匿名型通報・相談窓口システムの記事
ARTICLE中小企業が考えておくべき「実効性のあるハラスメント相談窓口」とは
職場のハラスメントは従業員にとっても、企業にとっても業績悪化や貴重な人材の損失につながる恐れがあります。従って企業にはハラスメントをなくすための具体的な取組を進めることが求められます。
その中で、パワハラ防止法が4月より中小企業も含めた完全施行となり、相談窓口の設置が義務化となります。
ハラスメント相談窓口の役割は、企業がなるべく早い段階でハラスメントの存在に気付き、対策することにあります。その為、実行性のある窓口が必要となりますが、実効性のある窓口とはいったいどんな窓口でしょうか。
ハラスメント相談窓口に求められる4つのポイント
まずは、ハラスメント相談窓口が機能するために重要な条件について考えてみます。以下の4つのポイントをクリアする必要があるでしょう。
- 匿名性が担保されている(不利益な取り扱いがない)
- 相談者にとって敷居の低い窓口(履行時間、相談ツール等)
- セキュリティ(プライバシーの保護)が担保されている
- 固有事情(規則、カルチャー)に即した迅速対応
・匿名性が担保されている(不利益な取り扱いがない)
ハラスメントはセンシティブな内容を含むため、匿名でも相談できる体制を用意することはとても重要です。匿名性が担保されていない場合、相談者が躊躇してしまうでしょうし、万が一相談内容が漏洩してしまった場合、相談者の不利益につながってしまいます。ハラスメント相談窓口において匿名性の担保は不可欠といっても過言ではないでしょう。
・相談者にとって敷居の低い窓口(履行時間、相談ツール等)
相談窓口が特定の曜日や時間しか対応できない場合、そもそも相談したくてもできないという状況になってしまいます。また、仮に窓口をシステム化したとしても、社内PCでしかアクセスできなかったり、操作方法が複雑だったりすると、これまた相談がしにくい、またはできないことになってしまい、窓口として機能しないでしょう。
・セキュリティ(プライバシーの保護)が担保されている
情報の取り扱いについては細心の注意を払わなければなりません。相談内容が関係者以外の人に見られたり、外部に情報が漏洩したりすると、企業の信用は失墜し、大きな損失を被ることになるでしょう。
・固有事情(規則、カルチャー)に即した着実な対応
就業規則などの社内ルールや職場環境にも理解のある担当者が落ち着いて返信対応ができるため、相談者のストレスを軽減し、直実な解決につなげられます。
実効性のある相談窓口は「内部」「外部」どっち？
相談窓口の運用にあたっては「社内の人員で対応する場合」と「社外にアウトソースする場合」の２種類がありますが、それぞれに特徴があります。
| 体制 | 特徴 | メリット | 課題 |
|---|---|---|---|
| 社内窓口 (社内担当者) |
・社内事情、環境を踏まえた対応可能（背景理解） ・ルールや法的な見解も伝えられる（顧問契約情報） |
・費用が安い ・迅速対応できる ・背景理解した対応ができる |
・受付が同じ社員（守秘義務契約） ・担当者の負荷が高い |
| 社外窓口 (顧問弁護士・社労士) |
・法的な対応が可能 ・助言内容が難解 |
・法的見解（高度） |
・費用が高い ・利益相反 ・敷居高い（相談者心理：おおごとにしたくない） ・かなり難しくなってからの案件が多い（覚悟を持った案件） |
| 社外窓口 (コンサルティング会社、カウンセリング機関等) |
・あくまでも取次 ・一般論は伝えられる ・就業時間外対応ができる |
・一次受けの手間を省ける ・お悩み相談だけで完結できることもある（助言） |
・費用が高い ・連絡先（メールアドレス）がいいかげん ・リピーターが多い ・社内担当者の手間がかかる（連絡・連携） ・折り返し対応できない（匿名だから） |
上記の表のまとめの通り、窓口は内部・外部の優劣ではなく、それぞれにメリットがあるので、両方あるに越したことはありません。ですが、従業員の相談に対応するために、内部の体制をしっかり整えることは、経営上自然なことではないでしょうか。
社内に「ルールに基づく相談の受付」という軸がないと、経営リスクや従業員の訴えがとれない、スピード対応できないという状態に陥ります。そうなるとかならずしも外部化にこだわる必要はないのではないでしょうか。
まずは普通の経営をしていれば、従業員からの相談があれば、社内の課題の改善につなげられるはずです。ほとんどの経営者や人事担当者はお分かりかと思いますが、経営としての自然な対応として法やルールに基づく体制を内部にきちんと敷くことが大事だといえるでしょう。
ハラスメント相談窓口はシステムで運用しよう
会社内部のリソースで相談窓口を運用する場合、匿名性を担保しつつ負荷の少ない方法として、相談窓口システムの導入が挙げられます。
スパイラル株式会社が提供する「匿名型ハラスメント相談窓口システム」は、強固なセキュリティで守られた環境で、完全匿名性で相談受付ができます。（詳しくはこちら）
相談者は時間や場所の制約なく、自身の都合の良い状況で相談が可能です。セキュアなフォームで受け付けるため、電話等と異なり、対応者が即時で返事をしなくても相談者が待たされたと感じることがありません。結果として相談者も対応者も落ち着いた状況で対応ができる点が良い、とのお声をいただいております。（プライバシーが保護された上で、記録がきちんと保存されるセキュアな相談窓口システムなので、6月に改正される公益通報保護法に関するガイドラインに沿った「内部通報窓口」、「コンプライアンス通報窓口」でも活用できます）。
また相談者は、パソコンはもちろんスマホでも操作が可能、管理者も専門知識不要で使える使い勝手がよく、中小企業にも導入しやすいシステムです。
相談窓口の設置でお悩みの中小企業のご担当者は、ぜひご検討いただければと思います。