Webフォーム作成の記事
ARTICLEフォーム作成システムとはどんなもの？使い方や選び方のまとめ
Webページにフォームを設置している企業は年々増えています。それに伴い、フォーム作成システムを提供する事業者も増えているようです。ここではフォーム作成システムの使い方や選び方について紹介します。
フォーム作成システムとは
フォーム作成システムは、Webページに設置するフォーム作成が可能なシステムです。
このシステムを利用することで、どんなことができるようになるのか、まずは簡単に見ていきましょう。
多様なフォームが簡単に作れる
フォームには、意見を記述する問い合わせフォームや選択式のアンケートフォームなど、さまざまな種類があります。このようなフォームを簡単に作成できるのが、フォーム作成システムの大きな強みです。
本来、フォームをカスタマイズするには、プログラミングの知識が必要でした。しかし作成システムでは、複数のフォームのパターンがあらかじめ用意されていたり、用途、目的によって簡単にカスタマイズができたりするため、専門的な知識は不要です。
初心者でも簡単にフォームを作ることが可能です。
管理や共有も簡単に
フォームで送られてくる個人情報や、アンケートの回答といったさまざまなデータを管理する機能をもっているシステムもあります。
特にクラウド型のシステムは、すべてのデータをシステムの事業者側のサーバーで管理してくれるため、利用者側のサーバーに負担がかかることはありません。
また、クラウド型のシステムはインターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、情報共有も非常にスムーズです。
フォーム作成の基礎知識まとめ。主なシステムやツールの使い方とは
フォーム作成システムの主な機能と使い方
次に、フォーム機能が使える主なシステムについて紹介していきます。
それぞれフォームそのものの性質が大きく違いますので、基本的な部分から押さえていきましょう。
Googleフォーム
Googleフォームは、多くのWebサイト運営者が利用しています。その理由は、使いやすさと機能の豊富さ、そしてセキュリティです。それぞれについて説明してきましょう。
Googleフォームを利用するにあたって、専門的な知識は不要です。無料で利用できるため、フォームを利用したことのない初心者でも手軽にフォームを作成できるのがメリットと言えます。
しかも、機能もとても充実していると評判です。回答形式にはチェックボックス式やプルダウン式などさまざまなものが用意されていますし、スプレッドシートで自動で集計・解析もしてくれます。
高いセキュリティ
クラウドで心配されるのがセキュリティ面ですが、Googleは複数の暗号化や24時間監視、二重認証などセキュリティ対策は万全に施されています。
Webサイトの問い合わせフォームなどを作成する場合、まずはGoogleフォームを利用してみても良いかもしれません。
エクセル
エクセルの場合は、Googleのフォームとはそもそも用途が違います。こちらは、データを抽出、管理するためのフォームです。
エクセルでは、顧客や商品データを管理することになるでしょう。しかし、商品1つとっても、カテゴリや商品名・製造日・期限・数量などさまざまなデータがあります。これを1画面で見るのは困難です。
そういったデータをフォーム内に収め、編集・修正する機能がエクセルのフォームの役割です。フォーム機能をうまく使うことでデータ管理が楽になります。
アクセス
アクセスは、エクセルよりも大量のデータを管理するソフトです。アクセスのフォームの役割はエクセルのフォームとほぼ同じですが、抽出や検索機能がより優れています。
その秘密は、フォームの種類です。用途に合わせて空白フォームや分割フォームなどのさまざまなフォームが作成できます。VBAなどのプログラミング機能でカスタマイズも可能です。
膨大なデータの管理に適しているアクセスですが、エクセルよりも操作が難しいと言われています。使い慣れれば非常に便利と言われているので、長期的に利用してみましょう。
フォーム作成システム選びのポイント
続いて、フォーム作成システムを選ぶポイントについての説明です。
システムはさまざまで、そのシステムの持つ機能によって特性が大きく異なるため、きちんと選ぶ必要があります。
ニーズや目的
もっとも重要なポイントは、フォームを何に利用するかということです。
例えばアンケートフォームであれば、フォームの見やすさ、デザインの豊富さも重要です。集計したデータを自動で管理してくれる機能も必要でしょう。
このように、まずは何にフォームを利用するのか、そのための機能は揃っているのかといった点を考慮します。
費用対効果やサポート
フォーム作成システム選びには、費用対効果も重要です。システムによって利用金額は異なります。不要なオプションがついているものを利用すれば、それだけ費用が無駄にかかってしまいます。
かといって社内でフォームを作成する場合は、プログラミング習得のための人件費や期間が必要になります。外部のシステムを利用した方が、かえって費用がかからないかもしれません。
また、サポートの充実も大切なポイントです。電話でのサポートを受け付けているかどうかも判断基準の1つになるでしょう。トラブルがあった場合にサポート対応がしっかりしていないと、サービス復旧にも時間がかかってしまします。
まとめ
フォーム作成システムにはさまざまなものがあります。今後もフォーム作成システムはどんどん増えてくるでしょう。そのとき、まず自社のWebサイトにとって、そして利用者にとって、どんな機能が必要なのかを考えなければなりません。
フォームはユーザーと企業ををつなぐ大切な窓口です。有効活用して、企業の発展に役立ててください。
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