HTMLメールに潜むセキュリティリスクとは？メール配信時のポイントも解説

HTMLメールとは、画像や動画の挿入ができ、文字装飾にも対応しているメール形式のことです。さまざまなメリットを持ち、企業でも活用されている形式ですが、セキュリティリスクも少なくありません。この記事では、HTMLメールの概要やメリット・デメリット、セキュリティ上のリスクと対策について解説しています。

HTMLメールとは

HTMLメールとは、画像や動画のほか、テキストの大きさやカラーを任意でカスタマイズできるメール形式のことです。カスタマイズによってメールの表現の幅が広がるため、メルマガや広告などさまざまな場面で活用されています。また、クリック率や開封率などの効果測定ができる点も大きな特徴です。

HTMLメールが適しているジャンル

HTMLメールは、以下のようなジャンルにおいて活躍します。

・製品やサービスの紹介

・セミナー・イベントの告知

・アパレルショップやECショップのセール案内

など

企業のメルマガは、開封されて読まれているかどうかが重要な指標の1つとなるため、開封率やクリック率がわかるHTMLメールがおすすめです。

また、製品やサービスの紹介、セミナー・イベントの告知、アパレルショップやECショップのセール案内など、視覚的な訴求が重要なシーンにおいては、文字装飾や画像、動画を活用できるHTMLメールが効果的だといえます。

このように、視覚的に訴求して効果を高めたい場合には、HTMLメールの導入が適しています。

HTMLメールのメリット・デメリット

HTMLメールには、以下のようにメリットとデメリットの双方があります。

メリット	・視覚に訴求できるため情報を認知してもらいやすい ・デザイン性に優れたメールを作れる ・開封状況を把握できる ・文字色や文字サイズの変更により読みやすいメールを作れるなど
デメリット	・端末によってはレイアウトが崩れるケースもある ・データ容量が大きくなりやすいなど

テキストのみのメールだと文字が多くなるため、読んでもらえない可能性があります。一方で、デザインや文字色、文字サイズをカスタマイズできるため、目を引くメールを作成できます。また、開封状況の把握により、どういった内容のメールだと読んでもらいやすいのかなど、情報を分析し改善を図ることも可能です。

一方で、装飾する分データが大きくなるため、受信者がうまくメールを開けない可能性もあります。また、端末によっては画像が表示されないケースもあるため、事前に配信テストをしておくことが大切です。

HTMLメールに潜むセキュリティリスク

HTMLメールはさまざまなメリットを持ちますが、セキュリティ面でのリスクもあります。ここでは具体的にどういったリスクがあるのか解説します。

ウイルスに感染する

HTMLメールは装飾ができる点がメリットである一方で、悪意のあるスクリプトを埋め込んで、ウイルスに感染させるように仕組まれる可能性もあります。例えば、URLをクリックする、添付ファイルを開くといった行動によって感染する恐れがあるほか、メールを開封するだけでも感染リスクがあるため注意しなければなりません。

開封確認をされてしまう

HTMLは開封状況の確認ができますが、これを逆手にとって悪用するケースも少なくありません。具体的には、メールが開封されたということはそのメールアドレス自体はアクティブということになるため、スパム業者間で共有され、スパムメールが大量に届くようになってしまいます。

なりすましメールを送られてしまう

HTMLメールは、なりすましメールを送る際にも使用されるメール形式です。

例えば、一見するとちゃんとした相手から送られてきたと思われるメールに、URLが貼られていたりファイルが添付されていたりして、誤ってクリック・開封してしまうというケースが挙げられます。

このような事態を招きやすいのも、HTMLメールを装飾することで、メール本文の不自然さを隠しやすくなっているためです。

HTMLメールのセキュリティリスクを回避する方法

ここでは、HTMLメールのセキュリティリスクを回避するためにできることを紹介します。HTMLメールによる被害を受けないためにもぜひ参考にしてください。

メールセキュリティツールの導入

メールセキュリティツールの導入は、リスク回避に有効な手段の1つです。このツールは、メールの送受信によるセキュリティ面でのリスク軽減を目的としたものです。具体的には以下のような脅威から守ってくれます。

・ウイルス感染

・メールに記載されているURLの削除

・メールの画像非表示

・スパムメール　など

セキュリティリスクの啓蒙

メールセキュリティツールの導入に加え、メールソフトを利用する社員に対する啓蒙も必要不可欠です。システム面を強固にしても、ユーザーが正しい知識を持っていないと、隙をつかれる可能性があります。HTMLメールとはどのようなもので、どういったリスクがあるのか、何をすると危ないのかなど、社員が適切な行動を取れるようにサポートする必要があるでしょう。

