Web申込システムとは｜仕組みやメリット・セキュリティ面について

Web申込システムは、セミナーや講習会、イベントなどを開催する主催者側にとってなくてはならないものです。Web申込システムを導入すれば申込者の管理や売り上げ、参加者へのフォローなどが比較的容易に行えます。この記事ではメリットや必要な機能を詳しく解説します。

Web申込システムとは？どのようなときに便利か

Web申込システムはユーザーとコミュニケーションを取るツールとしてとても便利です。イベントや講演会などに多数の人からの申し込みをシステムで管理できるので、運営側の工数を減らし業務の効率化を測れます。

Web申込システムを導入している企業も多く、具体的にWeb申し込みシステムがわからなくても利用したことがある人も少なくないでしょう。

セミナーや講習会の予約

Web申込システムは、セミナーや講習会を開くときに、参加希望者からの予約を受け付けます。企業のホームページでセミナーや講習会の宣伝をして、参加希望者は、ホームページからWeb申込システムに入り予約ができます。

パソコンやスマートフォンからでも申込ができて、日中、夜間など時間に関係なく都合のいいときに予約できるので便利です。またお店への来店予約などを受け付けることもできます。

Web申込受付

Web申込受付ができると、365日24時間いつでも申込に対応できるので、電話での受付のような営業時間を設ける必要がなく、人的費用も減らせます。またWeb申込に定員を設定しておけば、参加希望者の数が定員に達した時点で申込を締め切って予約ができないようになるので、オーバーブッキングを防いで定員までの申込を自動で受け付けられます。

集計

Web申込システムでは申込の受付だけでなく、参加者の管理も行えます。現時点の申込状況の把握、セミナーやイベントごとの予約状況、また申込者の一覧の表示もできます。これらの情報は、データ上の管理だけでなく必要なときはCSVで一括ダウンロードできるので、イベントごとの管理も比較的簡単です。

Web申込システムを導入する必要性・メリット

Web申込システムはどんな企業や部署で必要か、またWeb申込システムを導入した場合のメリットについて紹介します。セミナーやイベント主催者側だけのメリットではなく申込する参加者にとってもメリットがあるので、ぜひWeb申込システムの導入を検討してみてください。

申し込む側の利便性

参加を申し込むユーザーは、いつでも申込が可能です。申込受付時間を気にする必要がないので、自分の都合に合わせてパソコンやスマートフォンから予約ができます。

またクレジットカード決済までできるWeb申込システムなら、申込と当時に支払いができるので、支払い漏れの心配がなく申し込みがキャンセルされるリスクもなくせます。申込までの手間が大幅に省けます。

管理を効率化

イベントやセミナー主催者の業務を効率化できます。参加者の数や空き状況を常に把握できます。メールや電話での申込のようなアナログな対応と台帳への入力、集計、管理などの必要がありません。

またダブルブッキングを回避でき、予約が完了した人へ予約完了メールを送る自動配信のメール機能を搭載すれば、参加者へのフォローまで一括でできます。ヒューマンエラーを極力減らせる点もメリットです。

Web申込システムで導入するべき機能

Web申込システムにはさまざまな機能がつけられます。システムを導入するときは、自社に必要なサービスだけを選ぶようにしましょう。機能を追加するごとにコストがかかるものもあるので慎重に選ぶ必要があります。

Web申込システムを使用したいセミナーや講演会、イベントの特性を考えて必要な機能、あると便利な機能をピックアップしてカスタマイズしてください。

売り上げ管理

売り上げ管理では、イベントやセミナー全体の収益を管理するだけではなく正規の価格を支払って参加した人は何人いるか、会員価格で申し込んだ人数、キャンペーンや先行予約に申し込んだ人など利益の細かい内訳や分類ができると便利です。

自動返信機能

Web申込システムで予約申込が完了したら、登録したアドレスに予約完了のメールを自動で配信する機能があると便利でしょう。参加者へのリマインドになり、管理者が手動でメールを送ったり電話連絡したりする手間が省けます。さらにイベント開催前日にもう一度リマインドメールを送れる機能があれば当日のキャンセルが減るでしょう。

CSV出力機能

予約管理や顧客名簿、売り上げの内訳などさまざまな情報をCSVを使いアップロードしたりダウンロードしたりできるといいでしょう。エクセルなどを使って情報の編集ができ、グラフを作成することも可能です。

