セミナー・イベント案内メールの告知方法7選！集客に繋がる例文もご紹介

この記事では、セミナー・イベント案内メールの告知方法7つと告知文の作り方についてわかりやすく解説しています。初めてイベントを開催する場合には、効果的な集客方法がわからない方も多いでしょう。告知文のテンプレートもご紹介していますのでぜひ参考にしてください。

セミナー・イベント告知や案内メールの必要性

近年、全国各地でさまざまなイベントが開催され、最新技術の体験、人気ゲストの参加、豪華な参加グッズ贈呈など、参加意欲を高める工夫がされています。
しかし、どれだけ魅力的なイベントであっても、開催情報が広まらず集客ができなければ企画倒れになってしまいます。
イベントを成功させるためには、開催するイベントに合った最適な告知方法や案内メールを採用し、より多くの参加者を集客する必要があるでしょう。

セミナー・イベント告知・案内メールを行うにあたって準備すること

イベント告知と案内メールを効果的なものとするために、告知前に準備しておくべきことを2つ紹介します。

イベントを行う目的を把握する

はじめに、イベントを行う目的を正確に把握し、関係者間で共有しましょう。

新製品の発表会であれば、新製品をアピールすることで販売促進につなげるのが主な目的といえます。セミナーの開催であれば、見込み客の獲得や自社サービスの認知度向上、既存の顧客満足度の向上などが目的となるでしょう。

イベントの目的を明らかにすれば、どのようなイベントを開催すべきか具体的に企画を立てることが可能です。

ターゲットを明確にする

イベントの目的を把握したら、続いてターゲットを明確にします。イベントの成功には集客が重要ですが、自社のターゲットと参加者の属性がずれていては当初のイベント開催目的が達成できません。

そこで、どのような人にイベントに参加してほしいか、ターゲット層（ペルソナ）を設定しましょう。

性別・年代・職業・居住地・家族構成・趣味嗜好・収入状況など、具体的なペルソナ設定を行うことで、最適なイベント告知方法や案内メールの内容も絞られてきます。

集客アップ！7つのセミナー・イベント告知方法

イベントの代表的な告知方法を7つご紹介します。告知方法によって集客効果に大きく影響しますので、それぞれの特徴を把握したうえで自社のイベントに最適な組み合わせを選びましょう。

自社公式サイト

自社の公式サイトにイベント告知ページを設ける方法です。公式サイトからの発信のためユーザーに安心感を与えられるメリットがあります。トップページの新着情報に記載して、目に留まる機会を増やしましょう。

ただ、自社サイトに訪問したユーザーにしか告知できないため、このあとご紹介するSNSやメルマガなどの方法を併用して、イベント告知ページへのアクセス増を目指すのがよいでしょう。

SNS

X（旧Twitter）、Instagram、FacebookなどのSNSもイベント告知に有効です。投稿に手間がかからず、コストを抑えられるのに加え、大きな拡散力も魅力です。

自社の公式アカウントで発信するだけでなく、イベントの規模が大きいものであればイベント専用のアカウントを用意するのもおすすめです。

SNSは、利用している年齢層、文字あるいは画像メインなど特徴が異なるため、開催するイベントに合わせて選択すると集客効果も高まります。

メルマガ

メルマガも集客効果の高いイベント告知方法です。自社の製品・サービスをすでに利用している、または興味を持っているユーザーが中心となってメルマガ登録していることから、告知に対して高い反応が期待できます。

定期配信のメルマガ内で告知するだけでなく、イベント告知用のメルマガを別途配信することも考えられます。

なお、メルマガの開封率を高めるため、勤務時間帯や就寝時間帯など、開封されにくい時間帯を避けて配信しましょう。

チラシやDM

チラシやDMは、イベント告知方法として古くから利用されており、地域限定イベントでは地元への告知として有効です。自宅へのポスティングだけでなく、ターゲットが集まる飲食店や公共施設に協力してもらい置いてもらうのもよいでしょう。

なお、チラシやDMは、紙代・印刷代・ポスティング費用などのコストがかかるため、ターゲットとなるユーザー・地域をあらかじめ明確にしておくのが重要です。

イベント告知サイト

イベントの告知に特化したサイトを利用すれば、ある程度のPV数が見込めるとともに、イベントに興味があるユーザーに情報を届けられるため集客効果が高まります。

無料で利用できるサイト、掲載料を支払うサイト、掲載料無料でイベント参加費の一定割合を手数料として支払うサイトなど、さまざまなサイトが選択可能です。

有料イベントであれば、参加費の決済に対応したサイトがおすすめです。

電話

自社で保有する顧客リストをもとに電話でイベント告知を行うこともあります。イベントの詳細や参加するメリットを担当者からユーザーに直接伝えられるため高い集客効果が期待できます。

