ウェビナーとは？基礎から導入メリット・配信方法・事例を解説

テレワークの増加に伴って、『ウェビナー』という言葉を最近耳にする方も多いのではないでしょうか。企業戦略として、ウェビナーの果たす役割は今後ますます重要になります。そのために、ウェビナーの基礎知識と活用方法への理解を深めましょう。

ウェビナー（Webinar）とは

『ウェビナー』とはオンラインで行うセミナーのことで、聞いたことがある人はもとより、実際に自社で開催したことがある人もいるかもしれません。しかし、ウェビナーの定義について具体的に把握しているでしょうか？

ウェビナーについて詳しく知るために、ウェビナーとはどういうものなのか、まずは概要から知っておきましょう。

ウェビナーはウェブとセミナーの組み合わせ

セミナーは元々ドイツ語の「ゼミナール」が語源であり、指導者の下に少人数であるテーマについての研究や討論を行うことです。現在は、企業の説明会や講演会、研修など幅広い意味で使われています。

一方のWebは（ワールド・ワイド・ウェブ）の略で、インターネットを通じて動画やテキストなど、さまざまな情報を結びつけるサービスの総称です。

『ウェビナー』という言葉自体は、「ウェブ」と「セミナー」の組み合わせた言葉で、Webを使ったセミナーという意味になります。

コロナウイルスの拡大で日本でも急速に浸透

ウェビナーは元々は日本にはあまり浸透していませんでした。日本では企業が首都圏に集中していて、営業訪問などで直接会うことができ、わざわざウェビナーをセッティングする必要がなかったためです。

しかし、新型コロナウイルスの影響が強まるにつれて、直接会うことが難しくなってきました。対面でのイベントやセミナーが中止され、企業活動が制限されているのです。

そこで、直接相手と会わずにコミュニケーションを密に取れるウェビナーが急速に日本でも浸透し始めています。

今後、ウェビナーが日本で催される機会はさらに増えるでしょう。

活用シーンは幅広い

ウェビナーの浸透とともに、活用幅も広くなってきています。なぜならウェビナーは人数や場所にかかわらず、さまざまな人を呼べるためです。セミナーだけではなく、採用説明会や社内のスキル研修、社外向けの商品紹介など、さまざまなシーンで活用されています。

ネットショップを開催したい人向けのウェビナーを開いている大手企業もあり、インターネットに関連する市場の需要に合わせて、ウェビナーはさらに多様的な意味を獲得していくでしょう。

ウェビナーとWebミーティングの違い

では、ウェビナーとWebミーテティングの違いとは何なのでしょうか？以下で簡単に説明します。

Webミーティング

Webミーティングとは、その言葉のとおりミーティングであるため双方の画面と音声を共有して行うものです。

具体的な使用例としては、社内会議や、顧客との1対1の面談など、お互いの意見などを参考にしながら行う場合に向いていると言えるでしょう。

ウェビナー

一方、ウェビナーはあくまでセミナーであるため、基本的には主催者が参加者に対して一方的に配信するような形になるものを指します。

ただし、参加者が開催者に対して質疑応答を行いたい場合は、開催者が指定した場合のみ発言することが可能です。

以上がウェビナーとWebミーティングの違いになります。

ウェビナーを導入するメリット

ウェビナーが浸透している理由としては、もちろん新型コロナウイルスによる外出自粛やスマホの普及などの外因もあります。しかし、その他にもいくつものメリットがあるのです。

ウェビナーにどのようなメリットがあるのかを紹介します。

大きな会場や人員を確保しなくとも開催可能

従来のセミナーでは、参加者の数や規模に応じて会場を準備し、設営や進行のためにも多くの人手が必要でした。しかし、ウェビナーであればこれらの調整が不要となります。

ウェビナーの場合、会場を用意する必要はありません。インターネットにつながった機器とカメラがあれば、どこからでも参加できるためです。さらに、会場という大規模な空間が必要ないため、設営・進行のためのスタッフも最低限の人数でよくなります。

資料の共有が簡単　録画して再利用もできる

従来のセミナーでは、参加者一人ひとりに紙媒体の資料を用意する手間かかりましたし、印刷費もかかりました。しかし、ウェビナーであれば、画面を共有するだけで資料共有できるので、これらのコストは不要です。

また、ウェビナーは録音すれば再利用できます。後日社内のサイトで配信したり、別のウェビナーで使い回したりもできるので、ウェビナーのコスト自体を削減できるのです。

ツールによっては参加人数を大幅に増やせる

ウェビナーは会場を必要としません。それは、会場に収まるだけの人数を配慮しなくて良いというメリットにもつながります。数十人、場合によっては数百人規模の参加者を募ることが可能です。

