フォーム作成ツールの選び方｜Googleフォーム・Excel・Accessの特徴を解説

問い合わせやアンケート等、フォームはユーザーと企業を密接につなぐ大切な窓口です。そんなフォームを作成するにあたって、どのようなツールや機能を使えば良いのでしょうか？この記事では、フォーム作成ツールの選び方、おすすめのフォーム作成ツールや作成方法についてご紹介します。

フォーム作成ツールのメリット

フォーム作成には、インターネット上でさまざまなツールやサービスが公開されています。初めて作成するのであれば、そういったものを利用するのがおすすめです。

フォーム作成サービスを利用するメリットについて紹介します。

さまざまなタイプのフォームが作成できる

一口にフォームと言っても、資料請求や登録、問い合わせなど用途はさまざまです。運営側の意図や、利用者の回答形式に合わせたフォームを選ばなければなりません。

フォーム作成サービスを利用すれば、色々なタイプのテンプレートの中から、適したものを選ぶことが可能です。カラーやデザインなど、レイアウトに凝っているサービスも多くあります。

フォームを自分の知識だけで作るには、プログラミング言語にもある程度精通していなければなりません。それを学ぶコストや、運用するための手間を考えた場合、作成サービスに頼った方が安くすむことも多いでしょう。

フォーム作成方法について詳しく知りたい方は、「フォーム作成は何を使ってる？基本や主な作成方法を紹介」をご覧ください。

集計や管理なども便利

アンケートなどの回答についても、自動で集計してくれます。それだけでなく、セミナーの申し込みなどの顧客情報についても、一括で管理してくれるので便利です。

コストも削減できますし、ヒューマンエラーによる漏洩の心配もありません。

暗号化などのセキュリティがしっかりしているサービスも多く、そういったサービスを選べば、自社で管理するよりもセキュリティが向上します。

また、『データフォーム』と呼ばれるデータの編集や、ピックアップに優れたフォームもあるようです。

フォーム作成ツールのメリットについて詳しく知りたい方は、「フォーム作成ツールのメリットは？主なツールの使い方まとめ」をご一読ください。

フォーム作成ツールの選び方

フォーム作成サービスを取り扱っている事業者は、インターネット上にいくつも存在しています。その中からどのような基準で利用するサービスを選べば良いのでしょうか？

フォーム作成サービスやツールを選ぶときの、ポイントについて解説します。

目的

事業者によって、調査や集計に優れたサービスや、個人情報の管理に優れたもの、社内調査に対してサポートまでしているものなど、さまざまなタイプがあります。

アンケートに優れたフォーム作成サービスであれば、見栄えの良いおしゃれなデザインのフォームを多数取りそろえていて、集客力アップが期待できるはずです。

サービスの内容によって、月額の金額が変わってくるケースもあります。

パフォーマンスを発揮し、なるべくコストを減らすためにも、まずはどのような目的を持ってフォームを作成するのかを決めて、そこからサービスを選びましょう。

使いやすさ

使いやすいかどうかも、大切なポイントです。使いやすいかどうかを判断する基準は、2つあります。

1つは、対応端末の多さです。サービスやツールによっては、PCのみ、あるいはスマホのみで対応しているようなタイプのものもあります。

Webページでは、さまざまな端末から訪問者が来るため、対応端末ができる限り多いサービスを選びましょう。アンケートの回答率などにも大きく影響します。

もう1つがサポートです。何らかのトラブルがあった場合などでフォームを一時中断する際、サポート対応が早ければ、その分復旧も早くなります。

フォームがいつまでも停止したままだと復旧が遅れ、その分機会損失が生じてしまいます。他の業務も止まってしまう可能性もあるのです。

フォーム作成サービスの選び方は、「フォーム作成はASP型が便利？サービスの活用例や選び方」をご一読ください。

フォーム作成ツール別の機能と作成方法

ここからは、フォーム作成サービスを提供している代表的な事業者をいくつか紹介していきます。

Googleフォーム

まずはGoogleです。Googleといえば検索エンジンが有名ですが、Webサービスでもかなりのシェアを占めています。その理由は、提供しているサービスの多さと、その品質とセキュリティの高さからでしょう。

