テレワーク中でもスムーズな情報の伝達・管理が可能に！【PDF帳票】オプションのご紹介

ペーパーレス化が叫ばれるようになってからもう何年も経ちましたが、現状はいかがでしょうか。

日本の紙文化は根強く、いざテレワークを始めてみたら、データが会社に紙で保管されていた、家にスキャナやプリンターがないので出社せざるを得ない、なんて声を聞くことも少なくありません。

コロナ禍になりオフィスを取り巻く環境が一変した影響もあってか、追加料金でお使いいただけるオプションサービスをお申し込みいただくお客さまが増えてきました。

そこで今回は、「PDF帳票」オプションのご利用方法について、研究助成金公募管理アプリ内、申請情報を例にご紹介いたします。スパイラルを契約中のお客さまはもちろん、まだスパイラルを使ったことのない方も、ぜひ参考までにご一読ください。

PDF帳票とは

スパイラルのDBに格納された情報をPDFテンプレート上に出力・ダウンロードすることができるオプション機能です。

特徴

• 事前に指定したフィールドの情報やPDFの出力日時をPDFファイル上に表示することが できます。
• 指定の情報をQRコードに変換してPDFファイル上に 表示することができます。
• PDFをダウンロードするためのURLは、サーバ内サンキューページ、 マイエリアペー ジ、 スパイラルから配信したメール文面に記載することができます。

構築アプリケーション例：研究助成金公募管理の申請情報

スパイラルの管理画面上は下記の4ステップで対応が可能です。

1. アクセス権限の設定
2. IPアドレスによるアクセス権限の設定
3. 接続元URLによるアクセス権限の設定
4. ダウンロード可能期間の設定

１．アクセス権限の設定

　PDF帳票のダウンロードに関する権限を指定します。
［マイエリア］権限を指定する場合は、許可するマイエリアを選択します。マイエリアは複数選択できます。

2.IPアドレスによるアクセス権限の設定

IPアドレス制限を指定します。
「制限する」を選択し、許可するIPアドレスを追加すると、PDF帳票のダウンロードをIPアドレスで制限できます。

３．接続元URLによるアクセス権限の設定

接続元URL制限を指定します。
「制限する」を選択し、許可する接続元URLを追加すると、PDF帳票を特定のページからのダウンロードのみに制限できます。

４．ダウンロード可能期間の設定

PDF帳票をダウンロードできる期間を設定できます。
期間を設定する場合は、開始年月日時分と終了年月日時分すべて指定する必要があります。

導入事例：事務局の業務量を大幅削減！承認フローを自動化した研究助成公募システム

PDF帳票利用料

PDF帳票利用料はスパイラルの基本利用料金にプラス下記の料金で提供が可能です。

No.	オプション	単位	適用	価格（税別）
1	PDF帳票利用料	1設定毎	月次	¥5,000

まとめ

今回は研究助成金公募管理の申請情報を例にご紹介しましたが、PDFにDB上の情報を表示させることができるので、セミナー管理や製品保証登録など、様々な用途でのスムーズな情報共有が可能になります。

電子化して必要なものだけを印刷することは紙の削減だけでなく、業務の生産性向上にも繋がります。これこそが、ペーパーレス化の本質とも言えるのではないでしょうか。

スパイラルには他にも皆様の業務を軽減するオプション機能がたくさんご用意しております。ぜひこの機会に、ご検討ください。

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