ただし、ウェビナーで使うツールには一度に参加できる人数が決まっているものもあります。ウェビナーの規模に応じたツールを選択しなければならない点には注意しましょう。

ウェビナーのデメリット

ウェビナーのデメリットについて、運営者側のデメリットと参加者側のデメリットに分けて以下にまとめました。

運営者側のデメリット

参加者のリアクションがみえない

参加者と対面するオフラインセミナーでは、参加者が講師や登壇者の話に合わせて頷いたり、相づちを打ったりします。時には感嘆の声があがることもあるでしょう。

しかし、ウェビナーの場合は参加者のリアクションをオフラインセミナーほど細かく観察することはできません。録画中心のセミナーになればなおさらです。

そのため、特に参加者に伝わりにくい部分については、補足資料の準備や質問を促すといった配慮が必要となるでしょう。

品質は双方の機器、通信環境に左右される

ウェビナーで重要なものの一つに、機材があります。主催者側の配信環境については特に配慮が必要です。

なぜなら、品質の悪い機材では、画面がカクカクになる、細部の文字が潰れて見えない、音声が聞き取りにくいといった問題が生じ得るからです。配信側の環境が悪いと、参加者全員にストレスを与える可能性があります。

また参加者側の環境によっても、画面や音声の品質は左右されます。そのため重い動画を再生しない、文字を大きくするといった低品質の機材の参加者に対する配慮も求められるのです。

大規模であるほどケアが難しい

少人数のときにはそれほど問題になりませんが、大人数になるほど、一人ひとりに目を向けたウェビナーにすることが難しくなります。

参加者ごとに機材やネット環境が異なるので、大人数になるほど接続トラブルの可能性も高まります。

大人数の声が入ってしまうと主催者の声が聞こえにくくなってしまうので、ミュート設定をお願いすることもあるでしょう。しかしその場合、参加者のリアクションや質問をキャッチしにくい環境が生まれてしまうのです。

物理的な人数制限がないのがウェビナーのメリットではあるものの、参加者に品質を保証できる頻度の規模や配慮を行うことが、ウェビナーを成功させるポイントです。

参加者側のデメリット

インターネット環境によってはみれない場合もある

自宅にWiFiがある人や、スマホの通信容量が十分ある人は問題ないですが、参加者側のインターネット環境が動画視聴に適していない場合はウェビナー自体に参加できない場合も考えられます。

機械操作が苦手な人は参加しにくい

普段ウェビナーを行うようなツールを使用したことがない人や、機械操作そのものが苦手な人は、ウェビナーに参加することが困難な場合もあるかもしれません。

そのようなユーザーもいることを想定し、ウェビナーへの参加手順などのマニュアルをわかりやすく解説しておくとよいかもしれません。

開催する前に知っておきたいポイント

ウェビナーを開催するにあたって、オフラインセミナーとは異なる点がいくつかあります。ウェビナー成功のために注意すべきポイントを押さえておきましょう。

参加者のリアクションが見えない

参加者と対面するオフラインセミナーでは、参加者が講師や登壇者の話に合わせて頷いたり、相づちを打ったりします。時には感嘆の声があがることもあるでしょう。

しかし、ウェビナーの場合は参加者のリアクションをオフラインセミナーほど細かく観察することはできません。録画中心のセミナーになればなおさらです。

特に参加者に伝わりにくい部分について、補足資料の準備や質問を促すといった配慮が必要です。

品質は双方の機器、通信環境に左右される

ウェビナーで重要なものの一つに、機材があります。主催者側の配信環境については特に配慮が必要です。

なぜなら、品質の悪い機材では、画面がカクカクになる、細部の文字が潰れて見えない、音声が聞き取りにくいといった問題が生じ得るからです。配信側の環境が悪いと、参加者全員にストレスを与える可能性があります。

また参加者側の環境によっても、画面や音声の品質は左右されます。そのため重い動画を再生しない、文字を大きくするといった低品質の機材の参加者に対する配慮も求められるのです。

大規模であるほどケアが難しい

少人数のときにはそれほど問題になりませんが、大人数になるほど、一人ひとりに目を向けたウェビナーにすることが難しくなります。

参加者ごとに機材やネット環境が異なるので、大人数になるほど接続トラブルの可能性も高まります。

大人数の声が入ってしまうと主催者の声が聞こえにくくなってしまうので、ミュート設定をお願いすることもあるでしょう。しかしその場合、参加者のリアクションや質問をキャッチしにくい環境が生まれてしまうのです。

