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ARTICLE稟議の意味とは?稟議書の書き方やスムーズに通すコツに解説
稟議書はポイントを押さえて作成すると通りやすくなります。稟議が通らなかったときには、まず書き方を見直してみましょう。押さえておくべきポイントはもちろん、そもそも稟議とはどのような制度なのか、という点についても解説します。
稟議制度とは？
日本独特の制度である稟議（りんぎ）は、どのような仕組みで行われているのでしょうか？稟議を通すために、まずは稟議の制度そのものを理解することが大切です。
稟議書によって承認を仰ぐ
稟議制度とは、稟議書のみで決裁を仰ぐ方法です。自分に決定する権限がない事項について、稟議書を作成し、上層の関係者に回覧して承認をもらいます。
元々、稟議の「稟」は「ひん」と読み、「米蔵」「給料として与える米（扶持）「（命令を）受ける、授かる」「申し上げる」といった意味があります。稟議もこの意味の通り、ボトムアップ方式で意思決定する方法のため、現場の声をくみ取りやすい点が特徴です。
会議を開催する手間がかからず、効率アップも期待できます。また、概要を記載した稟議書を各部署へ回すことで、関係する部署へ内容を周知できるという点がメリットです。
決裁完了後は実施、記録
上司や関係者による決裁が完了したら、実施する段階です。書類に『決裁』や『承認』とあることを確認の上、実行しましょう。
稟議書や関係者の決裁と合わせ、実施した結果も分かりやすくまとめて記録しましょう。後からさかのぼって確認できるように保管します。
稟議と決裁の違い
自分に権限がない事項は、権限を持っている役職者に承認してもらわなければいけません。決裁と稟議の最も大きな違いは『承認を得るためのプロセス』です。
決裁では、権限のある人に会議やプレゼンで直接承認してもらいます。そのため、関係する他の役職者や部署を通さず、上司や代表者のうち権限を持つ1名が決定することもあるのです。
一方、稟議では、書類を回すことで、それぞれの責任部署で関係する全ての人に承認をもらうのが原則です。関係者に漏れなく内容を周知できる点が特徴です。
稟議が必要なシーンとは？
自分は決定権を持っていないけれど、会議をする程ではない内容ということがあります。そのようなときに、決裁をもらうために稟議にかけるのです。
具体的には、備品の購入やイベント費用の申請など費用が発生するケースや、新入社員の採用といった人事に関わるケース、他社との契約締結などで稟議にかけます。
会社によっては、稟議にかける基準を明確に定めていることもあります。例えば、100万円以上の費用が必要な場合には稟議にかける、というように数字で決められているのです。
社内ルールがある場合には、それにのっとって稟議を上げましょう。
稟議のメリット
決裁を得るために稟議を利用すると、どのような良いことがあるのでしょうか？稟議のメリットを紹介します。
会議なしで上長の承認を求めることが可能
会社では日々さまざまな事項について多くの決定をしています。この決定を、全て会議を開いて行うのは、会議の数が多くなりすぎ、現実的ではありません。
稟議を活用すると、『会議なし』で承認を求められます。上司や関係者など承認者を全員集めなくても、稟議書をそれぞれ確認してもらうことで、決裁を得られるのです。
適切なケースで稟議を利用すると、全体の効率アップに役立ちます。
計画に問題がないかダブルチェックできる
関係者全員が計画を確認することで、計画そのものの誤りや、社内での認識のズレなどがないか、『ダブルチェック』できるという点も、稟議の良いところです。
稟議書を提出するときには、提案書で内容を共有できている場合や、計画が既に決定していることがあります。書類作成の手間や、稟議書が回る時間を考えると、稟議が無駄に感じることもあるでしょう。
しかし、何事もミスを100％防ぐことはできません。他の関係者や他部署の目を通すことで、これまで気付かなかった点が出てくることもあります。
また、ミスがない場合でも、計画が順調に進んでいることを共有する機会になるのです。
稟議書の書き方
さまざまなフォーマットがある稟議書ですが、必要な項目は決まっています。必須項目をチェックして、抜けや漏れのない稟議書を作成しましょう。
稟議書の構成
どのような稟議書でも必ず記載すべき項目は、下記の通りです。
- 件名
- 概要
- 内容
- 目的
- 申請理由
- メリット・デメリット
それぞれ項目を作成し、要点を押さえて簡潔に記載します。後から見返したときに、何が承認されたのか一目で分かる記載になっているとベストです。
上司から承認してもらうための資料のため、費用対効果についても分かりやすく記載してあるとアピールポイントになります。
稟議書を書くときの注意点
実行に費用が発生する稟議書の場合には、予算も記載しましょう。できる限り正確な金額を知らせるため、事前に見積書を取っておくとスムーズに作成可能です。
