セミナー・イベント管理の記事
ARTICLEイベント管理表を作成しよう。企画運営のフローや作り方について
セミナーや商品展示といったイベント運営に欠かせないさまざまな仕事を、イベント管理表によって管理していきましょう。企画運営のフロー作成や、管理に必要なポイントを押さえておくことで、イベントのクオリティ自体を高めることができます。
イベント運営の準備
イベントを成功させられるかどうかは、準備にかかっているといっても過言ではありません。
イベント当日までに、どのようなことを行うべきかについて解説します。
趣旨やゴールの明確化と共有
イベント開催でまず最初にやらなければならないのが、イベントのコンセプトと、ゴールを決めることです。コンセプトは、宣伝や当日のプログラムにも大きく影響します。
コンセプトは広く受け入れてもらおうと曖昧にしてしまうと、かえって集客率が下がってしまいます。例えばダイエットなら『食事制限によるダイエット』や『運動以外のダイエット方法』とまで絞った方が良いでしょう。
ゴールの設定は、イベントを通して参加者にどのような行動を取ってもらいたいのか明確にしましょう。紹介した商品を買って欲しいのか、企業のファンになって欲しいかなど、企業によってイベント開催の目的も変わります。
イベント自体で利益を出すのか、イベントはあくまで中継点として見据えるのかで、イベントに対する考え方も変わってくるでしょう。
タスクの設定
コンセプトに合わせて、イベントの内容が決まったら、次はそれに合わせたタスクを設定しましょう。
会場の手配やアジェンダの作成、講師の選定、案内状の作成など、イベント開催のためにやることはたくさんあります。
Webサイトの作成や参加者の申し込み受付は、イベント開催日から逆算して余裕を持って行わなければなりません。どの作業をいつまでに完了させるのかを明確にしていきます。
イベント管理をエクセルで行う方法。タスク管理から顧客管理まで
必要な備品などの準備
イベント当日に使う備品についても、いつまでに準備をしておくのかリスト化し、用意していきましょう。プロジェクターやスピーカーといった備品をはじめ、参加者に渡すお礼の品やアンケートなど、用意するものは多くあります。
講演者用の飲み物や軽食など、準備が当日でも良いものや、進行台本などの前もって準備が必要なものなど、用意しておかなければならない日数も調整して準備を進めていきましょう。
イベント管理表とは
イベント管理表とは、その名の通りイベント開催に関する各種タスク等を管理するための表のことです。イベント管理表は、イベント開催の効率化を目的として作成されるケースが一般的です。
イベントの開催にあたってはさまざまなタスクがあり、それに付随してさまざまな業務が発生します。開催までの時間も限られている中で取り組まなければならないため、抜け漏れや対応忘れが発生しないようにするためにも、管理表でやるべきことをまとめておく必要があります。
イベント管理表に必要な項目
ここでは、イベント管理表にどのような項目が必要なのか解説します。管理表を初めて作る方、どんな情報を載せればいいのかわからない方などはぜひ参考にしてください。
イベント開催までに行うタスク
イベント管理表には、イベント開催までにどのようなタスクを行うのか情報を記載する必要があります。会場の手配をいつまでにするのか、必要な機材の手配はどの業者にお願いするのか、宣伝はいつどのような形で行うのか、などイベントを開催するためにどういったタスクが必要なのかを洗い出し管理表に落とし込んでいきましょう。また、各タスクの担当者と期日を決めておくことで時間に余裕を持って準備を進められます。
準備する備品や粗品のリスト
イベント開催にあたっては、音響やモニターなどの各種備品や参加者に渡す粗品などを用意するケースもあります。そのため、どういった備品、粗品が必要なのかリスト化しておき、抜け漏れなく準備できるようにしてください。
イベント当日に行うタスク
イベント当日も受付、進行、誘導などさまざまなタスクが発生するため、開催までのタスクとは別に当日のタスクも記載しておく必要があります。タスクと共に具体的なタイムスケジュール欄を用意しておき、いつどのタイミングで何をするのかといった点まで細かく記載することで、混乱することなくスムーズな運営が行えるようになります。
イベント終了後に行うタスク