クレジットカード決済機能

Web申込システムにクレジットカード決済機能があると、主催者側にとってもユーザーにとっても便利です。申込後支払い忘れを防げます。またクレジットカードでの支払いは前払いと後払いが選べるとユーザーの幅広いニーズに答えられます。当日現金払いを選べるようにしてもいいでしょう。

キャンセル待ち機能

キャンセル待ち機能があれば、キャンセルが出たときに次の人の申込を受け付けられます。自動的に繰り上げて申込受付済みにする、または繰り上げの連絡をメールで参加希望者に連絡するなどの方法があります。また予約受付の画面も、キャンセルが出た時点で予約可能な画面に切り替わるような機能も便利です。

メルマガ配信機能

会員登録をした人やイベントに参加した人にメルマガを配信できる機能があると、優良顧客とのコミュニケーションが円滑にできます。次回のイベントやセミナーの案内や、自社製品、サービスなどの案内などイベントに参加した人が興味のありそうな情報を定期的に届けるようにしましょう。

申込者の情報管理

申込した人の情報を管理できる機能は必須です。名前、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報はもちろん、年齢や性別、イベントやセミナーへの参加回数などもわかるといいでしょう。参加者の詳しい情報がわかれば今後のイベント、講演会などの開催の参考になります。さらに次のイベントやセミナーへの優先的な案内を発信したり、先行予約受付を行ったりすればリピーターの獲得にも役立ちます。

人数の管理

Web申込システムに人数を管理する機能は必須です。現時点で予約している人が何人いるか、イベントや講演会の定員の設定、申込重複者がいた場合の選定機能などがあると便利でしょう。また、複数のイベントやセミナーの申込を同時進行で行う場合は、イベントごとの人数の管理ができる機能も必要です。

キャンセルの受付

一度Web申込システムを使って予約した人がシステム上でキャンセルできる機能もあるといいでしょう。キャンセルを受け付けたあとは自動配信メールを送ります。

キャンセル待ちになっているイベントやセミナーの場合は、キャンセルが出た時点で次の申込希望者を繰り上げて予約できるキャンセル待ち機能があると便利です。残席やキャンセル待ちの数を表示できる機能も役立ちます。

参加後の申込者へのフォロー

イベント終了後の参加者へのフォローがあると優良顧客獲得に役立ちます。参加者への御礼メール送信、イベントやセミナーの様子の写真を閲覧したりダウンロードしたりできるサービスの提供、アンケートなどを行えると、参加者をリピーターにできる見込みが高くなります。

また、Web申込のときに会員登録をしたユーザーには、会員ページからお得な情報やサービスなどを提供できるといいでしょう。

Web申込システムはセキュリティ面で安全なのか

Web申込システムを導入するときに気になるのがセキュリティ面です。ユーザーの個人情報を預かるので、しっかりした対策が必要です。またユーザーの個人情報をもとにマーケティングや新商品、新サービスの開発などを行うときの情報なども外部に漏れないよう万全なセキュリティシステムを搭載しましょう。

SSL

基本的な対策はSSLです。SSLとはSecure Sockets Layerのことをいい、インターネット上のWebブラウザとWebサーバーでデータを送受信するときに暗号化するシステムのことです。名前や住所、メールアドレスなどの個人情報のほかにクレジットカードの情報、会員ページがある場合は、ログインIDやパスワードなど重要な情報を守ります。

クラッキング対策

コンピューターへ不正アクセスしたりデータを改ざんされたりするクラッキングへの対策も必要です。パスワードが悪意ある第三者に窃取されないように長いパスワード設定にする、ログインの試行回数を設定する、複数の段階が必要な認証システムにする、またログイン試行の状態を常に監視して怪しい動きに対処するなどの対策を取りましょう。

サーバー

サーバーの管理も重要です。顧客情報があるデータベースや管理画面は、部外者がアクセスできないよう、適切なアクセス制御やセキュリティ対策が取られているか確認するようにしましょう。

Web申込システムは無料でできる？

Web申込システムを無料で作ることもできます。クラウド型のツールなので、自社でカスタマイズしてWeb申込システムとして活用できます。無料のWeb申込システムにもそれぞれ特徴があります。