加えて、予算が既に当期の費用として計上されているかどうかも記載します。計上されていない費用であれば、予算残高はいくらあるのかも必要な情報です。また、支払い条件についても予算の項目に含めます。
承認される稟議書の作成ポイント
稟議をスムーズに通すためには、稟議書の書き方にポイントがあります。ポイントを押さえて稟議書を作成することで、承認されやすくなるでしょう。
項目は全て埋める
記載する項目は、決裁を承認するか否か決める場合に欠かせないものばかりです。そのため、基本的に全て記載します。
項目が埋まっていないと、判断材料がそろっていないと見なされ、承認されない可能性があります。
会社にフォーマットがある場合には、そのフォーマットに沿って作成すると、漏れなく記入しやすいでしょう。
フォーマットがない場合には、過去の稟議書を参考にすると、素早く作成可能です。保管されている稟議書から似たケースを選ぶと、どのように書けばよいかお手本として使えます。
要点が理解しやすいようまとめる
各項目を分かりやすく仕上げることも、通りやすい稟議書作りのポイントです。論点をはっきりさせて、『簡潔』にまとめます。
根拠をプラスするための情報を最小限にすることも大切でしょう。情報が多すぎる稟議書は、論点が分かりにくくなってしまいます。そのため、説得力のある情報に絞って記載することが大切です。
文章で伝わりにくい情報の場合には、箇条書きやグラフなどを活用しましょう。情報が視覚的に伝わりやすく、短時間で読んでもらいやすい稟議書に仕上げられます。
リスクは包み隠さずに
承認してほしいからと、メリットばかり強調しすぎてはいけません。重視すべきなのは、リスクやデメリットをはっきり記述することです。
稟議を承認した場合、承認した上司は計画に責任を負います。そのため、計画に不備がないかどうかを稟議書でチェックするのです。
リスクの記載が不十分だと、そもそもチェックができません。判断ができないため、承認されづらいのです。そこで、どのようなリスクがあり、どのように対処できるのか、という点をはっきり記載します。
リスクへの対処も、『権利関係はクリア済み』というように確認が取れていることが分かると、上司は安心して承認しやすくなるのです。
設備投資に関する稟議書の書き方と例
ここまで、稟議の役割や、通りやすい稟議書の書き方について解説しました。これらの内容を踏まえた上で、具体的なケースごとに稟議書の書き方のポイントを紹介します。
まずあげるのは、設備投資に関する稟議書のポイントです。
現状どんな不利益があるか
新しく設備投資をするのは、現状の設備では何かしらの不利益があるときです。
そこで、業務に著しく支障が出ていることや、設備が古いことで省エネ効率が悪く経費を圧迫していることなどを稟議書に盛り込みます。
その際、どのくらい不利益が出ているのか、『具体的な数字』を出してイメージしやすくするのがポイントです。
例えば、PCのスペックが低く、テレワークで大量のデータをやり取りすると長時間フリーズすることがある、という不利益が出ているとします。
その場合、どのくらいの頻度でフリーズしているのか、何分くらい作業が中断されるのか、従業員全体の損失は何時間に相当するのかなどを記載します。
商品、ツールの選定理由
設備投資のための稟議では、選んだ商品やツールを記載すると同時に、それを『選んだ理由』を説明します。商品選定の情報が不足していると、値ごろ感が伝わりきらず承認されづらくなるかもしれません。
そこで、一目で商品選定の理由が分かるように、費用の比較表を添付すると良いでしょう。
例えば、初期費用・ランニングコスト・料金形態・無料トライアルの有無など、商品の性質に合った項目を選び、選定した商品と類似のタイプを比較できるようにするのです。
投資回収期間を算定
設備投資にかかった費用をどのくらいの期間で回収できるかも、稟議書に盛り込むべき内容です。投資回収期間は、稟議を通すべきかどうかの判断基準の一つといえます。
投資回収期間は、短い程投資効果が高く、長い程投資効果が低いと、一般的に判断されるものです。そのため、稟議に承認を下す上司は、投資回収期間を参考にしています。
効果がないか、著しく低いと判断された場合には、稟議が通らないこともあるのです。
正しく投資回収期間を求めるには、設備投資に必要なコストや、見込める収益増加・コストダウンなどを把握します。月単位・年単位で、どのくらいの金額になるかを、正確に算出することが大切です。
広報に関する稟議書の書き方と例
広報に関する稟議書は、設備投資とは違うポイントがあります。具体的に、どのような点に気を付けて作成すると良いのでしょうか？
会社の意向と合っていることが大切
まず意識すべきポイントは、広報の内容が会社のマーケティング方針と合っているかどうかです。稟議書そのものが論理的にまとまっていたとしても、方針とズレがある内容では承認されません。
会社の意向に沿った戦略であるという前提を踏まえ、どのようなメリットがあるのかを論理的に説明しましょう。
