Webフォーム作成の記事
ARTICLEフォーム作成システムとはどんなもの？使い方や選び方のまとめ
Webページにフォームを設置している企業は年々増えています。それに伴い、フォーム作成システムを提供する事業者も増えています。ここでは、フォーム作成システムの使い方や選び方について紹介します。
フォーム作成システムとは
フォーム作成システムは、Webページに設置するフォーム作成が可能なシステムです。
このシステムを利用することで、どんなことができるようになるのか、まずは簡単に見ていきましょう。
多様なフォームが簡単に作れる
フォームには、意見を記述する問い合わせフォームや選択式のアンケートフォームなど、さまざまな種類があります。このようなフォームを簡単に作成できるのが、フォーム作成システムの大きな強みです。
本来、フォームをカスタマイズするには、プログラミングの知識が必要でした。しかし作成システムでは、複数のフォームのパターンがあらかじめ用意されていたり、用途、目的によって簡単にカスタマイズができたりするため、専門的な知識は不要です。
初心者でも簡単にフォームを作ることが可能です。
管理や共有も簡単に
フォームで送られてくる個人情報や、アンケートの回答といったさまざまなデータを管理する機能を持っているシステムもあります。
特にクラウド型のシステムは、すべてのデータをシステムの事業者側のサーバーで管理してくれるため、利用者側のサーバーに負担がかかることはありません。
また、クラウド型のシステムはインターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、情報共有も非常にスムーズです。
フォーム作成の基礎知識まとめ。主なシステムやツールの使い方とは
フォーム作成システムの主な機能と使い方
次に、フォーム機能が使える主なシステムについて紹介していきます。
それぞれフォームそのものの性質が大きく違いますので、基本的な部分から押さえていきましょう。
Googleフォーム
Googleフォームは、多くのWebサイト運営者が利用しています。その理由は、使いやすさと機能の豊富さ、そしてセキュリティです。それぞれについて説明してきましょう。
Googleフォームを利用するにあたって、専門的な知識は不要です。無料で利用できるため、フォームを利用したことのない初心者でも手軽にフォームを作成できるのがメリットといえます。
しかも、機能もとても充実していると評判です。回答形式にはチェックボックス式やプルダウン式などさまざまなものが用意されていますし、スプレッドシートで自動で集計・解析もしてくれます。
高いセキュリティ
クラウドで心配されるのがセキュリティ面ですが、Googleは複数の暗号化や24時間監視、二重認証などセキュリティ対策は万全に施されています。
Webサイトの問い合わせフォームなどを作成する場合、まずはGoogleフォームを利用してみても良いかもしれません。
Excel
Excelの場合は、Googleのフォームとはそもそも用途が違います。こちらは、データを抽出、管理するためのフォームです。
Excelでは、顧客や商品データを管理することになるでしょう。しかし、商品1つとっても、カテゴリや商品名・製造日・期限・数量などさまざまなデータがあります。これを1画面で見るのは困難です。
そういったデータをフォーム内に収め、編集・修正する機能がExcelのフォームの役割です。フォーム機能をうまく使うことでデータ管理が楽になります。
Access
Accessは、Excelよりも大量のデータを管理するソフトです。Accessのフォームの役割はExcelのフォームとほぼ同じですが、抽出や検索機能がより優れています。
その秘密は、フォームの種類です。用途に合わせて空白フォームや分割フォームなどのさまざまなフォームが作成できます。VBAなどのプログラミング機能でカスタマイズも可能です。
膨大なデータの管理に適しているAccessですが、Excelよりも操作が難しいと言われています。使い慣れれば非常に便利とされていますので、長期的な利用がおすすめです。
フォーム作成システムの主な機能
フォーム作成システムによって搭載されている機能はさまざまですが、一般的には以下のような機能が搭載されています。
・バリデーション機能：入力内容が正しいかどうかを判定する
・通知機能：問い合わせがあったときや注文が入ったときにメールで通知してくれる
・外部ツールとの連携機能：SlackやChatworkなどとの連携ができ、通知も受けられる
・顧客・案件管理機能：入力された情報をもとに顧客や案件を管理する
・メール配信機能：フォームの回答者にメール送信ができる
・集計機能：フォームの回答結果を集計して分析する
これらの機能に加えて、フォーム作成システムを選ぶ際は、入力のしやすさや回答データの管理、セキュリティ面も確認しておくことが大切です。ここからは、フォーム作成システムで確認しておきたい機能をさらに紹介します。
複数デバイスで入力しやすいフォームを作成する機能
フォーム作成システムを選ぶ際は、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも入力しやすいフォームを作成できるか確認しましょう。ユーザーはさまざまなデバイスからフォームにアクセスするため、画面サイズに合わない表示や操作しにくい入力欄は、入力時の負担につながります。
