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ARTICLEセミナー管理システムで業務効率化。メリットや活用例を紹介
セミナー運営では、集客からセミナー後のアンケート実施まで、様々な業務があります。人の手ですべてを管理すると大変な工数がかかりますが、セミナー管理システムを利用することで効率化することができます。なかでもクラウド型のセミナー管理システムは気軽に使い始めることができるのでおすすめです。メリットや活用例をご紹介します。導入の参考にしてください。
クラウドとオンプレミスについて知ろう
セミナー管理システムの提供形態にはクラウド型とオンプレミス型があります。それぞれに異なった特徴があり、企業のニーズや状況によって使い分けられています。
クラウド型の特徴
クラウド型は、初期コストが無料や低額であることが多く、気軽に導入することができます。利用した分だけ費用が発生する従量課金制の料金体系もあるので、無駄なコストがかかりません。
また、すでに完成しているサービスを利用するので、申し込み後すぐに利用を開始することができます。
サービス提供者がサービスのアップグレードを継続して行ってくれているため、常に最新のサービスを利用することができることも大きな特長です。保守やメンテナンスもサービス提供者が行うため、自社で専門の知識が必要ありません。
カスタマイズしにくいというデメリットはありますが、基本機能だけでも充分にクラウド型に満足できるユーザーも多いでしょう。コストはできるだけかけたくないという方にもおすすめの提供形態です。
オンプレミスの特徴
オンプレミスは、自社仕様に構築するため、初期コストが高額になる場合が多く、導入までに時間がかかります。サーバーなどのハードウェアの準備や、保守、メンテナンスも自社での対応が必要なため、専門的な知識が必要となる場合もあるでしょう。
しかし、自社独自のシステムのため、カスタマイズの自由度は高いことが特長です。自社のネットワークを利用することから、クラウド型よりもセキュリティ面が安心できるというメリットもあります。
操作や管理画面、コンテンツにこだわりがあり、セキュリティ面を重視したいという場合におすすめです。
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セミナー管理システムを利用するメリット
クラウド型、オンプレミス型、いずれの提供形態でも受けられるメリットは共通するものがあります。
業務の効率化ができる
セミナー運営には様々な業務がありますが、システムを利用することで自動化できる業務も多くあります。
例えば、募集人数になったら受付を停止することや、セミナー終了後にフォローメールを送ることは、必ずしも人の手で行わなくてはならない業務ではありません。システムに任せることで対応が漏れるといったミスも防ぐことができます。こうして任せられる業務は自動化し、セミナー運営担当者は人にしかできない、企画の検討やコンテンツの作成といったコアな業務に注力することで業務の効率化ができるのです。
ユーザーやセミナーの情報を一元管理できる
セミナーを開催すると、ユーザーの個人情報や属性データ、アンケートの結果など様々な情報を得ることができます。しかし、こうした複数の情報をエクセルなど、手動で管理することは非常に手間がかかります。セミナー運営システムを利用することで、これらの情報を一元管理することができます。
一元管理された情報は、属性ごとに抽出して新たなセミナーの案内を送ったり、アンケート結果を分析することでセミナーの改善に役立てることができるでしょう。
セミナー管理システムの活用例
セミナー運営システムは管理を一元化し、集客などをサポートしてくれるシステムです。実際にどのような場面で活用できるか、ご紹介します。
集客から申込受付を自動化
セミナーを開催するためには、集客が必要です。メールを送ったり、セミナーのイベントページを作成するのですが、送付先リストの管理が煩雑だったり、イベントページの作成にはHTMLの知識が必要など、担当者が頭を悩ませることも多くあります。
セミナー運営システムでは、メール送付から申し込みの受付を自動で行うことができます。人が一つ一つ返信、出席管理をするよりも確実性が高まるでしょう。
システムに登録されているテンプレートなどを利用することで、イベントページの作成も簡単に行うことができます。受付フォームの埋め込みや、複製して次回のセミナーに利用することもできるので、担当者の負担を減らすことができるでしょう。
キャンセルや空席状況をリアルタイムで管理
セミナーの前日などに、申込者へリマインドメールを送付することもできます。キャンセルがあった場合にも、24時間いつでも受け付けることができるのでユーザーを待たせることもありません。
こうしてリアルタイムで空席状況を管理できるため、「早めに募集人数に達したので受付を終了したら、キャンセルが大量に出て、また再募集しなくてはならない」といった不安も解消されるでしょう。
セミナー運営システム導入で効率アップを。メリットや選び方のまとめ
まとめ
セミナー管理システムを導入するうえで、まず大切なのが、どのようなことに困っているのか、システムに求める条件は何か、といった点を明確にすることです。
コスト重視のクラウド型とカスタマイズ性重視のオンプレミス型にはそれぞれの特長があります。解決したい課題と、費用対効果を考慮して、自社にあったセミナー管理システムを選びましょう。
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