書類を電子化する費用はいくら？費用相場や節約方法も解説

書類を電子化すれば、保管場所も取らず欲しい書類を探す手間も短縮できます。しかし、会社によっては電子化したい書類が多く、自分たちで行うのは難しいケースも多いことでしょう。今回は書類を外部の業者に依頼して電子化する方法や費用相場や節約方法などについて詳しく解説します。

書類を電子化するとはどういうことか

はじめに、書類を電子化するとはどのようなことを指すのか、基本的な概要やメリットを解説します。書類を電子化すれば、書類の保管場所や管理方法の悩みが一気に解決することもあるでしょう。

紙媒体の書類を電子媒体に移行すること

書類の電子化とは、紙の書類を電子媒体に移し替えることです。会社には「企画書」や「契約書」などさまざまな書類がありますが、それを一律電子化してしまえば紙類やインクを購入する費用が節約できます。また、書類を電子化すれば紙類を使う頻度を減らせるので、自然保護にもつながるでしょう。

保管場所もとらず、探す手間も省ける

書類を電子化すれば、数百枚、数千枚の書類の保管スペースを削減できます。紙の書類は量が多いほどかさが増してスペースを圧迫するため、保管場所に頭を悩ませている方も多いことでしょう。また、不要になった書類をシュレッダーにかけたり業者に依頼して処分する手間もかかります。このほか、書類の量が増えるほど書類を探す手間も増えることでしょう。

書類を電子化すれば、このような問題を解決できます。収納場所として使っていたスペースを他のことに有効活用でき、電子化したデータを検索しやすいようにカテゴリー名などを付けて保管すれば、書類探しの時間を短縮でき、業務の効率化にも繋がります。そのほかのメリットとして、書類の紛失防止やBCP対策の一環になることもメリットと言えるでしょう。

合わせて読みたい記事「書類電子化とは？電子化する方法やメリット、注意点を解説」

書類を電子化する方法

ここでは、書類を電子化する方法を具体的に解説していきます。自社で行う方法のほか、業者に依頼する方法があります。どのような違いがあるのかも解説していきます。

自社のスキャナで電子化を行う

スキャナを使えば自社で書類の電子化が行えます。スキャナはプリンターや複合機についているので、数枚程度ならば簡単に行えるでしょう。電子化した書類はパソコン内に保管できるほか、自社のサーバーにあげるなどすれば共有も可能です。スキャナアプリを使えば、スマホで写真を撮るだけで電子化することもできます。

編集機能があれば内容の変更や修正なども可能です。枚数によっては電子化するのにかなりの時間を要しますので、労力をとるか、アウトソーシングで効率的に行うかを検討しましょう。

書類の電子化を行う業者に依頼する

大量の書類を電子化する場合、専門業者に依頼すると手間と時間を省けますキレイに電子化してもらえるのはもちろんのこと、カテゴリー別の整理をしてくれたり、強固なセキュリティ対策を施してくれたりします。ですから、社外秘の書類や重要な書類などは数は少なくても業者に電子化を依頼するほうがおすすめです。また、サイズがバラバラの書類を統一してほしい場合なども業者に依頼するといいでしょう。

書類の受取りを電子化する

自社の書類を電子化するのと同時に、自社が受け取る書類も電子化するケースもあります。電子化した書類をやりとりできれば、紙の書類を電子化する手間が省けます。

書類の電子化を業者にアウトソースするメリット

ここでは、書類の電子化をアウトソースするメリットをより具体的に解説していきます。

大量の書類を効率的に電子化してもらえる

前述したように、アウトソースすれば大量の書類を短期間で電子化してくれます。書類が100枚以上あるという場合や、書類の規格が揃っていないという場合は、電子化をアウトソースした方がおすすめです。

データ加工を依頼できる

電子化した書類を活用するには、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも確認できるようにするといいでしょう。データの加工は自社でも可能ですが、より使いやすい加工をしてもらうためには、アウトソースした方が確実です。

書類の電子化を業者に依頼した場合の費用相場

ここでは、実際に書類の電子化を業者にアウトソーシングした際の相場費用について解説します。また、見積もりを作成してもらった際に確認するポイントなども解説しますので、参考にしてください。

A4サイズ白黒で1枚6円が相場

書類を電子化する相場は、A4の白黒サイズで1枚6円程度といわれています。しかし、これはあくまでも目安です。1枚10円でも、その中に書類の規格統一やカテゴリー分けなどが含まれている場合もあれば、1枚4円と相場より安くても、規格統一などがすべてオプション扱いで別料金というケースもあります。1枚あたりの値段ですぐに判断せず、見積もりを作成してもらいましょう。

極端に価格が安い場合は注意が必要

相見積もりをすれば、書類の電子化の相場がおおよそわかってきます。相場と比べて極端に価格が安い場合には注意が必要です。「e-文書法」など書類の電子化に関する法律に対応できていなかったり、セキュリティ対策が不十分な可能性があります。

書類の電子化を依頼する業者の選び方

ここでは、書類の電子化を依頼する業者の選び方について解説します。ぜひ、参考にしてください。

価格だけでなくサービス内容もチェックする

業者を選ぶ際は、電子化の価格だけでなくデータの加工やカテゴリー分けなどオプションでつけられるサービスの内容もチェックしてください。単に電子化をするだけでは、書類を仕事に活用するのは難しくなります。

文書電子化に関する法令を熟知しているか

前述したように、書類を電子化する場合「e-文書法」という法律に沿って行う必要があります。この法律に沿った電子化を行わないと「書類を保管していない」とみなされてしまうこともあります。トラブルを未然に防ぐために書類の電子化に関する法律に対する知識が豊富な業者を選びましょう。

セキュリティ対策が充実しているか

重要な書類を電子化する場合はセキュリティ体制が万全である会社を選びましょう。具体的にはプライバシーマークやISO27001、ISO9001:2000といった認証を取得しているか確認しましょう。電子化する書類の紛失を避けるためにも、集荷から電子化、原本の保管までを一括で引き受けてくれる会社だとなおよいでしょう。

書類を電子化する費用を節約する方法

書類を電子化する費用を少しでも節約したいと考えている方は多いことでしょう。ここでは、書類を電子化する費用を節約するコツを解説します。

複合機と外部の業者への依頼を併用する

社内の書類には様々な種類があります。利用頻度は低いものの保管義務がある書類や、税務処理の関係上保管すべき書類、社外秘の資料など重要度も様々です。そこで、重要度が低い書類は自社でスキャンして保管し、重要度の高い書類は業者に依頼すれば、費用を節約できます。特に、書類の量が多い場合は効果が高いでしょう。スキャンアプリを利用して手分けして電子化するなど工夫してみましょう。

業者のキャンペーンなどを利用する

業者の中には定期的にキャンペーンを行っているところもあります。それをうまく利用すれば、費用を節約できるでしょう。ホームページなどをこまめにチェックしてみましょう。

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まとめ

今回は書類を電子化する方法や費用について確認しました。1枚あたりの価格は安くても書類の量が膨大ならば手間も時間もかかります。ですから、業者に書類の電子化を依頼するのと同時に新しい書類はすべて電子で作成できるようなシステムを構築しておくことが重要です。Webフォーム作成システム「SPIRAL®」を用いれば、電子書類の入力フォームが簡単に作れます。