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ARTICLE【解決】メールサーバーの容量がオーバー。対処方法から予防策まで紹介
ビジネスマンにとって、「メールサーバーの容量オーバー」は悩みの一つではないでしょうか。メールの選別や整理には時間がかかり、他の仕事の時間も圧迫しかねません。
そこで今回は、メールサーバーの容量を上手く管理する方法についてご紹介します。
メール配信については、「メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ」をご一読ください。
どうして容量オーバーが起きるのか？
メールボックスの容量オーバーが起きると、新規のメールが受信できなかったり、追加容量（有料版）のアップデートを要求されたりと、さまざまな問題が起きてしまいます。
まずは、どうして容量オーバーが起きるのか、その理由から見ていきましょう。
メールサーバーには容量がある
メールサーバーは、あらかじめプロバイダーによって、個人で利用できる容量が決められています。
会社でメールを利用する場合、容量が社員ごとに分割されるため、かなり少なくなってしまうこともあるようです。
サーバーにメールが溜まっていることが原因
メールの送受信を行うとメールサーバーにデータが蓄積されていき、この容量を超えると、それ以上のメールの蓄積が不可能になり、対処しなければなりません。
そのような事態を防ぐために、Webメールやメールソフト上で、メールをサーバーに残すかどうかの設定ができます。
サーバーではなく端末にメールを残す方法
Webメールやメールソフト上で、メールをサーバーに残さない、と設定しておくと、サーバーの容量オーバーを防ぐことができます。
残さない設定をした場合、一度メールを閲覧すると、サーバーからメールデータが削除されるのです。端末自体にメールを残すことはできるので、完全に消えるというわけではありません。
設定方法は、プロバイダーや利用しているメールサービスによって異なりますが、容量がオーバーしてしまうような場合は、メールサーバーに残さないように設定しましょう。重要なメールは自分の端末に保存しておけば、特に問題なく利用できます。
メールをサーバーに残す場合は、保存した端末以外からもサーバーにアクセスすればメールが閲覧できます。外回りの仕事が多い人は重宝する設定ですが、整理しないとサーバーの容量がオーバーしてしまう可能性があるので注意が必要です。
メールサーバーについて詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メールサーバーの仕組みは？メール配信の全体像から押さえる」をご一読ください。
容量オーバー時の対処方法
万が一、容量がオーバーしてしまったときの対処としては、2つの方法があります。
- サーバーの容量を増やす
- メールのデータを削除する
サーバーの容量を増やす場合は、管理者やメールサービスへの申請が必要になります。
しかし、容量を増やすにしても、日々増えていくメールの増加に対応できなければいずれ同じ問題にぶつかりますし、会社のメールであれば個人の権限での増加は難しいでしょう。
そこで、まずはメールのデータを削除する方法から紹介します。
対処法１．メールソフトからデータ削除
『Outlook』や『Apple Mail』などのメジャーなメールソフトでは、それぞれ『サーバーにメッセージのコピーを置く』というタグのチェックを外したり『メッセージ受信後にメッセージのコピーをサーバから削除』にチェックを入れるといった作業が必要です。
ただ受信・送信メールにチェックを入れてゴミ箱に捨てる方法では、端末内のメールは削除されてもサーバーのメールは削除されませんので、サーバーの容量に変化はありません。
一般的にはアカウント設定のどこかにありますが、ソフトの種類やバージョンによって異なりますので、ソフトのヘルプ画面や公式ページを参照しましょう。
対処法２．Webメールからデータ削除
Webメールとは、主に『Gmail』や『Yhoo!メール』などのようにWebブラウザ上からメールの閲覧や送信ができるサービスのことです。
Webメールでの削除方法は簡単で、ログインした後に、送受信ボックスから削除したいメールにチェックを入れて、ゴミ箱を空にしてください。
ゴミ箱に入れた状態でも一定期間が経てばメールは自動的に削除されていく仕組みですので、空にする操作は実行しなくても問題ありません。
メールサーバーの容量オーバーに関する対処方法についての詳細は、「 メールサーバーとは？設定、容量オーバー・エラーへの対処法を解説 」をご一読ください。
メールサーバーの容量確認方法
現時点で、どの程度メールサーバーの容量を利用しているのかも気になりますよね。
そこで、メールサーバーの容量確認方法について紹介します。
Apple Mail
Apple Mailは、Macにデフォルトで付属することが多いメールサーバーです。容量の確認方法は次のようになります。
- アプリケーション内から『メール』をクリックして起動
- メールのサイドバーからControlキーを押しながらクリックして、アカウント情報を見るを選択
- アカウントを選択し、タブをクリックして詳細を確認する
表示される情報の中に、メールアカウントの容量があるので、そこから空き容量も含めて確認してください。
Outlook
Outlookの場合、メールの容量に制限はありません。ただし、添付しているデータや、メールフォルダが一杯になってしまうということはあるようです。