たとえば、スマートフォンで表示した際に文字や入力欄が小さすぎないか、選択項目をタップしやすいか、入力完了までの流れが分かりやすいかを確認することが大切です。フォームの作成機能やカスタマイズ性だけでなく、複数デバイスでの入力しやすさも確認しておきましょう。
回答データを出力・管理する機能
フォームに入力された回答データを、CSVやTSV形式でダウンロードできる機能も確認しておきたいポイントです。回答データを出力できれば、問い合わせ内容や申込情報を社内で共有したり、別の管理表に取り込んだりする際に役立ちます。
また、フォームの受付期間や受付人数の上限を設定できる機能があると、セミナー申込やキャンペーン受付など、募集期間や定員が決まっているフォームの運用にも対応しやすくなります。回答データを出力・管理できるかどうかは、フォーム公開後の運用負担にも関わるため、事前に確認しておきましょう。
スパム防止・セキュリティに関する機能
フォームでは、氏名やメールアドレス、電話番号、会社名などの個人情報を入力してもらう場合があります。そのため、フォーム作成時にはスパム防止やセキュリティに関する機能も確認しておくことが重要です。
たとえば、自動入力を防止する認証機能があると、スパム投稿への対策につながります。また、SSL対応やIPアドレス制限など、入力情報を安全に扱うための機能も確認したいポイントです。
問い合わせフォームや申し込みフォームは、顧客情報の入口になることもあります。フォームの作成しやすさだけでなく、不要な投稿を防ぎ、入力された情報を適切に管理できる仕組みがあるかもあわせて確認しましょう。
フォーム作成システム導入時の注意点
フォーム作成システムの導入にあたっては、いくつかの点に注意しなければなりません。
例えば、フォーム作成システムには、無料プランと有料プランがあり、コストが発生する可能性があります。無料プランは利用できる機能に制限があるため、本格的に使用するのであれば有料プランへの移行が不可欠です。
大規模なフォームを作成したい、扱うデータの量が多くなりそうといった場合は、まず無料プランで操作性などを確認したうえで有料プランに移行することをおすすめします。
また、システムトラブルのリスクを伴う点にも注意しなければなりません。例えば、サーバーダウンで使用できなくなる、メンテナンスによりサービスが停止するなどです。業務に影響を与える可能性もあるため、リスク管理をしっかりと行っておく必要があります。
フォーム作成システム選びのポイント
続いて、フォーム作成システムを選ぶポイントについての説明です。
システムはさまざまで、そのシステムの持つ機能によって特性が大きく異なるため、きちんと選ぶ必要があります。
ニーズや目的
もっとも重要なポイントは、フォームを何に利用するかということです。
例えばアンケートフォームであれば、フォームの見やすさ、デザインの豊富さも重要です。集計したデータを自動で管理してくれる機能も必要でしょう。
このように、まずは何にフォームを利用するのか、そのための機能は揃っているのかといった点を考慮します。
費用対効果やサポート
フォーム作成システム選びには、費用対効果も重要です。システムによって利用金額は異なります。不要なオプションがついているものを利用すれば、それだけ費用が無駄にかかってしまいます。
かと言って社内でフォームを作成する場合は、プログラミング習得のための人件費や期間が必要になります。外部のシステムを利用した方が、かえって費用がかからないかもしれません。
また、サポートの充実も大切なポイントです。電話でのサポートを受け付けているかどうかも判断基準の1つになるでしょう。トラブルがあった場合にサポート対応がしっかりしていないと、サービス復旧にも時間がかかってしまいます。
無料プランの有無
フォーム作成システムには無料プランが用意されているケースもあるため、いきなり有料プランを契約するのに抵抗がある人は、無料プランがあるかどうかをチェックしてください。
無料プランでも、フォームの作成やフォームの埋め込みといった基本的な機能は利用できるケースが多いため、操作性やフォームの出来具合、テンプレートの使いやすさなどを確認するという意味では十分です。ただし、テンプレートのバリエーションが少ないほか、デザインの変更ができない、一部機能を利用できないなどの制限があります。そのため、無料プランをお試しとして利用し、本格的に導入するのであれば、有料プランに移行するという使い方がおすすめです。
操作性のしやすさ
操作性の良し悪しもチェックしておくべきポイントです。いくら優れたフォーム作成システムであっても、システムが扱いにくいと業務効率がかえって下がる恐れがあります。そのため、システムを選ぶ際は、入力しやすいインターフェースであるかどうか、実際に触ってみてチェックすることが大切です。初めて触る人でも直感的に操作できれば、導入後の活用を促進しやすいでしょう。
まとめ
フォーム作成システムにはさまざまなものがあります。今後もフォーム作成システムはどんどん増えてくるでしょう。そのとき、まず自社のWebサイトにとって、そして利用者にとって、どんな機能が必要なのかを考えなければなりません。
フォームはユーザーと企業をつなぐ大切な窓口です。有効活用して、企業の発展に役立ててください。
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このコラムの執筆者