Googleが提供しているフォーム作成機能について、詳しく見ていきましょう。

Googleフォームの機能

Googleフォームの機能の特徴として、セキュリティが高いことがまず挙げられます。オンライン上で、クレジットカード情報などをやりとりする機会があるフォームは、サイバー攻撃などの対象になる危険があるのです。

Googleフォームは通信の暗号化やGoogleのセキュリティ基盤のもとで提供されています。

Googleのセキュリティについては、「Googleフォームのセキュリティは万全？サポートや自己対策法」をご一読ください。

また、アンケートフォームの回答形式が多く、ニーズや目的にあった形式が選びやすいのもポイントです。スプレッドシートで回答を自動で集計可能なため、統計が取りやすいのも使う際のメリットと言えます。

これらの機能を備えているにもかかわらず、無料で使えるというのも、Googleフォームの魅力でしょう。

Googleフォームの機能について詳しくは、「Googleフォームにはどんな機能がある？メリットや使い方」をご一読ください。

フォーム作成方法

Googleフォームの作成方法は以下のようになります。

まずは『Googleドライブ』を開き、その後に表れる『新規』から『その他』、『Googleフォーム』の順に選んでください。

Googleフォームが表示されたら、タイトル、説明文といった基本的な部分を埋めていきます。それから質問と回答形式を作成していき、最後にカラーを決定して完成です。

短縮URLを取得すれば簡単にホームページに貼り付けられますし、SNSで共有もできます。

Googleフォームの回答形式

GoogleはWebサイト上で利用するアンケートフォームの作成に優れていて、そのためのさまざまな機能を備えています。豊富な回答形式の実例を、いくつかご紹介しましょう。

『チェックボックス式』は、回答の中から当てはまるものにいくつでもチェックを入れられる形式です。ユーザーの興味のあるものを調査する際に使います。

『プルダウン式』はそれぞれの質問項目に対し、5段階の評価の中から適したものを選ぶ形式です。商品の使い勝手などを調べる、質問が多い際に利用されます。

他にも、『均等目盛式』や、選んだ選択肢によって異なった質問が表示されるなど多様な回答形式が揃っているのです。回答権を1回だけにしたり、回答必須項目をもうけたりといった機能も備わっています。

Googleフォームについて詳しくは、「フォーム作成はGoogleフォームが便利。メリットや使い方まとめ」をご一読ください。

Googleフォームの具体的な活用場面

Googleフォームは、日常のさまざまなシーンで役立てられています。たとえば、来店客や地域イベントの参加者向けの簡単な満足度調査に利用すれば、紙の配布・回収の手間なく短時間で結果をまとめられます。

また、セミナーや会社説明会の参加受付にも向いており、回答回数を制限する設定を使えば、重複申込みの防止にもつながるでしょう。さらに、求人の応募フォームとしても活用でき、ファイル添付機能を使えば履歴書や職務経歴書の提出を一括で受け付けられるため便利です。

Excel(エクセル)

続いては、エクセルについて見ていきましょう。エクセルはデータの編集や入力に向いているツールで、事務仕事などで使われる機会が多いソフトです。

フォーム機能についても、データの計算や編集に秀でたものになります。

エクセルのフォーム機能

エクセルのフォーム機能は『データフォーム』です。これは、データを閲覧する際に、該当データを抽出して修正などの編集作業をするのに向いています。

企業が管理するデータは膨大です。例えばある顧客の情報を見たいときに、入力された情報が多いと、閲覧するにはいちいち画面をスライドしなければなりません。これにより、データの参照がしにくいといったことがあります。

そういったときにエクセルのフォーム機能は、顧客データを1枚のカードの中におさめて見やすくしてくれるのです。さらに結婚などで姓や住所を変更する場合も、フォームから行えます。

フォーム作成方法

エクセルのフォーム作成機能は、2003と2007、2010以降で大きく違います。

2010以降でフォームを作成するには、まず、ツールバーに登録する必要がありますので、ツールバーへの登録の仕方について紹介しましょう。

最初に『ファイル』を選び、表示されるタブ内の『オプション』を選択します。次に『クイックアクセスツールバー』をクリックして、コマンド選択を『すべてのコマンド』にしてください。