物理的な人数制限がないのがウェビナーのメリットではあるものの、参加者に品質を保証できる頻度の規模や配慮を行うことが、ウェビナーを成功させるポイントです。

実際にウェビナーを導入している事例

どのような企業が、どのような目的でウェビナーを導入しているのか実例を紹介します。ウェビナーに向いている事例を押さえましょう。

商品紹介

商品の紹介・宣伝にウェビナーが用いられることはあります。ただし、本当にただ商品を紹介するだけでは人は集まりにくい面もあります。商品情報が知りたいだけなら、商品サイトを訪問すればある程度、事足りてしまうからです。

そのためウェビナーではテーマと商品を結びつけ、参加者の悩みを解決する方法の一つに自社の商品を宣伝する､という方法がよく採用されます。

この顕著な例として「プロダクトローンチ」という方法があります。商品の販売前から、潜在顧客に対しウェビナーでアプローチを行い、商品や会社にあらかじめ興味を持ってもらうという手法です。

商品が紹介する目的のウェビナーであっても、紹介商品をメインとせずに、参加者を募集しやすいテーマやメリットを用意するのがウェビナーを成功させる秘訣です。

リードナーチャリング（潜在顧客育成）

ネットマーケティング手法の一つです。訪問販売やテレビCMと違い、商品やサービスをダイレクトに紹介するのではなく、潜在顧客を育成してから商品を買ってもらうというのが、主目的になります。

潜在顧客とは、明確な顧客ではないものの、商品を買う可能性がある潜在層のことです。例えば自社でダイエットサプリを扱っている場合、「体型を気にしている」「やせたい」という悩みを持つ人が、潜在顧客になり得ます。

ヨーロッパのソフトウェア会社では、ウェビナーを開催して潜在顧客を育て、1,000億円以上の売上を記録した事例もあります。

定期的にウェビナーを行い、自社のファンを作ることもウェビナーの重要な役割です。

オンライン展示会

自社の商品やサービスをオンラインで展示するためにウェビナーが用いられることもあります。

オンライン展示会のメリットは、「実際に商品やサービスを利用しているところを見せられる」という点です。オフラインの展示会では、よく車などが会場に飾られていることがありますが、オンライン展示会では走行している姿や内部の機構などを、より詳しく見てもらうことができます。

ウェビナー配信方法の主なパターン

ウェビナーを配信する方法にはいくつかのパターンがあります。主流パターンとその特徴を把握し、自社でウェビナーを行う方法を選択しましょう。

双方向のやり取り可能 ライブ配信

ライブ配信は、主催者側リアルタイムで映像・音声を参加者に向けて発信することです。参加者からの質問や意見を聞きながらウェビナーを進めていけるので、参加者とのコミュニケーションを積極的に取りたい場合に向いています。

情報をリアルタイムで発信したい、参加者の様子を見ながら進行をしていきたい場合などにも向いています。コミュニケーションのとりやすい少人数のウェビナーではライブ配信で行われることが多いでしょう。

事前に準備しておける 録画配信

事前に準備した映像を流す録画配信も、ウェビナーの手法としてはオーソドックスと言えるでしょう。当日のその時間に主催者や登壇者のスケジュールを確保する必要がありませんし、流れを見て不要な部分を編集することもできます。録画なので同じ映像で何度もウェビナーを行えるのもメリットです。

ただし、参加者の質問を受け付ける、反応を見ながら進行することはできません。参加者が不満を残したままウェビナーが終わってしまうこともあり、ライブ配信と比較すると満足度が低めになってしまう傾向にあります。

講義形式向きのオンデマンド録画配信

オンデマンド配信とは、ユーザーが見たいタイミングで閲覧できる配信形式のことです。あらかじめ録画しておいた動画を、自社サイトや動画サイトなどにアップロードし、ユーザーの好きなタイミングで見られるようにします。

イベントの日時や参加者は固定ではありません。参加者側からすると、都合の良い時間にウェビナーを受けることができます。何回かに分割してリピーター獲得につなげることも可能です。

こちらも録画配信スタイルと同様に、参加者の反応を確認することはできません。また、時間が経つにつれて情報が古くなってしまうため、公開期間をあらかじめ設定しておくことも必要です。

