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ARTICLE漏洩対策済み！日程調整ツール「オンライン会議マネージャー」で業務効率化!!【やまざき調べvol.23】
こんにちは！！金融カスタマーサクセス部やまざきです。
普段はユーザーズデスクにて金融業界のスパイラルユーザー様からのお問い合わせに対応していますが、オンラインセミナーに関するご相談を日常的にいただくようになりました。
その中でもよくご相談をいただくのが、視聴用URLのご案内フローです。セミナー担当の方だけではなく、ミーティングや商談のためにURLを発行してご案内をしたことのある方は多いのではないでしょうか。
と疑問に思ったので社内で聞いてみたところ、福岡支店で便利そうなアプリをスパイラルで作っていることを発見!!URLの発行や調整業務を自動化できるようです。さっそくご紹介させていただきます!!
目次
WEBセミナーにも会議にも使える！オンライン会議マネージャーとは？
オンライン会議マネージャーは、セミナーや会議などをオンラインで行う際のスケジュール調整やURLの発行と通知、参加者の管理などの業務をまとめて効率化するアプリケーションです。
「調整と連絡が面倒だった」営業担当が自ら開発?!
このアプリを作り始めたのは、今年（2020年）の5月～6月ごろ。緊急事態宣言が全国で解除になったタイミングです。
オンライン会議ツールがセキュリティの指摘を受けていた理由の一つに、会議用URLが漏洩し、第三者から攻撃を受ける企業が世界的に増えていたことがあります。
- 候補日をメールでご連絡し、
- 確定日をメールでご連絡いただき、
- 確定日に会議URLを発行し、
- 確定日が近くなったらお客様にURLをお送りする
という作業を毎回きちんと繰り返していたそうですが…
…と、しびれを切らしました。実はプログラミングができる営業マンなので、本部長のI井さんからの声掛けもあり自分でオンライン会議マネージャーを作ることにしたんだとか。
オンライン会議マネージャーの使い方は？
オンライン会議マネージャーでできること
オンライン会議マネージャーには「個別会議」と「参加型会議」の2種類の機能があります。1つ目の「個別会議」は、商談や面談などスケジュールの調整が発生する業務を効率化できます。2つ目の「参加型会議」は、オンラインセミナーなど、参加募集をかける場合に申し込みの受付からアナウンスまでの業務を効率化できます。
「個別会議」機能は、商談や面接の調整業務を効率化！
商談や採用面接など、スケジュール調整が必要となる業務には「オンライン個別会議」機能を使います。
まず、「オンライン会議仮予約」フォームから候補日を登録します。
すると、「オンライン会議一覧」ページに自動表示されるので、この一覧ページをお客様にご案内します。お客様は、候補日の中から都合の合う日時を選択して申込みを行います。
担当の方が、管理画面から申し込み状況を確認し、一覧のステータスを変更すると、スパイラルから自動でマイページURL付きのメールが申し込んだ方へ配信されます。
メールで受信したURLをクリックすると、会議URLの確認、名刺登録（名刺画像のアップロード）、アンケートの回答ができるマイページが開きます。会議URLのご連絡が不要になり、オンライン商談では交換する機会の少ない名刺を登録いただけます。
「参加型会議」機能は、参加者を募るオンラインイベント業務を効率化！
オンラインセミナーには、録画した動画を再生できるようにしておく方法と、ライブ配信を行う方法があります。ライブ配信するオンラインセミナーの受付管理には、「参加型会議」の機能が便利です。
セミナー担当の方が、オンライン会議マネージャーで参加型会議の新規登録を行うと、即時で会議URLが発行されます。ステータスを「公開」にすると「オンライン会議一覧」に表示されるので、お客様はこの一覧表から申し込みを行います。
申込者情報や残席数はオンライン会議マネージャーの管理画面から確認でき、開催日になると会議URL付きのメールが申込者に自動で配信されます。参加型会議の通知メールからも、名刺登録やアンケートの回答が可能です。
オンライン会議マネージャーの値段は？
※別途、スパイラルのアカウント発行費と月次レコード費用が発生します。また、必要に応じて導入支援サポートに別途1日1．5万円～頂戴いたします。
スパイラルを使って開発しているので、低コストで導入できるうえに、運用に合わせてカスタマイズいただくことも可能です！
オンライン会議マネージャーのデモアプリがあります！
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