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ARTICLEExcelで顧客管理する方法とフォームの作り方まとめ
自社の商品やサービスの顧客を管理するためにExcelを利用する場合、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか？Excelで顧客管理をする効率を上げるためにも、基本操作やフォームの作成方法、使い方を詳しく知っておきましょう。
顧客管理の基礎知識
昨今の日本の市場は、どの業界を見てもある程度成熟しているため、新規で顧客を増やしていくの大変です。そこで、自社サービスの顧客を適切に管理することで、より収益性を向上させる企業努力が求められています。
そのために必要なものが顧客管理です。
顧客管理とはどのようなものか、まずはそこから見ていきましょう。
顧客管理とは
顧客管理は、顧客の氏名・住所・電話番号・メールアドレス・会社名・役職・性別・年齢といった個人情報の管理です。会員管理、CRM（Customer Relationship Management)といわれることもあります。
自社サービスの利用や取引履歴、商品の購入履歴などの属性情報など、さらに一歩踏み込んだ情報の管理も含まれています。
顧客管理の必要性
顧客管理を適切にすると、さまざまなメリットがあります。
たとえば、顧客が望むサービスを適切なタイミングで、よりニーズに沿った形で提供可能です。満足度や顧客1人当たりの売上単価の向上が見込めるでしょう。さらに、ほかの商品や仕組みと関連づければ、より質の高いサービスを会員に提供できます。
また、営業活動の効率化にもつながります。顧客のニーズに合わせた営業や宣伝活動ができるため、費用対効果の低い広告作成をせずに済むのです。営業の方針も決めやすく、経費の削減も期待できるかもしれません。
顧客管理システムについて知りたい方は、「会員管理システムの基礎を押さえよう。特徴や種類、選び方のまとめ」をご一読ください。
Excelで顧客管理する方法と基本操作
顧客管理をするには、インターネット上で提供されている有料ソフトを利用するという方法もありますが、Excelを用いる企業も多いようです。
顧客管理にExcelを採用するメリットとデメリット、そして基本的な操作方法についてご紹介します。
Excelで顧客管理するメリットとデメリット
Excelを利用するメリットとして挙げられるのは、第一に『使いやすさ』です。
データの編集や項目の増減が初心者でも簡単に行え、最初から導入されているテンプレートを用いればデータベースを作成する手間もかかりません。そのため、教育や習得に必要な初期の人件費等をかなり抑えられます。
一方でデメリットとなるのは、『互換性』です。定期的にバージョンが更新されるので、古いデータだと読み込めなくなってしまうケースがあります。
加えて複数人による同時編集が不可能なことや、情報量が多くなってくると読み込みや処理に時間がかかることが挙げられるでしょう。
こうしたデメリットが多くなってきた場合は、Excelでの管理が限界に近付いているということです。顧客管理システムの導入を検討しましょう。
Excelで顧客管理するコツ・ポイント
まずは見やすくしてみよう
Excelを有効活用するポイントにはいくつかありますが、まずは全体を見やすくすることがポイントです。膨大なデータの中で必要なデータを閲覧するためには、見せ方を工夫していきましょう。
見やすさのためによく使われるデザインは、『左列の固定』です。左列を固定して常に名前を確認できるようにしておけば、右列にどんなにデータ項目を増やしても該当データを見やすくできます。
また、先頭行の項目を固定しておけば、下にスクロールした際も閲覧しやすいでしょう。
ほかにも列の交互に色を変える、枠線を使うといった方法もあります。作業を効率化するためにも、見やすいデザインにこだわっていきましょう。
検索や並べ替えを覚えよう
膨大なデータの中から、必要なデータをいかに検索し、並べ替えをするのかもExcelを使う上で大切なポイントです。Excelに備わっている便利な機能を紹介しましょう。
検索コマンドは『Ctrl+F』で検索フォームが表れます。オプション機能から検索条件を付属できるだけでなく、検索結果を別の数字や文字に入れ替える置換機能も便利です。
さらに、数字の大小や名称の50音順など、指定した条件で検索項目を再配置するソート機能もあります。条件に該当する検索結果のみを表示するフィルター機能も使いやすいので、覚えておくと良いでしょう。
Excelのフォーム機能を活用しよう
Excel内のデータ量が増えて管理が難しくなってきたら、フォーム機能を活用しましょう。フォーム機能とは、簡単に言えば画面内に収まらない1行分のデータを、カード形式ですべて表示してくれる機能です。
ここでは基本的な使い方を解説します。
Excelでのフォーム作成方法
Excelではフォーム機能が有効になっていないのがデフォルトです。まずはメニュー内の『ファイル』タグにある『オプション』から『クイックアクセスツールバー』を選んでください。
その中にある『フォーム』を追加すると、以降はフォーム機能が使えるようになっています。
フォームの操作方法
フォームを表示すると、まずは1行目のデータが表示されているので、次の行のデータを表示したい場合は『次を検索』ボタンを、逆に1つ前の行に戻りたい時は『前を検索』ボタンをクリックします。
新規や削除のボタンを使って新しい項目を追加したり、既存項目を削除したりすることもできるので、使ってみてください。数値の修正や検索もフォームから行えます。
顧客管理はシステムでも行うことが可能です。顧客管理システムについて知りたい方は、「会員サイトをASPサービスで作る。作成ポイントやサービスの選び方」をご一読ください。
まとめ
サービスの顧客管理は、企業にとって経費の削減や客単価を上げるために重要なタスクの1つです。どの業界もある程度市場が成熟し、爆発的なサービス利用者の増加が見込めない現状においては、業績にも大きく関わってくるでしょう。
Excelは、導入も低コストでできる上に初心者でも簡単に使えます。さまざまな機能を駆使して、Excelによる顧客管理をしてみてはいかがでしょうか。
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