配信スタイルは大きく2パターン

ウェビナーの撮影スタイルは大きく分けて2パターンありますので、覚えておきましょう。

講師がメインの映像

講師の姿を映す撮影スタイルは、ウェビナーではよく使われます。登壇者と、登壇者が説明の補足をしやすいようにホワイトボードやモニターと共に映るよう配置した構図がよく用いられます。

研修などで講義を行う場合などによく使われるパターンです。話者と話の内容をより強く印象に残したい場合に採用すると良いでしょう。

スライドを使用した映像

資料をメインに撮影するパターンもよく使われます。資料を中心に解説・進行するウェビナーでよく用いられるスタイルで、難しいテーマを扱う場合や、画像に注目して欲しい商品紹介などでよくこの方式は採用されます。

話者よりも話の内容や、資料で紹介している商品やテーマに注目してもらいたい場合や、資料の細かい部分にまで注目して欲しい場合には、この方式を採ると良いでしょう。

ウェビナーの作り方

ウェビナーを制作・開催するにあたってどのように企画や進行を考えれば良いのか、ポイントを解説します。

オフラインセミナーの代替策とは考えない

新型コロナウイルス等の影響により、オフラインでのセミナーが難しくなったために、ウェビナーに切り替えようとしている企業もあるのではないでしょうか。あるいは、セミナーの経験を元にして、ウェビナーを作ろうとしてはいないでしょうか。

ウェビナーを作る上で気をつけたいのが「オフラインセミナーの代替と考えてはいけない」ということです。オフラインセミナーとウェビナーでは、性質に大きな違いがあります。

同じような企画・進行をとっても効果は薄いでしょう。ウェビナーならではの特性から企画を立てなければなりません。

オンラインの強みを活かした企画にする

ウェビナーの特性はオンラインで開催するという点です。オンラインで行う企画の強みとしては、

• 画像や動画に参加者を注目させやすい
• さまざまな地域から参加者を募れる

という点が挙げられるでしょう。ウェビナーでは主催者側の画面を動画や画像のみにすることができるので、注目すべきポイントが分かりやすいのです。オフラインのセミナーの場合、席の場所などによってはモニターが見えにくくなってしまうこともありますが、ウェビナーではその心配はありません。

また、一つの場所を訪れるわけではないので全国、あるいは海外からも参加者を募れるのがウェビナーのメリットです。そのため、企画・制作を立てる際には色々な地域から参加者が訪れることに配慮しましょう。

ツールを利用して配信する

ウェビナー成功には、ウェビナー向けのツールを使うことが重要です。一般的なビデオチャットよりも、ウェビナーに配慮した機能が付属されています。

画面の共有機能や一定以上の画質・音質の確保、高機能なものになると参加者の出欠確認やアンケートの集計機能があるツールもあります。参加者がアカウントを作る必要がないのも、ウェビナーへの参加の敷居を低くする上では重要です。

ウェビナー向けのツールを利用することで、ウェビナー開催のコストを下げるだけでなく、参加者の満足度を高める結果につながります。

参加者を惹き付けるコツ

ウェビナーのリピーター、企業のファンになってもらうには、参加者の満足度を高めることが求められます。参加者を惹き付ける魅力的なウェビナーにするには、どのようなポイントを押さえるべきでしょうか。

配信方式を上手く使い分ける

配信方式の特徴を踏まえた上で、使い分けましょう。ウェビナーの場合、オフラインのセミナーとは異なって必ずしもリアルタイムで行う必要はありません。

参加の時間帯を問わない、何度も見返せるという点では録画方式の方が優れています。講義や研修であれば、録画の方が向いているでしょう。

一方、新商品の発表や企画の紹介など、プレゼンテーションに近い目的で行う場合、参加者の反応を確認できた方が良いので、リアルタイム配信の方が向いていると言えます。

話し手は参加者を意識する

実際に人と対面するわけではないので、つい忘れてしまうこともありますが、話者には参加者が対面にいるつもりでスピーチや講義を行ってもらいましょう。これは、録画配信であっても同様です。

話の中でも難しい場所については丁寧に説明したり、参加者がメモを取ることを意識して、要所要所で少し間を空けたりするだけで、話への没入感が変わってきます。

リアルタイム方式であれば、質問時間や参加者が意見を言う機会などを設けることで参加意識を高め、よりウェビナーの内容に集中してくれるはずです。

ウェビナー配信に必要な準備

ウェビナーの配信を行うにあたっては、配信当日までに色々とやっておかなければならないことがあります。どのような準備が必要かを解説します。

必要機材を手配する

配信用のPCや撮影カメラ、マイクは、不可欠な機材です。当日までに準備しておくだけでなく、事前に画質や音質についてもチェックしておきましょう。

ウェビナーで利用するツールについても、あらかじめ使い方を把握して、当日にもたつくことがないようにしておきます。参加者の誘導やアンケートフォームの設置、当日に使う資料についても揃えましょう。

