申請フォームとは？作成するべき理由から作成のポイントまで解説

申請フォームとは、商品の購入やサービスの申し込み、イベント参加、問い合わせなどさまざまな申請を行う際に使用する機能のことです。この記事では、申請フォームの概要や作成方法、作成する際のポイントなどについて解説しています。また、作成時に使用できるツールや気になるセキュリティ面での対策についても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

申請フォームとは

申請フォームとは、Webサイトで商品やサービスの購入、イベント参加などの申し込みを受け付ける機能のことです。具体的には以下のようなものを申請する際に使用します。

・イベント参加

・来店申し込み

・資料送付

・懸賞や抽選への申し込み

・商品購入の申し込み

など

申請をした場合、基本的には企業側からの折り返し連絡を取ることとなるため、メールアドレスや電話番号、住所などの連絡先の記入を求めるケースが一般的です。個人情報を扱うこともあって、申請フォームにおいてはセキュリティ対策ができているかどうかは非常に重要なポイントだといえるでしょう。

申請フォームを作成するべき理由

ここでは、なぜ申請フォームを作成するべきなのか、その理由を紹介します。これから申請フォームを作ろうとしている方はぜひ参考にしてください。

いつでも申請に対応できる

申請フォームをWebサイトに設置しておけば、サイトを訪問したユーザーはいつでも申請を行うことができます。申請フォームはインターネット環境さえあれば利用できるため、出先などからでも時間や場所を問わず気軽に申請が可能です。これによって機会損失のリスクも低減できるでしょう。また、フォームの利用は書類による申請とは違って、応募にかかるコストもないため、ユーザーの申請に対するハードルも下げられます。

情報管理をしやすくなる

申請フォームを用意することで、情報管理も行いやすくなります。これは、フォーム経由で集められた情報は、応募者別にそれぞれの項目に分けて管理できるためです。例えば、名前で管理する、申請内容で管理するといったことも可能です。これによって手作業で情報を整理する手間が省け、業務効率化にもつながります。

申請フォームの作成方法

ここでは申請フォームの作成方法を解説します。フォームを作りたいもののどうすればいいかわからない、自社でどうやって作ることができるのか知りたいといった方はぜひ参考にしてください。

コードを使用して作成する

申請フォームの作成方法の1つが、コードを使用する方法です。HTMLやCSS、PHPといったコードの知識を持っていれば、自分でプログラムを組んで申請フォームを作成できます。社内にそういった知識・スキルを持った人材がいれば有効な作成方法だといえるでしょう。コードを使用する場合、一からフォームを作成することとなるため、自社のニーズに合った項目やデザインのフォームを作ることができます。

WordPressのプラグインを使用して作成する

WordPressとは、オープンソースのCMSであり、Webサイトの作成やブログサイトの作成などに使用されています。このWordPressの拡張機能であるプラグインを使用してフォームを作成することも可能です。フォーム作成のプラグインにはさまざまなものがあるため、コストや日本語対応の有無、更新状況などを確認したうえで自社にあったものを選んでください。WordPressの利用にあたっては、コードなどの知識が必要となるケースもありますが、専門的な知識がなくても対応できるため、社内に専門人材がいない場合にも適しています。

フォーム作成ツールを使用する

フォーム作成ツールとは、その名の通りフォーム作成に特化したツールのことです。無料のものから有料のものまであり、その機能はさまざまです。例えば顧客情報の管理機能はもちろん、集めた情報の集計機能などがついているものもあるため、データをより有効活用することも可能です。ツールはコードなどの専門知識を必要としないものが多く、初めて触る人でも直感的に扱いながらフォームを作成できます。ツールによっては、Googleアナリティクスのような分析系のツールと連携することも可能です。

フォーム作成ツールのタイプ

フォーム作成ツールと一言でいってもそのタイプはさまざまです。ここでは具体的にどのようなタイプがあるのか解説します。フォーム作成ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

フォーム作成に特化したもの

フォーム作成ツールの中でも一般的なのが、フォーム作成に特化したものです。こちらはドラッグ&ドロップなどかんたんな操作で申請フォームをはじめとした各種フォームを作成できます。価格も比較的リーズナブルなケースが多いため、導入のハードルは低いといえます。

問い合わせ対応機能も備えたもの

申請に加え、問い合わせ対応機能も備えたツールもあります。フォームといっても、申請用のフォームだけでなく問い合わせ用のフォームを必要としているケースもあるでしょう。そのような場合、さまざまなフォームに対応しているタイプを使用すれば、1つで異なるタイプのフォームを作成できます。

問い合わせや申請、ワークフローの承認など顧客対応に使えるものからビジネスシーンで使えるものまで、さまざまなフォームを作成できます。

リード情報を活用できるもの

申請フォームを通して収集した各種情報を活用したい場合、リード情報を活用できるツールが適しています。こちらは、集めた情報をCRMやMA、SFAといったツールに連携させることで、そのまま営業やマーケティング活動に活用できるというものです。

