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ARTICLEExcel(エクセル)のフォーム作成機能の使い方！作成方法や作成事例
エクセルで管理していたデータの量が、あまりに多くなりすぎてしまい、抽出や編集に、手間がかかりすぎるといった経験をお持ちの方もいるでしょう。そんなときは、エクセルに設定されたフォーム機能を利用してみてはいかがでしょうか？
この記事では、Excel(エクセル)のフォーム作成機能の使い方や作成方法、作成事例について紹介します。
Excel(エクセル)のフォーム作成機能の基礎知識
エクセルのフォームは、一般的に言われるようなWebサイトの問い合わせなどで利用されるフォームとは異なります。
エクセルのフォーム機能の基礎知識について、まずは押さえておきましょう。
エクセルのフォーム機能とはどんなもの？
エクセルのフォーム機能は、リスト1行分のデータをカードとして表示する機能です。
例えば顧客リストの場合、エクセルのデータの項目は、名前や年齢、性別や住所やその他の情報を、細かく管理していることもあるでしょう。すると、1つの画面に表示されず、スライドしながら閲覧しなければなりません。
フォーム機能を使用すれば、カード形式で見やすく表示されます。各項目の関係性などがとても把握しやすくなるのです。
エクセルのフォーム作成については、「エクセルの入力が簡単になるフォーム機能とは？ツールバー表示方法など解説」をご一読ください。
ツールバーに表示させる方法
エクセル2007以前と2010以降で、フォームまわりに関する仕様が大きく変わりました。2010以降は、フォームは設定しないと使用ができません。今回は2010以降のバージョンで、ツールバーに表示させる方法について解説していきます。
まず『ファイル』をクリックすると、左側に項目が羅列されるので、その中から『オプション』を選んでください。その中にある『クイックアクセスツールバー』をクリックします。
コマンド選択を『すべてのコマンド』に設定して、フォームを選択しましょう。これでツールバーにフォーム機能が追加されます。
フォーム機能の表示方法については、「エクセルの入力が簡単になるフォーム機能とは？ツールバー表示方法など解説」をご一読ください。
Excel(エクセル)のフォーム機能の使い方・フォーム作成
それでは、エクセルのフォーム機能の使い方について見ていきましょう。フォームの基本操作と、データ編集について解説します。
基本操作
先ほど記載したやり方で、ツールバーにフォームを表示させてから、フォームタグをクリックすることで、フォームが表示されるようになります。
フォームの内容は、セルに記載された情報の1行目にあるデータです。データ項目は、最大32項目が表示されます。次の行のデータが見る際には『次を検索』を選び、前の行を閲覧するのであれば『前を検索』のボタンをクリックしてください。
フォームを閉じる場合は、1番下にある『閉じる』ボタンを押します。フォーム内の項目を移動するにはショートカットキーを利用しましょう。次の項目へ移動するにはTabキーを、戻る場合はShiftキー＋Tabキーを利用します。
データ操作
フォームから新規データを入力するには、フォーム内にある『新規』ボタンをクリックします。項目ごとにデータを入力していき、最後にエンターキーを押すと、入力したデータがリストの1番下に表示される仕組みです。
フォーム内にある既存のデータを編集・修正を加えることで、そのデータの内容をデータベースに反映させられます。ただし、元々のセルが直接的な数字ではなく数式の場合は、このやり方では数字を修正できません。
他には、フォーム内にある『検索条件』のボタンをクリックし、条件を入力することで、該当条件にピッタリのデータフォームを表示するといったこともできます。
Excel(エクセル)のフォーム作成事例
それではフォーム機能をより活かすための、有効的な方法を紹介していきます。検索やデータの修正以外にも、さまざまな操作が可能になりますので、試してみてください。
フォームコントロール
フォームコントロールはVBAなどのプログラミング言語を使わずに、より高度なフォームを作成するための機能です。オプションボタン・チェックボックス・リストボックスといった機能を、シート上に直接設置できます
リストボックスは、複数の選択肢の中から選択するための機能、オプションボタンは、さらに1つだけを選択するために用いる機能です。データ項目が多い場合に、積極的に使っていきましょう。
VBAを利用したユーザーフォーム
VBEを活用することで、エクセルのユーザーフォームをより高度にカスタマイズできます。
VBEとは、エクセルに搭載されているエディターで、VBAのコードを記述する際に利用するものです。フォームデザインを自由にカスタマイズでき、マクロ等の機能とも併用した利用が可能になります。
ただし、VBAの利用は初心者には難易度が高いため、業務で利用しようと思ったら、それなりに学習しなければなりません。
エクセルのフォーム作成機能の詳細は、「エクセルのフォーム作成機能を使ってみよう。基本操作や作成例」をご一読ください。
まとめ
エクセルは、データの管理や編集をするソフトです。エクセルのフォームは一般的な問い合わせフォームとは異なり、データの編集や修正をしやすくするために利用されます。
フォームコントロールを使って自由にカスタマイズできますし、マクロ機能を使って便利にすることも可能です。
エクセルで膨大なデータを管理しなければならない場合は、エクセルのフォーム機能を利用してみてはいかがでしょうか？
また、簡単にフォーム作成をしていきたい方には、弊社のマルチデバイス対応のフォームが簡単操作で作成できる Webフォーム作成サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