ただし、ユーザーひとりひとりに電話をかけるため、手間がかかり、大量の告知には向いていません。

したがって、メルマガの開封率が高い、直近で問い合わせがあったなど、期待値の高いユーザーから優先順位をつけて電話をするのが重要です。

プレスリリース

プレスリリースは、自社の新製品発売、経営に関する事項、イベント開催などの情報を報道機関（メディア）を通じて世間に発信するツールです。

提供したプレスリリースをニュース素材として、メディアがニュースサイトやポータルサイトに記事を掲載してくれるため、多くのユーザーに情報を届けられるメリットがあります。

セミナー・イベント告知文・案内メールの作り方

イベント告知文や案内メールの作り方を、タイトル、本文、イベント対象者、イベント詳細の4つの項目に分けて解説します。

タイトル

タイトルは、イベント告知文の中でユーザーが最初に目にする項目であるため、ぱっと見てどのようなイベントかが伝わり、かつ興味を持てる内容を意識して作成しましょう。

例えば、マネジメントに関する企業セミナーであれば、次のようなタイトルが考えられます。

次世代のリーダーを目指す「マネジメントの基礎知識とスキル養成セミナー」

マネジメントの基礎とスキルが学べるイベント（セミナー）である旨を伝えつつ、次世代のリーダーを目指しているターゲットに魅力を感じてもらえるようにしています。

本文（イベントの趣旨と参加するメリット）

本文には、イベントを開催する目的・趣旨と参加することで得られるメリットを記載します。

あまり情報を盛り込みすぎると、最後まで読んでもらえない可能性があるため、要点を簡潔にまとめるように心がけましょう。

参加グッズがもらえる、マネジメントに関する理解が深まるなど、参加するメリットを明示することで集客率の向上が期待できます。

イベントの対象者

イベントの対象者を具体的に示すことも重要です。告知文を読んだときに自分が対象だとユーザーに感じてもらえれば応募率が高まります。

マネジメントセミナーであれば、以下のようにまとめるとよいでしょう。

（こんな方におすすめ）

・マネジメントの基礎を学びたい方

・マネジメントスキルを身につけたい方

・次世代のリーダーを目指す方

イベント詳細

参加希望者がイベントの概要を把握できるように、詳細情報をまとめて記載しましょう。

・開催日時

・会場

・会場の住所とアクセス方法

・セミナー内容

・登壇者　

・参加費

・定員

・申込方法

・問い合わせ先

セミナー・イベント告知でおさえておきたい3つのコツ

セミナー・イベント告知をする際に、以下の3点はおさえておきましょう。

• 告知は開催2〜4週間前から複数チャネル・複数回に分けて届ける
• 申込フォームを簡素化して参加へのハードルを下げる
• 過去の開催実績・参加者の声を告知に活用して信頼性を高める

順番に解説していきます。

コツ1：告知は開催2〜4週間前から複数チャネル・複数回に分けて届ける

集客が失敗する原因として、告知タイミングのずれが挙げられます。開催直前に慌てて告知を始めても、顧客の予定はすでに埋まっている可能性が高いためです。とくにBtoB向けセミナーでは、参加に伴う社内承認に時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールが必要になります。

告知の開始は最低でも2〜4週間前が目安で、1回限りではなく「1カ月前・2週間前・1週間前」と複数回に分けた発信が効果的です。これにより「見逃し」「忘れていた」という取りこぼしを防ぎます。

チャネルについても、

• メール配信
• SNS投稿
• Web広告
• 自社ホームページへの掲載

など複数を組み合わせると、ターゲットへの接触回数を増やせて効果的です。

たとえばBtoB向けにはLinkedIn、若年層向けにはXでの拡散効果を狙うなど、ターゲット層が実際に情報収集しているチャネルを見極めて使い分けましょう。

コツ2：申込フォームを簡素化して参加へのハードルを下げる

告知を見て「参加したい」と思っても、申し込み手続きが複雑だと、離脱する可能性が高くなります。

申込フォームの入力項目は、

• 名前
• 会社名
• メールアドレス

などに絞り、手続きを最小限にすれば「少し気になる」という段階の人でも、気軽に登録できる状態を整えられるでしょう。

またオンラインセミナーの場合は、特定のアプリのインストールが必要な形式を避け、Google Meetなどブラウザだけでもアクセスできるメジャーなツールを選ぶと、参加者の負担を軽減できます。なお申し込みボタンは目立つ色・大きさで、告知ページの複数箇所に配置するのが効果的です。

