電子申請とは？メリット・デメリット、活用のコツや注意点を解説

政府も進めている電子申請ですが、実際に活用したことはありますか。上手に利用すれば大変便利なものですが、活用するにはコツと注意点があります。電子申請導入のメリット、デメリット、活用のコツや注意点について説明します。

電子申請とは？

電子申請とは何か、電子申請でできること、電子申請を導入する必要性について説明します。

電子申請とは何か

電子申請とは、行政機関などの窓口に出向いて申請用紙に記入して、書面によって行っていた申請手続きを、インターネットを通じて自宅や会社のPCなどから行うことです。

電子申請の実施方法には、政府が運営する行政情報ポータルサイトであるe-Govによる申請と、外部連携API対応ソフトによる申請の二種類があります。e-GovのWebサイトから直接入力することで申請が可能ですが、サイト上で1件ずつデータを入力しなければならない手間が発生してしまいます。

一方、外部連携API対応ソフトを利用する場合は、申請データ作成と申請業務をすべてソフトウェア上で行えるため、すでにデータ化されている情報を利用して申請業務を行える利点がありますので、業務効率化に繋がります。

電子申請でできること

電子申請でできることは、厚生労働省、国土交通省、金融庁、経済産業省などが所管するさまざまな行政手続きです。たとえば、登記、国税、労働保険、社会保険などの手続きがインターネット上で行えます。また、地方公共団体へのさまざまな申請・届け出・申込み手続きが行えるところもあります。

電子申請を導入する必要性

電子申請を導入する必要性は2点あります。

第一に、電子申請の義務化です。2020年4月から、投資法人、相互会社、特定目的会社、資本金1億円以上の大規模法人の社会保険電子申請が義務化されました。厚生年金保険の被保険者報酬月額算定基礎届など、雇用保険の被保険者資格取得届や被保険者資格喪失届など、健康保険の被保険者報酬月額算定基礎届など、労働保険の年度更新に関する申告書などの手続きは電子申請をしなければなりません。また、行政が作業の効率化を目指しているため、今後、中小企業にも適用されていく可能性があります。

第二に、業務効率化です。行政の窓口に出向く必要がなくなり、書類作成の手間も少なくなり、作業時間が短縮できます。それに伴い、人件費や交通費も削減できます。また、管理情報を社内で共有したり、業務の引き継ぎがしやすくなったりもするので、さまざまな面から業務が効率化します。

業務効率化が進められる点を考慮すると、中小企業においても、いずれ到来する義務化の波を待たずに電子申請を導入することは意義があります。

電子申請とは？システムでできること・導入手順や事例を紹介

電子申請導入のメリット

電子申請導入のメリットについて説明します。

時間短縮・コスト削減

第一に、会社や自宅から申請ができるので、手続きに関する時間が短縮できます。窓口まで行かなくて済みますし、当然、待たされることもありません。また、24時間いつでも申請できます。会社からでも、あるいは遠方の支社からでも、在宅勤務中の自宅からでも申請が可能です。

さらに、手続きによっては、複数の申請をまとめて行える場合もあります。即時申請となるので、郵送のようなタイムラグも発生しません。提出期限から、郵送にかかる時間を逆算して投函するような必要はなくなります。これまで窓口で現金で支払わなければならなかった申請手数料なども、電子納付できます。

第二に、時間だけではなくさまざまな業務効率化によりコストが削減できます。書類が手書きからPCによる入力に変わるので、記入ミスが防止でき、訂正も容易になります。記入ミスを減らすための入力チェック機能やオンラインヘルプ機能などのサポートも受けられます。また、紙の書類を保管する必要がなくなるので、書類管理にかかる業務負担も減ります。

セキュリティの向上

電子申請によって、セキュリティの向上も図れます。

書類の持参や郵送がなくなるので、盗難や紛失の心配がありません。これまでは、役所の窓口に持っていくまでの間に落としたり、ポストに投函する際に手違いがあったり、あるいは盗難に遭ったりする可能性がありました。しかし、電子申請は個人情報を社外に持ち出さずに管理できるので、情報漏洩のリスクが軽減できます。

ただし、紙媒体の情報漏洩のリスクは無くなりますが、インターネット上の情報漏洩のリスクが発生してきます。そのため、適切なインターネット環境と、高セキュリティのシステムが必要となります。

管理情報の共有

社内で複数の担当者が申請業務に関わる場合の、管理情報の共有が容易になります。

また、業務の属人化をなくせるようになるため、引き継ぎがかんたんに行えるようになります。これまでは申請業務を担当している人しか業務内容を理解しておらず、その担当者が転勤や退職する場合は、引き継ぎが大変な作業となりました。

