メール配信の記事
ARTICLEメール配信システムを自社構築するメリット・デメリット
メールを利用して情報発信をする企業はもはや一般的です。メールによるマーケティング効果を高めるためにも、メール配信システムを利用してみてはいかがでしょうか。メール配信システムを自社構築するメリット・デメリットやサービスの種類について解説します。
メール配信システムを利用するメリット
メール配信をマーケティングで活用する場合、自社構築とベンダーが提供するサービスを利用するどちらかのパターンです。
後者のメリットについて、まずは解説します。
インフラ整備や構築ノウハウ
企業内で配信サービスを行おうとする場合、個人のPCだけに管理を任せるわけにはいきません。大量配信を可能にするだけの、サーバーの整備やネットワーク機器の購入、アプリケーションの導入など、インフラの整備が必要になります。
また運用、保守をする人員を社内で用意しなければなりません。
しかし、外部サービスを委託することによって、社内に専門的な知識がなくても、メール配信を安定定期に行うための設備や機能についてのノウハウを入手できるのです。
業務効率
手作業でマーケティングメールを出す場合、メール配信作業や、問い合わせメールへの対応、どのメールを誰に送るのかといった顧客データの管理など、多くの作業が必要になります。
しかし、メール配信システムでは自動で行うことが可能です。
自動返信機能を設置すれば24時間、問い合わせに対して自動で対応することができるので、大幅な作業効率の改善が見込まれます。
リスク管理
メールを本来送るべき人ではないところに送ってしまったり、BCCに入れるべき宛先をCCに入れてしまったりというミスは、個人情報の漏洩につながります。
個人情報の漏洩は企業にとって、致命的な信用の低下になりかねません。大量の顧客管理やメールの送受信を人の手で行うと、このようなミスが発生しやすくなります。
自動化することで、人的ミスの大半を防ぐことができるでしょう。
メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ
構築するメール配信システムの種類
配信システムには、大きく分けて2つの形態があります。
ネットワークに接続する『クラウド型』と、自社サーバーを利用してカスタマイズ構築する『オンプレミス型』です。それぞれに特徴がありますので、見ていきましょう。
ネット接続のみのクラウド型
クラウド型とは、業者が提供するアプリケーションやサーバーを利用したシステムのことです。初期費用が安く、利用しようと思えば即日から始められるサービスもあります。
データも、配信に必要な機能もすべて事業者側のサーバーで管理されるので、大量の顧客管理やメール配信を行うとしても、利用者のパソコンやサーバーには負担がかかりません。
また、アクセス方法と管理者の許可があれば、ネットにつながる端末さえあればどこからでもアクセスが可能です。外出先や自宅からでも、メールサーバーにアクセスして状況を確認できます。
こういったフットワークの軽さと導入の手間の少なさから、近年では『クラウドファースト』という言葉があるほど、クラウド型サービスの利用者はIT業界全体で増えつつあります。
合わせて読みたい記事「メールをクラウド化するメリットは？統計やポイントのまとめ」
自社サーバーを構築するオンプレミス型
一方のオンプレミス型は、サーバーやPCにサービスをインストールして利用する方法です。クラウド型とはよく比較する形で名前が挙がります。
サービスに利用するサーバーなどの環境を、自社で用意する必要があり、ある程度の知識と技術が必要です。初心者が導入するには少々難易度が高いと言えます。殆どがプロのSIerに委託することが多いでしょう。その場合、依頼し仕様設計から構築まで設計について委託もできますが、サーバー環境の設置以外の構築費用がさらに膨らむ場合もあります。
しかし、クラウド型とは異なる特徴やメリットもありますので、どういったものがあるのかを次で見ていきましょう。
クラウド型とオンプレミス型の違いについては、「メール配信のサーバーはASP型？導入型？ 特徴や違いを解説」をご覧ください。
メール配信システムを自社構築するメリット・デメリット
メール配信システムを自社で構築するオンプレミス型の特徴を、メリットとデメリット、それぞれに分けて見ていきましょう。
メリット
クラウド型は、元からあるサービスを利用するしかありませんが、オンプレミス型は知識があれば機能をカスタマイズすることができます。
そのため、社内の状況やメール配信サービスの利用方法によって、柔軟に対応することが可能です。
また、外部にデータ管理をさせないため、セキュリティ面は社内で要求されるレベルに合わせて、クラウド型よりも高く設定できるでしょう。
デメリット
一方のデメリットは、サーバー環境の用意やライセンス料も含め、初期費用にはある程度の準備期間と費用がかかるという点です。場合によっては、ライセンス料だけで数百万円に及ぶこともある点は覚えておきましょう。
また、サーバーの運用やメンテナンスについても、利用者側が行わなければなりません。このようにコストと手間がかかるため、導入は慎重に考えた方が良いと言えます。
クラウド型とオンプレミス型の違いについては、「メールマガジン配信はASP型が良い？オンプレミスとの比較について」をご覧ください。
まとめ
メール配信を行う際には、業者の提供する配信システムを利用することで、人的コストの削減や、情報漏洩のリスクを軽減できます。
配信形態にはクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれに特徴があるので、自社に合っているのはどちらなのか、特徴を比較した上で導入を検討するのが良いでしょう。
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