イベントは開催して終了ではなく、開催後の片付けや設備の撤収、イベントの振り返りなども行う必要があるため、終了後には何をするのか具体的なタスクを記載しておくことが大切です。また、イベント終了後に、参加者にアンケートに回答してもらう場合、アンケートも合わせて準備しておきましょう。
参加者情報
イベントには来場者や登壇者、スポンサー、スタッフなどさまざまな立場の人が参加するため、参加者リストを作成し、情報を整理しておきましょう。また、参加者のタイプ別にパスを用意しておくことで誰が来場者で誰がスタッフなのかといったことを理解しやすくなります。そういった意味でも参加者情報の整理は欠かせません。
イベント管理表の作り方
イベントの責任者は、準備・当日・イベント後の3段階に分けて、イベント管理表を作ってみましょう。
スタッフ全員で共有することで、イベント運営で各自の役割が明確になります。
当日までのスケジュール管理
当日までのイベントスケジュールから、まずはリスト化していきましょう。最低必要な項目は『作業内容』『担当者』『期日』です。これをExcelやイベント管理アプリに記入していきます。
| No | 作業内容 | 担当者 | 期日 |
|---|---|---|---|
| 1 | ホームページへの掲載 | A | ～15日まで |
| 2 | 備品搬入 | B | ～当日まで |
スタッフがメモを残せるような備考欄や、実際に作業ができたのかをチェックする項目があっても良いかもしれません。リストに必要なものを加えて、誰が何をいつまでに行うのかを管理できるようにします。
当日の進行管理
当日の進行管理もリスト化していきましょう。イベントのプログラムとは別に、それに合わせたスタッフの作業表も作成します。
プログラムに合わせたスタッフの作業、担当者、そして作業時間をリストにしていきましょう。このときの注意点は、イベントが予定通りに進むとは限らないことを想定しておくということです。
作業時間にはあらかじめ余裕を持たせておき、時間が押した場合にはどうするのかもスタッフ内で方針を決めておきましょう。
イベント業務管理士の資格を持っていると、イベントを運営しやすくなります。詳細については「イベント業務管理士ってどんな仕事？資格制度や仕事内容を紹介」をご覧ください。
イベント終了後まで考えよう
イベントのリピーターを増やし、イベント自体の評価を上げるためにもイベント終了後にもどんなフォローを行うかを考えておく必要があります。
次のようなことを行うと、イベント効果を高めることが可能です。
終了後の振り返り
イベントの終了後は、イベントの評価やスタッフの連携などを振り返って次に活かしましょう。アンケートのスキャンや集計をし、関係者に共有してイベントの分析を行います。
また、参加者のリスト化しておきましょう。次のイベントを行う際にDMを送る対象にしたり、参加者の傾向を分析したりするために使います。
参加した人と、申し込みだけをしてキャンセルをした人を分けて、リスト化しておくと、この後紹介する作業で非常に役立ちます。
お礼状の送付など
イベント参加者に対して、参加してもらったお礼の連絡をリストに沿って行っていきましょう。このとき、参加者と不参加者に分けておいたことが役に立ちます。
参加者には、当日のお礼メールとともにセミナーの振り返りや、次のイベントの紹介を行います。不参加者にはセミナーの内容を詳しく説明するわけにはいきませんが、内容の一部や他の類似イベントの宣伝をしていきましょう。
これらのアフターフォローは当日か、できれば翌日の午前中までに行うことをおすすめします。
お礼状を翌日に一斉に配信するかんたんな方法については、「イベント管理システムとは。よくある機能と活用のメリット」をご覧ください。
まとめ
イベント運営の作業はやることが多く、作業内容や担当スタッフ、期日を決めて管理していかないと、当日の内容に不備が出る可能性があります。
そのためにも、イベント管理表を使い、スタッフ全員でイベント成功に向けて一丸となって作業していくことが重要です。
また、イベント告知から申し込みから受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小にかかわらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