コツ3：過去の開催実績・参加者の声を告知に活用して信頼性を高める

ソーシャルプルーフ（他者の評価を根拠に安心感を生む手法）の活用も効果的です。過去の参加者のコメントを掲載する際は「勉強になりました」という漠然とした感想よりも「セミナーで学んだ内容を職場の改善にすぐ活かせた」のように具体的な変化が伝わる声が理想的です。

可能であれば、顔写真・氏名・所属部署などの情報も添えることで、コメントの信ぴょう性がさらに高まります。登壇者や主催者の実績を紹介する際も「〇〇業界の専門家」という定性的な表現ではなく「累計500社支援の実績あり」のように数字で語ることで、実力を直感的に理解しやすくなります。

イベント案内メールの開封・クリック・参加を高めるコツ

イベント案内メールは、ただ送信するだけでは成果につながりません。開封されなければ読まれず、クリックされなければ申込にも進まないため、「開封率・クリック率・参加率」を意識した設計が重要です。

ここでは、メールの成果を最大化するために押さえておきたい実践的なコツを解説します。

件名で開封率を最大化する

件名は、メールの開封率を左右する重要な要素です。

イベントの内容やメリットが一目で伝わるようにし、「自分に関係がある」と感じてもらうタイトルにしましょう。たとえば、限定性や具体性（日時・対象者・得られる価値）を盛り込むことで、開封される確率を高められます。

送信タイミングとリマインドで参加率を高める

メールは、送信するタイミングによって反応率が大きく変わります。たとえば、お昼休憩の12:00あたりを選んだり、会社終わりの17:30以降にしたりするなど、ターゲットの行動時間に合わせて配信することで、開封・閲覧される確率が高まります。

また、開催直前のリマインドメールを送ることで、申込後の参加率を高め、当日の欠席を防ぐ効果も期待できます。

CTA設計でクリック率を向上させる

メール内のCTA（行動喚起）は、クリック率に直結します。

「今すぐ申し込む」「無料で参加する」など、具体的でわかりやすい文言を設定し、視覚的にも目立たせることが重要です。また、リンクの設置場所や数を最適化することで、自然な導線を生み出せます。

ターゲット別の出し分けで反応率を高める

メールは、すべてのユーザーに同じ内容を送るのではなく、属性や興味関心に応じて内容を出し分けることで、反応率を高められます。

たとえば、既存顧客と新規見込み客では訴求すべきポイントが違います。より高い成果を生み出すために、ターゲットごとに内容を最適化しましょう。

A/Bテストで継続的に改善する

イベント案内メールは、件名や本文、CTAの違いによる反応を比較するA/Bテストを行い、効果の高いパターンを見つけることが重要です。

メールの効果は、一度の配信で最適化できるものではありません。継続的に改善を重ねることで、開封率・クリック率・参加率を段階的に向上させましょう。

セミナー・イベントの告知文や案内メール文を作成するときの注意点

ここからは、イベントの告知文や案内メールを作成するときの注意点を3つ解説します。ポイントを押さえることで反響が大きく変わってきますので、読み手に配慮した文章を作成するのが重要です。

視覚的にわかりやすいレイアウトにする

イベントの告知文や案内メールは、全体を通して、視覚的にわかりやすいレイアウトを心がけましょう。行間や項目間に適度な余白を設けることで、読み手に負担をかけず、最後まで読んでもらえる可能性が高まります。

また、見出しや本文の中で文字サイズ・色・太さを変えれば、強調したいポイントが明確になり、情報が伝わりやすくなるでしょう。

イベントの魅力を伝えたいという想いが強くなって情報を盛り込みすぎると、読み手が負担を感じてしまい逆効果となる恐れがあるため注意が必要です。

難解な専門用語の使用は極力避ける

ビジネス向けのイベントでは、告知文の中で専門用語を使用する機会があります。

ただし、難解な専門用語を多く含む告知文では、読み手が限定されてしまい、イベントの集客の観点から望ましいとはいえません。

このため、理解してもらえるか判断が難しい専門用語は、極力使用しないようにしましょう。

文章の流れでどうしても専門用語を使用する必要がある場合には、脚注などを設けて意味を説明し、読み手が告知文の中で理解できるようにフォローするのが重要です。

参加しやすい条件を設定する

集客を効果的に行うためには、イベントに参加しやすい条件を設定しましょう。

例えば、参加費用が他社の類似イベントよりも高い、あるいは決済手段が少ない場合には、参加者数も限定されてしまうでしょう。イベント内容を十分に考慮し、適切な金額設定を行うとともに、複数の決済手段を用意するなど対策が必要です。