【配信者側】HTMLメールのセキュリティリスクを回避する方法

企業によっては、配信者としてHTMLメールをメルマガなどで使用するケースもあります。そこでここでは、配信者側がHTMLメールにおけるセキュリティリスクを回避する方法を紹介します。

テキストメールを使用する

HTMLメールではなく、テキストメールを使用することがリスク回避においては最もシンプルな方法です。作成自体が簡単にできるほか、データ容量も抑えられます。写真や動画などを必要としないメールであればテキストメールの活用を検討してみてください。

リッチテキストメールを使用する

リッチテキストメールもリスク回避における選択肢の1つです。リッチテキストメールはHTMLメールの一種ですが、作成が比較的容易なメール形式です。テキスト中心の装飾となっているため、表示崩れが起こりにくいほか、データ容量も抑えられます。デザインはこだわりたいものの、HTMLメールの持つリスクは回避したいといったときにおすすめです。

メール配信サービスを利用する

メール配信サービスの利用もおすすめの方法です。配信サービスの場合、HTMLが抱える各種デメリットを回避するための機能が実装されています。例えば、表示崩れを防ぐ機能やスパムメールと勘違いされないように対策できる機能などです。サービスによっては有料のケースもあるため、コストパフォーマンスや予算を考慮したうえで導入を検討してみてください。

送信ドメイン認証を設定する

メルマガ配信時は、なりすましメールやフィッシング対策として、SPF・DKIM・DMARCなどの送信ドメイン認証を設定しましょう。送信ドメイン認証は、メールの送信元が正当であることを確認するための仕組みです。

SPFは送信元サーバーの正当性を確認し、DKIMは電子署名によってメールの改ざんを検知する仕組みです。DMARCは、SPFやDKIMの認証に失敗したメールをどのように扱うかを指定します。これらを組み合わせて設定することで、第三者によるなりすまし送信への対策につながります。

送信ドメイン認証を設定していない場合、迷惑メールに振り分けられたり、受信側で拒否されたりする可能性があります。特にメルマガは一度に多くの宛先へ配信するため、受信側に正規のメールとして認識される状態を整えておくことが大切です。安全にメルマガを配信するためにも、配信前に設定状況を確認しておきましょう。

配信リストと配信停止の管理を徹底する

メルマガの配信リストには、氏名やメールアドレスなどの個人情報が含まれる場合があります。そのため、担当者以外が安易にアクセスできないよう、管理方法を整えておくことが大切です。リストを複数人で扱う場合は、閲覧・編集できる担当者を限定し、不要な共有や持ち出しが発生しないよう注意しましょう。

また、配信停止を希望したユーザーには速やかに対応し、誤って再配信しない体制を整えておきましょう。配信停止後もメールを送り続けてしまうと、ユーザーからの信頼低下につながるおそれがあります。配信停止の手続き後は、対象者がリストから除外されているか確認できる運用にしておくと安心です。

メルマガ登録時には、配信への同意や個人情報の取り扱いについて分かりやすく示しておくことも重要です。配信リストの管理と配信停止対応を徹底することで、不要なトラブルを防ぎやすくなります。

アクセス権限・操作ログ・確認体制を整える

メルマガ配信に関わる担当者が複数いる場合は、配信リストや管理画面にアクセスできる権限を必要な担当者に限定しましょう。誰でも情報を閲覧・編集できる状態では、誤操作や情報漏えいのリスクが高まります。担当者の役割に応じて権限を分けることで、不要な操作や設定変更を防ぎやすくなります。

また、操作履歴を残せる仕組みがあると、設定変更や配信作業の履歴を確認しやすくなります。万が一ミスが発生した場合も、いつ・誰が・どの操作を行ったのかを確認でき、原因の特定や再発防止に役立ちます。

誤配信を防ぐためには、配信前の確認体制を整えることも大切です。宛先リスト、配信日時、件名、本文、リンク先などを複数人で確認し、安全に配信できる状態を整えてから送信しましょう。特に配信先や配信日時の設定ミスは影響範囲が大きくなりやすいため、送信前のダブルチェックを運用に組み込んでおくことが重要です。

HTMLメールのセキュリティリスクを回避できるおすすめのサービス

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まとめ

今回は、HTMLメールの概要やメリット・デメリット、セキュリティリスクなどについて解説しました。

HTMLメールは装飾ができる点がメリットである一方、データ容量が大きくなりがちで、表示崩れが起こる可能性もあります。

また、ウイルス感染やスパムメールなどのセキュリティ上のリスクも少なくありません。今回の内容を参考に、HTMLメールへのセキュリティ対策を行いましょう。