フォームを選んで『追加』をクリックし、OKボタンを押すと、ツールバーの中からフォームを利用できます。

エクセルのフォーム機能については、「エクセルの入力が簡単になるフォーム機能とは？ツールバー表示方法など解説」をご一読ください。

エクセルのフォームの機能

エクセルでは、フォームコントロールという機能を使うと、リストボックスやスクロールのオプションを追加できるようになります。

プログラムによってフォームをカスタマイズすることも可能です。エクセルに使うプログラミング言語で、オーソドックスなのはVBA（Visual Basic for Applications）という言語で、ルーチン業務の自動化などができます。

ソート機能や自動計算も楽になりますし、VBAはプログラミング言語の中でも比較的簡単な部類に入るので、本格的にエクセルを利用するのであれば触ってみても良いかもしれません。

エクセルのフォーム作成例については、「エクセルのフォーム作成機能を使ってみよう。基本操作や作成例」をご一読ください。

エクセルフォームの具体的な活用場面

エクセルのフォームは、項目数の多い名簿や一覧表を扱う場面で特に力を発揮します。

たとえば、名前・連絡先・所属など多くの項目を含む名簿や、複数の情報を管理する商品リストを日常的に扱うシーンを想像してみてください。通常であれば、横に長い表を左右にスクロールしながら1マスずつ入力していく必要があり、入力ミスや見落としも起きがちです。

エクセルのフォームを使えば、1行分のデータを1枚の入力画面にまとめて表示できるため、横スクロールをせずに、上から順に項目を埋めていく感覚で入力を進められます。また、登録済みのデータも1件ずつ画面に呼び出して表示できるため、大量のデータの中から特定の1件だけを確認・修正したい場面でも便利です。

Microsoft Access（アクセス）

アクセスは、マイクロソフト社が提供するデータベースのサービスです。

エクセルよりもさらに、データの管理機能に優れたソフトと言えます。どのようなものか、早速見ていきましょう。

アクセスの機能

アクセスはより多くのデータを整理・編集し、必要なデータをすぐに取り出す機能に優れたシステムです。データの集計や並べ替え、別のデータとの統合といった機能を利用できます。

顧客情報の管理や販売・仕入れの管理を行うシステムなど、簡単な業務アプリを作成することも可能です。

フォーム作成方法

アクセスでフォームを作成する方法は複数あるのですが、最もシンプルなのは自動でフォームを作成する方法です。

データを抽出したいテーブルかクエリ（必要なデータを取得するためのオブジェクト）を選択してください。その後、ツールバーの中にある『作成』から、フォームを選ぶと、先ほど選択したデータを対象としたフォームが表示されます。

アクセスのフォームの機能

アクセスのフォームはデータを抽出、編集するためのものです。特に検索フォームは便利ですので、出し方を覚えておきましょう。

オブジェクトの欄からフォームを選んで、『デザインビューでフォームを作成する』をクリックします。デザインビューを選択してツールボックスを表示してください。その中にある『ab|』を選択して表示された画面で、さらに『次へ』を選択します。

再度ボックスが表れたら、ここも『次へ』をクリックしましょう。この操作で検索ボックスが表示されますので、データベースの中から検索したそのワードを含んだ情報が表示されるようになります。

アクセスでのフォーム作成方法は、「アクセスでのフォーム作成方法とは。基本やメリットとともに紹介」をご一読ください。

アクセスのフォームの具体的な活用場面

社内備品やソフトウェアのライセンス管理などは、エクセルで台帳を作成している企業も少なくありません。ただし、データ件数が増えたり複数人で同時に更新したりする場面では、アクセスの方が適している場合があります。

たとえば、貸出・返却の記録をフォーム上で入力する仕組みを作れば、テーブルを直接編集するよりも操作ミスを防ぎやすく、少人数での同時利用にも対応しやすくなります。また、検索フォームを用意しておけば、大量のデータの中から必要な情報だけを素早く呼び出すことも可能です。

まとめ

フォーム作成サービスを選ぶには、まずは利用者側がどのようなサービスを必要としているかを明確化する必要があります。フォーム作成サービスはさまざまなタイプがありますので、必要なサービスを備えている事業者を選びましょう。

Googleやエクセルなどの広く利用されているサービスやツールは、比較的多機能で使いやすいように設計されています。慣れていない場合は、まずはこういったメジャーな作成サービスの中から選んでも良いかもしれません。

利用者とユーザーの両方が使いやすい、そんなフォームの提供を考えてみてはいかがでしょうか。

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