具体的な数字を提示するためには、自社サイトへの流入数や、SNSのシェア、商品名・サービス名などの検索数などが参考になります。
提案する内容に合わせて必要な数値をピックアップすることで、自社の戦略と合致していることをアピールします。
事前に理解を深めておく
予備知識がない状態で稟議書を見るより、事前に内容に関する情報を知っていた方が、理解度が深まり正しく判断しやすくなります。
そのため、稟議を通したい内容について、日頃から発信や相談をし、上司や関係者と情報共有をすることが大切です。
また、詳しい内容を共有していなくても、稟議書を回すということだけでも知らせておくとプラスになります。あらかじめ連絡することで、計画的に進んでいるという印象を与えられるからです。
事前に上司と情報共有することで、スムーズに稟議が承認されやすくなります。
多くの企業が抱える稟議の悩み
会議が必要ない稟議は効率的な決裁方法です。しかし、うまく利用できていないと、時間のロスや作業に無駄が出る可能性があります。
多くの企業が抱えている悩みには、具体的にどのようなものがあるのでしょうか？
承認までに時間を要する
まずあげられる悩みは、承認までに時間がかかる点です。稟議では、複数の承認者に稟議書を回覧します。そのため、稟議にかけてから承認まで間があくのです。
同じ建物内に勤務している場合には、比較的スムーズに回覧できます。しかし、承認者が別の場所に勤務している場合、郵送しなければいけないこともあり、稟議書の移動だけで数日かかることもあるのです。
回覧されている稟議書が、承認者の机の上で放置されることもあります。他の業務で忙しい場合には、数日間忘れられてしまうこともあるでしょう。また、承認者が稟議書を確認し承認を行う時間も必要です。
会議の手間が省ける反面、時間が必要というデメリットがある方法といえます。
書類をさかのぼるのが大変
法律上、稟議書の保存期間は定められていません。しかし、永年保存をしている会社はたくさんあります。
しかも、稟議書は紙ベースでやり取りすることが多いため、会社には大量の稟議書が保存されていることも多いのです。
稟議書の収納状況は会社ごとに違いますが、ダンボールや棚に入れて保存することが多いでしょう。そのため、過去の稟議書を探したくても、見つけにくいという悩みを持っている会社が多いのです。
通しナンバーで整理している場合でも、目当ての稟議書を見つけ出すには時間がかかります。保存方法に関わらず、稟議書をさかのぼるのは一苦労です。
場合によっては、必要な稟議書が見つからないこともあるでしょう。
ワークフローを改善したい
ワークフローを見直して、稟議の効率をさらに高めたいという悩みも、多くの企業が抱えています。稟議では複数の承認者全てに稟議書を回覧するため、時間と承認者の手間がかかるのです。
例えば、稟議のルートを予算で決めると、ワークフローの改善につながる可能性があります。
300万円未満は課長の承認のみで実行可能、300万～500万円は課長と部長の承認で実行可能、というように決めておけば、全ての稟議書を承認者全員に回す手間が省けるのです。
また、誰に稟議書を回せばいいのかが自動的に決まる仕組みになっていれば、申請者も回す相手を悩まずに済みます。基準を決めてルートを特定することで、稟議書の面倒な部分の改善が期待できるのです。
合わせて読みたい記事「ワークフローシステムで電子稟議化！導入メリットを紹介」
電子化でスピードアップしたい
電子化を導入してスピーディーな稟議ができる体制を整えたい、と考えている企業もあります。電子化されれば、システム上で承認でき、紙の稟議書を回す必要がなくなるからです。
特に、承認者の勤務地が遠方で、稟議書のやり取りに時間がかかる場合、大幅に時間を短縮できます。
しかし、単に電子化しただけでは、スピードアップしないこともあります。例えば、承認者が稟議書を確認しなければ、稟議にかかる時間は電子化以前と同じということも起こり得るのです。
そのため、電子化でスピードアップを目指すなら、システムを取り入れるのと同時に、運用する人もスピードアップのための目標を立て、稟議への取り組みを変える必要があります。
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まとめ
稟議とは、稟議書という書類によって決裁を仰ぐ方法です。自分だけで決定はできないけれど、会議を開くほどの重要性はない、という内容では、稟議による決裁が一般的です。
なかなか稟議が承認されないという場合には、稟議書の書き方を見直しましょう。特に、リスクとその対策は、承認を下す際の判断基準になるポイントのため包み隠さず記載します。
内容によっても押さえるべきポイントは異なります。設備投資の稟議であれば商品選定や投資回収期間が重要ですし、広報の稟議であれば会社の方針と合っていることがポイントです。
稟議書の書き方のコツを知ることで、承認されやすくなります。
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