また、ビジネスマン向けの情報収集のセミナーであれば、土日を避け平日開催とし、開催地に利便性のよい場所を選ぶことで、より高い集客効果が期待できます。

イベント別の告知文・案内メールのテンプレート

イベント別の告知文や案内メールのテンプレートを4つご紹介します。「新製品・新サービスの発表会」「合同展示会の出展」「企業セミナー」「企業セミナーのリマインドメール」とビジネス向けのテンプレートを用意しましたので、用途に合わせてご活用ください。

新製品・新サービスの発表会

ここでは、新サービスの発表会のメール告知文例をご紹介します。

件名　 新サービス「〇〇」のご紹介 本文 〇〇株式会社〇〇部〇〇課　〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。 本日は、〇月〇日にリリース予定の弊社新サービス 「〇〇（サービス名）」の発表会のご案内でご連絡いたしました。 当日は、デモンストレーションを含む新サービス説明に加え、 実際にサービスを体感していただくことも可能です。 貴社の事業にもご活用いただけるサービスとなっておりますので、 ぜひ参加をご検討いただけますと幸いです。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ・日時　令和〇年〇月〇日　〇時から〇時 ・会場　〇〇ホテル・住所　〇〇（最寄り駅　〇〇　徒歩〇分） ・発表会次第 　代表者あいさつ 　担当部署による詳細説明とデモンストレーション 　新サービス体験 ・質疑応答 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。 問い合わせ先　〇〇部　03-xxxx-xxxx

合同展示会の出展

複数の企業が集まって開催される合同展示会への出展のメール告知文例をご紹介します。

件名　 〇〇展への出展のご案内 本文 〇〇株式会社〇〇部〇〇課　〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。 この度弊社では、〇月〇日に開催される〇〇展に 出展することになりましたのでご案内申し上げます。 当日は、新製品「〇〇」の詳細説明・デモンストレーションに加え、 実際に新製品を体感していただくことも可能です。 貴社の事業にもご活用いただける製品となっておりますので、 ぜひ来場をご検討いただけますと幸いです。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ・日時　令和〇年〇月〇日　〇時から〇時 ・会場　〇〇サイト　〇〇ブース ・住所　〇〇（最寄り駅　〇〇　徒歩〇分） ・展示会内容担当者による詳細説明とデモンストレーション 　新製品の体験 ・質疑応答 ・参加グッズ贈呈 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。 問い合わせ先　〇〇部　03-xxxx-xxxx

企業セミナー

ビジネスマン向けの企業セミナーのメール告知文例をご紹介します。

件名　 次世代のリーダーを目指す「〇〇セミナー」のご紹介 本文 〇〇株式会社〇〇部〇〇課　〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。 この度弊社では、次世代のリーダーを目指す若手社員様向けに 「〇〇セミナー」を開催することになりましたのでご案内申し上げます。 当日は、〇〇研究所でマネジメントの研究をされている〇〇様をお迎えし、 マネジメントに必要な知識やマネジメントスキルについて、 基礎から応用まで幅広く解説いただきます。 マネジメントに関する理解を深め、自ら考え行動できるリーダーを目指す方は、 ぜひ参加をご検討くださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ・日時　令和〇年〇月〇日　〇時から〇時 ・会場　〇〇ホール〇階〇会議室・住所　〇〇（最寄り駅　〇〇　徒歩〇分） ・セミナー内容・登壇者　〇〇研究所　〇〇様 ・参加費　無料 ・定員　100名 ・当日のスケジュール ・申込方法：下記URLよりお申込ください 　https://www.xxx.xxx ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。 問い合わせ先　〇〇部　03-xxxx-xxxx

企業セミナーのリマインドメール

企業セミナー申込者へのリマインドメールの文例をご紹介します。

件名　 明日〇月〇日「〇〇セミナー」を開催します 本文 〇〇株式会社〇〇部〇〇課　〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。 先日は、弊社の主催する「〇〇セミナー」に お申込みいただきありがとうございました。 セミナーの開催が明日となりましたので、 セミナー内容を改めてご案内申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ・日時　令和〇年〇月〇日　〇時から〇時 ・会場　〇〇ホール〇階〇会議室 ・住所　〇〇（最寄り駅　〇〇　徒歩〇分） ・セミナー内容・登壇者　〇〇研究所　〇〇様 ・参加費　無料 ・定員　100名 ・当日のスケジュール ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。 問い合わせ先　〇〇部　03-xxxx-xxxx 当日のご参加を心よりお待ち申し上げます。

