セミナー・イベント管理の記事
ARTICLEセミナー運営代行会社の選び方。プロに相談したい顧客管理と活用法
セミナー運営のプロである代行会社に相談することで、集客方法や顧客管理方法などのノウハウを学べます。また、効率よく質の高いセミナーの開催を目指すことが可能です。自社にあったセミナー運営代行会社の見極め方と、顧客管理などについてご紹介します。
セミナー運営のよくある課題
多くの企業が、セミナー運営において様々な課題を抱えています。中でも集客状況の把握や顧客管理については、担当者の頭を悩ませる大きな問題でしょう。
まずは、セミナー運営における代表的な課題を2つご紹介します。
集客状況の把握は随時行っているか
『現時点での申込み人数は？』『実際の参加人数は？』『キャンセルは出た？』など、セミナーの集客状況をリアルタイムに把握できる体制は整っていますか？
この体制が整っていないと、状況に応じた判断に遅れが生じてしまいます。その結果、思ったほど人が集まらなかったり、継続的なセミナー開催ができないという事態を招いてしまうのです。
顧客の個人情報の管理は適切か
顧客の個人情報は、適切に管理できているでしょうか？セミナー運営において、顧客管理はとても重要な業務です。
データ化した個人情報を適切に管理できていれば、セミナー開催後のフォローアップや新たなセミナー企画に活かせます。反対に、管理体制が十分に整っていない場合は、データを上手く有効活用できていない可能性が高いでしょう。
情報の取り扱い方を間違えれば、クレームの原因にもなります。流出などのトラブルを避けるためにも、しっかりと管理しなければなりません。
セミナー運営代行会社が提供している主なサービス
セミナー運営代行会社は、前述したような課題をしっかりサポートしてくれます。専門的なノウハウを使って、集客や管理業務などの問題をクリアにしてくれるのです。
具体的には、どのような代行サービスをしてくれるのでしょうか。
ウェブ申し込み画面や広告の作成
まず、集客に欠かせない『ウェブ申し込み画面』や『広告』の作成を任せることができます。
申し込み画面の作成や広告には、専門的な知識が必要です。これらを自社で行うとなると膨大な時間と作業量がかかるため、代行会社にお願いした方が賢明と言えるでしょう。
また、実績のある代行会社であれば、セミナーに人を集めるためのノウハウを持っています。セミナー開催経験が少ない企業や集客力に自信がない企業は、プロに任せるという選択をした方が良いかもしれません。
申込者の解析、データ活用
申込者のウェブ上での行動履歴を解析し「どんなことに興味があるのか？」「どのくらい興味があるのか？」といったところまでデータ化してくれます。
このデータは、セミナーによる売上アップや継続的なセミナー運営のための重要な情報になるでしょう。徹底した顧客管理は顧客満足度の向上につながり、今後のマーケティング施策にも役立ちます。
セミナー運営代行会社の選び方とポイント
セミナー運営代行会社に依頼する場合、しっかり任せられる会社かどうか見極める必要があります。ホームページの情報だけで決めてしまうと、予想外の追加請求がきたり、顧客への対応が悪かったりとトラブルになりかねません。
さらに、自社とマッチする会社を選ぶことも大切です。代行会社にも、得意分野・不得意分野があるためです。
では、セミナー運営代行会社を選ぶ際のポイントをご紹介しましょう。
開催意図と業者の得意分野がマッチするか
まずは、開催意図と代行会社の得意分野がマッチしていることを確認します。こちらの意図を汲み取った企画・提案をしてくれるかどうかもチェックしましょう。
この部分がクリアできていると、すれ違いがおきるリスクが減るため、大きなトラブルを回避できます。セミナーの開催までがスムーズになり、成果も出やすくなるのです。
代行会社の得意分野を把握するために、ホームページに掲載されている実績を見るなどして、しっかりと下調べを行いましょう。
注意するポイント
ヒアリングに時間をかけない代行会社は、後々トラブルが起きやすいので要注意です。最初の話し合いの時点で、こちらの意図をしっかり汲み取ろうとする姿勢があるか、確認しましょう。
また、色々なオプションを勧めてくる代行会社にも注意が必要です。過度にセミナー会場の装飾などを行った結果、当日の顧客対応に問題が生じるケースが増えています。
情報セキュリティ対策は万全か
会社の重要な個人情報を取り扱うため、万全な情報セキュリティ対策がとられている代行会社を選ぶことも大切です。具体的には、『プライバシーマーク』『ISO9001』『ISO27001』の認証規格を取っているかどうかがポイントになります。
まとめ
セミナーの開催は、会社にとって大きなメリットがあります。しかし、質の高いセミナー運営を行うためには、集客から顧客管理まで幅広い業務を行わなくてはなりません。
セミナー運営代行会社という実績と、専門知識をもったプロ集団に任せることで、セミナー内容や他の業務に注力することができます。案件に合った代行を選び、セミナーを成功へ導きましょう。
また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