無料ツールを使う前に自社のセミナーやイベントの申込に使える機能が揃っているか、また構築後も管理しやすいかなどをチェックしてみましょう。有料のWeb申込システムを導入しようか検討している企業は、最初に無料のシステムを使ってみてもいいですね。

無料でできるツール

無料で使えるWeb申込ツールはいくつかあります。それぞれシステムにあまり詳しくない人でも使える便利なものが多く、ガイド付きのものなどもあります。メールフォーム作成ツールをベースに顧客管理をしたり、FAQを連動させたりもできます。

また、リアルタイムバリデーション機能、イベント申込フォームや採用フォームの作成機能などもあるので、申込以外にもいろいろカスタマイズできるでしょう。

無料でも住所補完機能や問い合わせ機能、SlackやChatworkと連携できるシステムのものなどもあります。またアクセス解析や公開期間の設定、SSL通信を使ったフォームなどがあれば、無料の申込フォームでも細かく情報を管理でき、幅広い業種に対応させられます。

初心者でもすぐに使える申込フォームを1つ紹介します。

Google

Googleが提供している応募や申込フォームです。テンプレートを使えば簡単に申込フォームが作れます。申込の自動集計機能やグラフでの可視化などもでき、マーケティングや分析にも便利です。しかし、Googleの無料フォームはシンプルなデザインで、住所補完機能がないので、申込者がすべて入力しなければいけないなど、若干使いづらい点があります。大人数が参加するイベントや講演会の場合は、入力ミスが増える可能性もあります。

Web申込フォームを作成する際のポイント

Web申込システムを作成するときのポイントをお伝えします。便利な機能がいろいろあるので、自社の商品やサービスに合わせて自由にカスタマイズできますが、Web申込フォームを使う顧客にとって使いやすいものを構築する必要があります。

項目は最小限に

申込フォームを通して、顧客の情報を収集できるのがWeb申込システムのメリットの1つです。しかし、多くの情報を得ようと、いろいろな項目を増やしてしまうと、顧客が申込や入力を手間だと感じて途中で離脱してしまうリスクが高くなります。

申込内容に合わせて、必要最小限の項目だけを設定するようにしましょう。

必須の項目はわかりやすく

名前やメールアドレスなど必ず入力して欲しい部分は、ひと目でわかるように表示しましょう。アスタリスクなどで表示すると見落としてしまう顧客もいて、何度も入力したのに申込が完了できず、離脱する可能性もあります。目立つ太字や赤字などで「必須」と書いてあると、エラーになる回数が減ります。

見やすいエラー表示にする

申込がエラーになってしまった場合、どこに不備があるのかわかりやすい表示に設定しましょう。エラーの項目部分を赤く表示したり、不備の内容をコメントしたりするとひと目でわかります。また、エラー表示はすべての項目を入力した確認画面で表示するのではなく、入力した時点で不備があった場合にすぐ表示できるようにしておくと、確認画面から申込完了までスムーズに進められます。

スマートフォンからの入力も想定する

現在では、スマートフォンを使って商品購入や申込などをする人も増えています。スマートフォンからWeb申込フォームに入力する人を想定して、余白を多めに作る、自動でアルファベット入力に変換する、などの工夫をするといいでしょう。

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受付フォームは画像やPDFなどのアップロードにも対応。拡張子指定や容量制限、入力制限もできるので、自社の要件にあったフォームを構築することができます。また、デザインはテンプレートからの選択の他、HTML、CSS、JavaScriptを利用してカスタマイズも可能です。

申請者用・管理者様にそれぞれマイページを作成し、ステータス管理や申請内容の情報変更をWeb上で行うこともできます。

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まとめ

Web申込システムはイベントやセミナー、講演会などの申込、顧客の管理やフォロー、分析などに役立つシステムです。アナログな作業を大幅に減らせるので、人件費削減や作業効率アップに繋がります。

Web申込システムを選ぶときには、自社のイベント開催に必要な機能が備わっているか、操作がしやすいか、利用料金は手頃かなど総合的に比較して選びましょう。SPIRAL®はセキュリティも万全で、イベント申し込みから開催後のフォローまで一括で管理できる便利なシステムでおすすめです。