがよりスムーズです。
ターゲットやイメージ、予算の相談
ヒアリングで伝えるべきは、参加者のターゲット層やセミナーそのもののイメージです。他にも細かな希望がある場合、それも合わせて一緒に伝えるのが望ましいでしょう。
もちろん予算の相談も必要です。セミナー自体の予算のほか、業者に対する委託料も考えなければなりません。見積りからしっかりと判断しましょう。
集客など事前準備から当日運営まで
セミナーに必要な業務をすべて委託することも可能です。集客や会場選び、設営、受付などやるべきことは多岐に渡ります。そういったタスクを任せられると、自社の負担が軽くなります。
予算と相談しながら、委託する業務を決めていきましょう。セミナー業者の担当者と信頼関係を築ければ、スムーズなやりとりができます。また、自社でまかなえる部分も、しっかりと把握しておく必要があります。
アフターフォロー
セミナーは、当日の運営まで辿り着けば終わり、というわけではありません。アフターフォローまでして、初めてマーケティングの役に立つイベントになるのです。そのノウハウも委託業者は持っています。
アンケートを実施した場合には、データの集計や入力といった業務が発生するほか、セミナー参加者に対してお礼のメールを送ることも必要です。次のセミナーに活かす為にも、アフターフォローを充実させておくことは、とても大切と言えるでしょう。
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セミナー運営を外部委託するメリット
具体的に、セミナー運営を外部に委託するメリットとはどんなものがあるのでしょうか。セミナー運営のプロに任せるという選択肢は、費用対効果としてどのような価値があるのか見ていきます。
セミナーを成功に導くノウハウを持っている
運営業者は、これまでに数々のセミナーを成功させてきたスペシャリストの集まりです。何をどのようにすれば良いセミナーになるのかを知り尽くしています。このノウハウはとても貴重です。
自社のみでのセミナーに対して経験がない場合、もしくは浅い場合は、勉強の意味も含めて業者に委託するのも1つの手段です。そこで信頼できる業者に出会えれば、得るものも大きくなるでしょう。
貴重な時間を効率的に使える
良質なセミナーを行うには、時間的なリソースをそれ相応に割かなければなりません。事前の準備には大変な時間と手間がかかるため、本業の負担にもなり得ます。
しかし、業者に委託することで、自社の負担を軽減できるため、貴重な時間を効率的に使うことが可能です。これは大きな利点と言えるでしょう。
最低限の準備は必要ですが、それ以外の面倒な部分を委託できれば、負担は確実に軽くなります。
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セミナー運営を外部委託するときの注意点
とても便利なセミナー運営の委託ですが、注意すべき点もいくつかあります。細部まで意見をすり合わせないと、委託したがために失敗してしまったということになりかねません。
そうならないように、業者との信頼関係の構築が重要です。ポイントは、希望を投げかけ、可能かどうか業者が判断する手順で、駄目であれば代替案を出してくれるかどうかです。
案件に合った担当者かどうか対応を要確認
担当者は、セミナーを行うプロですが、同時に人間であるため、得意不得意があります。今回の案件に合わない担当者であれば、思い切って交替してもらうのも1つの有効な手段です。
案件に合った担当者であるかどうかは、打ち合わせの中で判明します。もしかしたら業者自体が今回の案件に合わないのかもしれません。正式に契約結ぶ前に判断をしましょう。
どの部分まで運営会社に任せられるのか？
講師選びから印刷物の手配、当日の受付まで対応してくれる業者が多く存在します。どんなセミナーにしたいのか希望を伝えれば、それに合わせたプランを見積りと一緒に出してくれます。
予算との兼ね合いになりますが、企画さえしっかりしていれば丸ごと業者に投げかけてしまうことも可能です。定期的な意見交換はするべきですが、業者もノウハウがあるので対応してくれます。
まとめ
セミナーの運営はかなりハードな案件です。自社のみで行うとなると、大きな労力と長い準備期間が発生してしまいます。何をどうするべきか、ということもわからない場合が多いでしょう。
継続的にセミナーを開催したいと考えているのであれば、なおさら委託業者の存在が重要になってきます。委託することで学べることも多いので、必要に応じて有効活用しましょう。
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