また、すべての業務を引き継ぐことはできず、新担当者になってから、イレギュラーな事例が発生した場合など、過去の書類を探し出すことだけでも大変な作業量となってしまいました。

しかし、電子申請では、申請内容を保管し、検索することが容易になります。これまでの申請手続きがどうだったか、どんな添付書類が必要だったかなどの過去の事例にも容易にアクセスできるので、業務を進めやすくなります。

電子申請導入のデメリット

電子申請導入のデメリットについて説明します。

利用環境の整備が必要

利用環境の整備という初期投資が必要になります。電子認証の取得とそれに伴う設定を行わなければなりません。また、同時に、電子申請システムに対応したOS、ブラウザなどの利用環境を備えたPC、ICカードリーダなどのハードウェアが必要です。また、インターネット環境なども整えなければなりません。

記載内容の修正が困難

申請時の入力業務は、手書きの書類に比べて格段に効率化されます。ただし、記載内容の修正が困難という問題点があります。窓口申請の場合は、書類に不備があるかどうかをその場で確認してもらえました。不備があれば、その場で訂正することが可能なケースもありました。

しかし、電子申請の場合は、内容に不備があれば、後日、差し戻されることもあります。修正が困難である電子申請の特質を理解し、記入時によく確認する必要があります。これまでは、申請書を提出する前に、紙媒体の申請書を上司に回覧して決裁印をもらうシステムでしたが、電子申請の場合は、担当者のPCから即申請してしまうことも考えられます。何らかの確認の仕組みを社内で構築することも考えましょう。

時間がかかる

行政側の電子申請特有の処理時間の長さの問題があります。細かいミスが補正されなかったり、手続き完了まで時間がかかったりと、急いで申請を完了させたいときに、かえって時間がかかってしまうこともあります。また、電子申請に対応している手続きと、対応していない手続きの両方を担当しなければならない業務の場合は、紙の書類の手続きと併用しなければならないので、時間と手間を要します。

電子申請を活用するコツ

電子申請を活用するコツについて説明します。

導入の目的を明確にする

電子申請を導入する場合、何を目的として導入するのかを明確にしておかなければなりません。導入した場合のメリットもデメリットもありますから、必ずしも業務が効率化されるとは限りません。業務のどの部門のどんな作業を効率化したいのかを整理し、実際に導入した場合の結果を予測し、全体として業務効率化に繋がり得るのかをよく検討しなければなりません。

入力者と受付者の利便性を整理する

入力者と受付者の利便性を整理することも重要です。申請を入力する人が、入力・申請を行いやすい、わかりやすくで簡便なシステムであることが必要です。また、受付者の立場に立てば、申請された事項を処理しやすいこと、システムが安定していること、申請アクセスが集中してもダウンしない盤石なサーバであることも必要です。さらに、入力者と受付者の双方に関係するのは個人情報を漏洩させないセキュリティの高さです。

電子申請活用時の注意点

電子申請活用時の注意点について説明します。

セキュリティを確認

電子申請では、必然的に個人情報を扱うことになります。そのため、不正アクセス・情報漏洩を防ぐ、万全のセキュリティが求められます。データセンターには、防火対策、防水対策、耐震対策、電源対策、空調対策などに加えて、侵入者を防ぐ物理的な防犯対策、24時間途切れることのないサイバー攻撃対策などの各項目の安全対策が必要です。そのほかにも、バックアップ体制、暗号化などを確認して、セキュリティ対策がしっかりとしたサービスを選びましょう。

システムの安定性が必要

電子申請は、種類によっては短期間に申請が集中してしまう性質のものもあります。必ずしも申請の殺到は予測できないので、システムの安定性が高いことが必要です。また、それでもアクセスの過集中が発生した場合に、案内画面に自動遷移して、アクセスをコントロールしてシステムのダウンを防ぐ対策などがあれば万全です。

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まとめ

電子申請ではさまざまな行政手続きが行えます。大企業は義務化されましたが、中小企業も今後は導入が進められる流れにあります。導入すればさまざまな面から業務が効率化します。電子申請導入のメリットは、時間短縮・コスト削減、セキュリティの向上、管理情報の共有です。デメリットは、利用環境の整備が必要、記載内容の修正が困難、行政側の処理に時間がかかることです。電子申請を活用するコツは、導入の目的を明確にすること、入力者と受付者の利便性を整理することです。電子申請活用時の注意点は、セキュリティの確認、システムの安定性が必要なことです。電子申請導入は業務効率化のチャンスであると捉えて導入を進め、そのメリットを活用しましょう。