現在の容量は、次の手順で確認します。
- 『メール』ビューの中にある自分のアカウントを選択する
- 『フォルダ』をクリックし、次にその中にある『フォルダプロバティ』をクリック
- ウインドウの中にある『フォルダサイズ』を選択する
メールボックスを含めた、各フォルダの容量が表示されます。
Gmail
Googleメール自体の容量は無制限です。しかし、保存先のGoogleドライブに上限があり、無料コースでは他のサービスと合わせて15GBまでと決まっています。
確認方法は、Googleメールにログインしてメールフォルダ画面になったら、画面を一番下までスライドさせてください。現在の容量、残り容量が記載されています。
Yahoo!メール
Yahoo!メールの容量は、利用開始時の時点では2GBで、利用状況によって増えていきます。
確認方法は、Yahoo!メールのトップページの右上に、現在の容量と全体の割合がパーセンテージで表示されているので、そちらを参照してください。
メールサーバーの容量が10GBになると、残り1%になったら警告メールがYahoo!側から届くようになりますので、その場合はデータの削除が必要になります。
容量がいっぱいにならないための予防策
容量がいっぱいになってから削除しても良いのですが、普段からメールが溜まらないように予防しておくことも大切です。
日常的にメールサーバーを整理することで容量を圧迫しませんし、過去のメールを検索する際にも見つけやすくなります。
ここでは、簡単にできるメールサーバーの整理術について見ていきましょう。
１．サーバーにデータを残さない
さきに紹介しましたが、メールの送受信データは、初期設定だとサーバーに保存される設定になっていることが多いです。サーバーに残らないように設定すると、一度閲覧したメールはサーバーに保存されず、大幅な容量削減につながります。
ただし、この設定にするとメールを受信した端末でしかメールが閲覧できなくなるため、外出先や会社などでデータを見たい場合は少々不便です。
そういった場合は、メールアカウントを複数作成し、一方のアカウントメールはサーバーに残す、もう一方は残さないといったように使い分けると良いでしょう。
２．データ保存期間を短くする
メールサーバーによってデータの保存期間が設けられている場合があり、保存期間は60日から1年程度と、サービスによって異なります。この設定された期間を過ぎたメールは、古い方から順に削除されていく仕組みです。
このデータ保存期間を短くすることで、サーバーに保存されているメールデータの総量が削減できます。
ただし、あまりに短すぎる場合は仕事に差しつかえるケースもあるため、保存期間は自分のビジネスモデルやワークスタイルを考慮しましょう。
IMAPかPOPによって設定が異なる
使用しているメールサーバーがIMAPかPOPかどうかで、容量削除の対策となるメールソフトの設定が異なります。
GoogleメールやYahoo!メールといったIMAPの場合、基本的には自分の端末にはダウンロードされないため、自身で不要なメールの削除が必要です。
削除は手動で行うため、普段からメールを整理しておきましょう。
POPで利用するメールは、OutlookやWindowsにデフォルトで付属しているメールソフトでよく見られますが、こちらはサーバーにデータを残さない設定が必要です。
おさらい：メールサーバーの仕組みは？
メールは毎日多くの人が利用しています。送信したメールがどのようにして個別のメールアドレスに届くようになっているのか、その仕組みから見ていきましょう。
メール配信の全体像から押さえよう
メール配信の全体像を把握するために、まずは2つの単語の意味を知っておく必要があります。『メールサーバー』と『ドメイン名』です。
メールサーバーは、メールの送受信を管理するサーバーのことです。種類や役割が色々ありますが、郵便に例えるならサーバーが郵便局、メールが手紙のようなものだと考えてください。
ドメイン名とは、インターネット上の住所のようなものです。世界中でドメインは絶対に重複しないようになっています。
メールサーバー、送信者のドメイン名を利用して、受信者側にメールを届けるというのが、メールの一般的な仕組みです。
POPとIMAPの違い
POPとIMAPは、メールを受信するプロトコル（ネットワーク上の通信を実行するための手順を定めている規定）です。
POPとIMAPの違いは、POPは受信したメールを端末に保管する仕組みで、IMAPはサーバー上で管理する仕組みであるということです。
POPは、ネットとつながっていない状態でもメールを閲覧できます。そのためサーバー容量の圧迫を心配する必要はありません。
IMAPは複数の端末からアクセスができることと、端末自体が壊れたとしてもメールが消失する心配がないということが特徴です。
メールサーバーの仕組みについて知りたい方は、「【徹底解説】メールサーバーの仕組みは？メール配信の全体像から押さえる」をご一読ください。
まとめ
メールサーバーの容量は、ソフトやサービスによっておおよそ決まっています。頻繁にメールをやりとりする人は容量オーバーになりやすいため、普段から整理を心がけましょう。
IMAPかPOPかでもデータ量削減の方法は変わってくるため、まずは自分が使用しているメール機能と容量について、しっかり把握しておくことが重要です。
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