例えば、申請フォームから資料請求やメルマガ登録をした際の情報を活用することもできます。

フォーム作成ツールを選ぶ際のポイント

ここではフォーム作成ツールを選ぶ際に押さえておきたいポイントを紹介します。これからツールを導入しようとしている方はぜひ参考にしてください。

フォームを自由に設計・作成できるか

フォーム作成ツールを使用することで、かんたんに申請フォームを作成できますが、フォームの設計を自由にできるかどうかは重要なポイントです。申請だけできればデザインや機能などは特に気にしない人であれば問題ありませんが、独自性の強いフォームを作成したいといった場合は、ツールの柔軟性を確認しておきましょう。フォームのデザインを豊富に揃えているツールであれば、より自社のニーズに合ったフォームを作成しやすくなります。

テンプレートや項目がどのくらい用意されているか

テンプレートやフォームに記載する項目がどのくらい用意されているかどうかも、選ぶうえではチェックしておきたい部分です。

テンプレートの数が豊富であれば、自社の好みに合ったデザイン、必要な項目を備えたフォームを作成しやすくなります。事前にどういったデザイン、項目の申請フォームを作成したいのかを明確にしておけば、より選びやすくなるでしょう。

フォーム入力をサポートする機能があるか

ユーザーが申請フォームに入力している最中に、入力をサポートしてくれる機能を搭載しているかどうかも確認しておきましょう。

例えば、郵便番号を入力することで住所を自動で検索してくれる機能や入力途中でブラウザを閉じてしまったときの情報復元機能、入力間違いがあるときのエラー表示機能などです。

入力作業の負担がかかりすぎると、ユーザーは申請を諦めて途中で離脱してしまう恐れがあります。サポート機能が揃っていれば、負担を軽減できるため、ユーザーは申請を正しく行うことができ、結果的に企業の機会損失防止にもつながるでしょう。

申請フォーム作成のポイント

ここでは申請フォームを作成するにあたってのポイントを紹介します。実際に自社での作成を検討している方はぜひ参考にしてください。

項目数を多くしない

申請フォームの作成にあたっては、ユーザーが入力する項目数が多くなりすぎないように注意しなければなりません。項目が多いと、途中で入力が面倒になり離脱する恐れがあるためです。申請フォームでは、入力者の名前や連絡先などは必要ですが、それ以外の項目に関しては、フォームを作成する目的に応じて必要最低限のものを設置するようにしてください。

必須項目ははっきりさせる

必須項目がある場合は、はっきりとさせておくことも大切です。申請フォームには必須項目と任意項目を設置するケースが一般的ですが、入力する人が何が必須なのか一目でわかるようにしておきましょう。必須であることがわからず、入力を飛ばしてしまうと後からエラーとなり入力を求められますが、それを煩わしく感じ、離脱してしまう人もいるためです。入力者の手間を軽減するためにも、必須項目はわかりやすく示しておきましょう。

エラーはリアルタイムに表示させる

入力内容に間違いがある場合は、リアルタイムでエラーが出るようにしてください。後からエラーがまとめて表示されると入力者がうんざりしてしまう恐れがあるためです。例えば、半角と全角を間違えているようであればその場でエラーを表示するといった形です。

自動返信メールを送るようにする

申請フォームを送信した後に、ユーザーに対して自動返信メールを送るようにすることも効果的です。これは、自動返信メールで申請が正しく送信されたことを伝えることで安心感を与えられるためです。また、自動返信メールが届けば、2回、3回と必要以上に申請フォームから問い合わせをする必要がなくなるため、企業側にとっても手間が少なくなります。自動返信メールには何営業日で返信できるのか、目安を書いておくことをおすすめします。

スマートフォンで回答できるようにする

昨今ではパソコンだけでなく、スマートフォンから申請フォームを使って問い合わせなどをするケースも多いため、スマートフォンでも回答しやすいようにしておく必要があります。

例えば、デバイスに応じたデザインにするレスポンシブデザインにすることは非常に重要です。スマートフォンで申請するにもかかわらず、パソコン用の申請画面のまま表示されると、入力がしにくく、途中で離脱する恐れがあるためです。ユーザーにとってどのような形が利用しやすいかといった視点に立って考えることがポイントだといえます。

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まとめ

今回は、申請フォームの概要や作成すべき理由、作成方法などについて解説しました。申請フォームは商品の購入や資料の請求、問い合わせなどさまざまな場面で使用できるものです。作成方法にはプログラミングでの自作のほか、フォーム作成ツールやWordPressのプラグインなどさまざまな方法があります。作成する際は、項目が多くなりすぎないこと、必須項目を明確にすることなど、入力する際の手間を軽減することを心がけてください。また、セキュリティ対策も必須であるため、SPIRALセキュアセッションマネージャーのようなプラグインの利用も検討してみてください。

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