効果的なイベント告知3つのタイミング

イベントの集客を成功させるには、「いつ告知するか」というタイミングも重要です。効果的な告知のタイミングは以下の3パターンです。

1〜2か月前の初回告知

2週間前のリマインド

直前の最終告知

順番に見ていきましょう。

タイミング1：1〜2か月前の初回告知

イベント告知は、開催の1〜2か月前をスタートの目安とするのが理想的です。大規模な展示会といったイベントでは、3〜4か月前から告知しておくとよいでしょう。この時期から情報を発信しておけば、参加を検討している人が自分のスケジュールを調整する十分な時間を持てます。

初回告知では、

• 開催日時
• 場所
• 内容
• 参加費

などの基本情報の発信が中心です。

詳細がまだ確定していない段階でも、日程だけ先に発表すれば、参加希望者が予定をおさえやすくなります。さらに「早期割引」の設定も、申込の初速を上げる有効な手段です。たとえば「先着50名は参加費30%オフ」のように条件を具体的に示すと、迷っている人への後押しになります。

タイミング2：2週間前のリマインド

初回告知から時間が経つと、申込済みの人でもイベントの存在を忘れてしまう場合があります。そこで、開催2週間前のリマインドが重要になってきます。2週間前がリマインドに適しているのは、まだ参加者が「予定の調整がつきやすい」タイミングであるためです。

この頃から「申込締切日まで2週間」「残席わずか」といった緊急性を意識したメッセージを打ち出すと、まだ迷っている人の背中を押せます。SNSの発信にも力を入れ、登壇者の紹介や見どころコンテンツなど、期待感を高める情報を小出しに投稿しましょう。申込済みの参加者への同僚や友人紹介を促すメールも、この時期に有効な集客手段の一つです。

タイミング3：直前の最終告知

開催1週間前からの直前期は、申込が急増するタイミングです。1週間前ほどになって予定が確定する場合が多いため「時間が空いているならイベントに参加しよう」と検討し始めるためです。そのため、この時期のターゲットへのアプローチは、集客の最後の追い込みとして欠かせません。

最終告知でも「開催まで〇日」「残席〇席」といった緊急性を前面に出したメッセージが効果的です。SNSではカウントダウン投稿を通じて、フォロワーの期待感を高めましょう。当日の飛び込み参加が可能であれば、その告知だけで、直前まで迷っていた人の申込も後押しできるでしょう。

また当日の会場へのアクセス方法や持ち物、オンラインイベントであればログイン手順なども、このタイミングで案内すると参加者の安心感につながります。

告知・受付からフォローまでワンストップで管理できるセミナー・イベント管理システムSPIRAL®

当社のご提供する 「セミナー・イベント管理システム」は、告知・受付から参加者管理、当日対応からアフターフォローまで運営管理に必要な機能をワンストップで行えるシステムです。

オンラインにも対面にも対応。複数回や定期開催などさまざま用途・シーンで活用できます。セミナー内容や実施後の顧客フォローなど本質的な業務に集中することで、成果向上につなげます。

安心の定額制・使い放題だから、さまざまなイベント・セミナーに費用の不安なく利用できます。

イベントページや申込フォームの作成から、集客メール配信、参加者管理、出欠確認、アンケート、フォローメール配信まで、セミナー・イベント管理・運営に必要な機能を備えています。

また、メガバンクをはじめ200以上の金融機関に導入されている個人情報運用に最適なセキュリティを備えています。総務省のセキュリティ対策にも準拠。また、第三者機関のセキュリティ診断でも高いセキュリティを評価されています。

Webセミナー、選考会、展示会、説明会、見学会、総会、面談・面接、社内勉強会、交流会などさまざまな業界・用途・シーンで延べ14,000以上のご利用実績がございます。

サービスの詳細については「セミナー・イベント管理」のページをご覧いただくか、サービス導入をご検討中の方はこちらからぜひお問い合わせください。

まとめ

この記事では、イベント告知の方法、告知文の作り方、告知文を作るときの注意点などについて解説しました。

イベントを成功させるためには、イベントの内容に合った告知方法を組み合わせることが重要です。

また告知文では、見やすさを重視し、難解な専門用語の使用はできるだけ避けるとともに、参加しやすい条件設定を心がけましょう。

最後に、イベント別の告知文メールテンプレートをご紹介しましたので、告知文作成の際にぜひお役立てください。