イベントページやメールなどでの集客

開催までに、参加者を募ることも忘れてはいけません。オフラインのセミナーと同様に、ウェビナーもイベントページの作成やメールによる宣伝、イベントサイトへの登録などを行いましょう。

ウェビナーを開催するURLへの案内やウェビナーの参加にあたってのガイドライン（必要な機材の準備や資料のダウンロードなど）も記載しておくと、当日の進行をスムーズにできます。

ウェビナー参加者を適切に管理する方法

ウェビナーを催す上で課題となるのが、参加者を管理することです。有料ウェビナーの場合は集金方法をきちんとガイドしなければトラブルに発展することもありますし、参加者はその後、見込み顧客として育成していく必要もあります。

そのような参加者を適切に管理するための方法について解説していきましょう。

ウェビナーツール、CRMツールを併用

ウェビナーツールは先に説明した通り、ウェビナー向けの機能が付属されているため管理コストを下げられます。アンケートを集計し、自動的にデータベースへ送ってくれるような機能があるものもあります。

もっとも、そのような高機能ツールはツールの利用料金自体に他のツールと比較して高額な費用が発生するケースもあるでしょう。その場合、CRM（Customer Relationship Management）ツールとの併用を検討してみてはいかがでしょうか。

CRMツールとは、顧客関係の管理を行うためのマーケティングツールで、顧客の情報管理や分析、メールの配信機能がデフォルトとして付属しているので、顧客育成を行いたい企業の思惑と合致します。

ウェビナーツールとCRMツールを併用することで、顧客をより育成しやすい環境を整えることが可能です。

有料ウェビナーの集金方法は？

ウェビナーの集金方法としてオススメなのは、オンライン決済サービスです。クレジットカードの決済、事前決済などがボタン一つで行えるサービスを利用しましょう。

大手の決済サービスはすでに登録しているユーザーもいるので、簡単に決済が行えます。決済に関する質問は決済サービス側で受け付けるため、自社に支払いに関する質問が届くのを抑制する効果にも期待できるでしょう。

また、ウェビナーでは特にオンデマンド配信において、ある動画は無料である動画は有料、という風に動画によって価格を設定することもあるでしょう。そうした場合にも決済サービスの利用は便利です。

ウェビナーを終えてからの参加者ケア

自社のブランディングや見込み顧客の獲得のためには、ウェビナーが終わった後に参加者に対してどのようなアクションを取るのかも重要になってきます。

ウェビナーが終わった後、参加者に対してどのようなケアをすれば良いのかを具体的に解説します。

フォロー、アンケート集計

ウェビナー参加者に対してフォローを行いましょう。参加のお礼や次のイベントへの案内、アンケートの回答を元に、参加者が興味を抱く可能性が高い商品やサービスの紹介などのフォローを行うことは大切です。

加えて、参加した感想や改善点についてのアンケートを行い、ウェビナーをアップデートしていくと同時に、参加者を見込み顧客としてデータベースで管理していきましょう。オンラインアンケートは集計も楽ですし、そのままデータベースと連動できるのでマーケティングを行いやすいメリットがあります。

効果測定を行う

ウェビナーが実際に企業にどのような利益につながっているのか効果測定も行いましょう。商品やサービスの購入率、企業サイトへの訪問者数など、ウェビナーによる影響を明確化し、ウェビナーの今後の方向性を決めていきます。

ウェビナーを開催するにあたって、あらかじめ具体的な目標を立てておくとより効果的です。また、効果測定で得られたデータを元に市場ニーズを把握し、今後の経営戦略や商品開発に役立てることもできます。

まとめ

ウェビナーは参加者が全国どこにいても参加できることや会場が不要などさまざまなメリットがあり、開催する企業は増えています。低コストで開催でき、幅広いユーザーを取り込めるウェビナーは、見込み顧客の獲得・育成に最適です。

新型コロナウイルスなどの影響によって、オフラインセミナーからウェビナーに切り替える企業もあるでしょう。しかし、ウェビナーはオンラインという環境によって、オフラインのセミナーとは違う強み、注意点があります。それらをしっかりと把握した上で開催することが、効果を高めることにつながるのです。

ウェビナーを行う上では主旨・目的を明らかにし、CRMツールなどと組み合わせて適切に参加者を管理していきましょう。

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