会員サイト構築の記事
ARTICLE団体で会員管理システムを活用するメリットとは?活用アイデアも解説
業界団体など、会員を多く抱える団体では「会員の情報管理」や「会費徴収」「イベント運営」に課題を抱えることがあります。
この記事ではそんな悩みを抱える団体に向けて会員管理システムの導入が有効な理由と、向いている団体の特徴について解説します。
会員管理システムとは
会員管理システムとは、「マイページ」「会費徴収」「イベント運営支援」といった機能を搭載し、団体の会員情報を管理・支援するツールです。
会員情報を一元で管理することができるため、事務作業の自動化が可能になり
ヒューマンエラーの防止や膨大な情報の管理といった効果も期待できます。
このような特徴から団体では主に会員との関わりを円滑にすることや、業務の効率化を図ることを目的として導入されます。
会員管理システムのより詳しい機能や種類、Excelを用いる場合との違いについて知りたい方は「会員管理システムとは？基礎知識まとめ｜特徴や種類、選び方」をご覧ください。
会員管理システムを団体で使うメリット
会員管理システムは様々な組織で活用可能です。
特に、団体で用いると、これまで煩雑に感じていた業務や規模拡大の障壁となっていたような課題解決につながることもあります。
そこで、ここでは会員管理システムを団体で使うメリットを解説します。
会員管理の一元化で業務効率が向上
会員管理システムの最も大きな特徴のひとつに、会員情報の一元管理により、データの「検索」「更新」「共有」をミスなく、容易に行うことができるという点が挙げられます。
そのため、会員情報が散在しにくくなり、DXにおいて抱えやすい課題でもある「業務の属人化」の回避にも寄与します。
また、この会員情報の一元管理化は、団体が保有する会員の個人情報を散在させず、同じ条件での一元的な保存につながります。
そのため、情報の管理方法を統一することでセキュリティポリシーの遵守が容易になり、ガバナンスの強化にも貢献します。
事務作業の自動化によるヒューマンエラーの低減
会員管理システムは、「入退会処理」「料金請求」「請求書発行」「定額プランの変更」「メール通知」などの事務作業を自動化することが可能であり、このような業務の省人化が可能です。
また、こうした事務作業においてヒューマンエラーが生じると、請求ミスやエラー修正のための労力や時間を浪費してしまうだけでなく、サービスレベルの低下による会員の離脱が起きてしまうこともあります。
そのため、会員管理システムを導入することにより効率的で信頼性の高いサービスを提供できるようになるでしょう。
会員管理によるデータドリブンの活用
会員管理機能には会員情報のデータ分析機能や、このデータをわかりやすく表示する可視化機能が搭載されていることが一般的です。
例えば、ユーザーのアクティブな時間帯や性別、年齢層、職業などを分析することで新規会員獲得において、説得力や実効性の高い施策を行う際の判断軸となりうるでしょう。
このようなデータドリブンなアプローチは、団体の競争力を高め、持続的な成長に寄与します。
会員管理システムの導入が向いている団体の特徴
会員管理システムの導入によって、飛躍的な業務効率化や課題解決につながることがあります。
そこで、ここではどのような特徴を持つ団体にこそ、会員管理システムの導入が向いているか解説します。
会員数が多く、組織構造が複雑な団体
会員管理システムは、会員数が多く、支部や部会、法人・個人会員を複数階層で管理する必要がある団体に適しています。
特に、「業界団体」「協会」「NPO」などの団体では、複雑な組織構造を効率よく管理することが求められます。
例えば、地域ごとの支部管理や、法人会員と個人会員を分けて対応する必要がある場合が代表的です。
また、会員管理システムが各階層を一元的に管理し、情報の共有と更新を迅速に行うことにより、管理業務が効率化され各会員へのサービス提供もスムーズになるでしょう。
定期的なイベント・セミナー・研修を開催している団体
会員管理システムを導入することで、「定期的なイベント」「セミナー」、「研修の申込から受付、フォローアップ」までの一連の流れを一元管理できるようになります。
これにより、参加者情報の管理が効率化され、事務作業の負担が軽減されます。
例えば、申込フォームの作成、参加者への確認メールの自動送信、参加状況のリアルタイム確認などが可能となり、運営のスムーズさが向上します。さらに、参加者のフィードバックやアンケート結果を分析することで、次回のイベントに向けた改善点を抽出し、より効果的な運営が実現できます。
会費徴収や更新管理が負担になる団体
会員管理システムを導入することで、会費徴収の手間や漏れを大幅に軽減し、更新率の向上も期待できます。
具体的には、「請求書の自動作成・発行」「入金状況のリアルタイム確認」「未払い者への自動リマインド機能」などにより、事務作業の効率化とヒューマンエラーによるミスの削減が実現できるでしょう。
さらに、会員の支払い履歴や反応データを分析することで、データドリブンな改善施策も可能となり、会員維持や新規獲得に向けた戦略の最適化を図れます。
SPIRAL®の「会員管理システム・会員サイト構築」で会員管理の手間を軽減
多くの団体様が会員管理の悩みを、SPIRAL®の「会員管理システム・会員サイト構築」サービスが解決します。
会員管理システム・会員サイト構築には、以下のようなメリットがあります。
- 1. 煩雑な事務作業を自動化し、本来の業務に集中
会員情報の管理はもちろん、マイページ作成、会費徴収（決済システムとの連携）、イベント管理、メール配信などが可能。手作業によるミスや負担から解放され、より付加価値の高い活動に注力できます。 - 2. 会員自身で情報更新。セキュアで正確なデータベースを維持
会員専用のマイページをかんたんに構築。住所変更や各種申請を会員自身が行えるため、事務局の手間を削減できます。データは金融機関も採用する高セキュリティ環境で保護され、個人情報も安全に管理します。 - 3. 柔軟なカスタマイズで、どんな団体の要件にもフィット
SPIRAL®の「会員管理システム・会員サイト構築」は、単なるパッケージ製品ではありません。学会・協会、ファンクラブ、取引先専門サイトなど、団体の特性に合わせてデータベースや機能を自由に設計可能。「こんな管理がしたい」という、現場の想いを形にします。
まとめ
団体が会員管理システムを導入する際は、自分たちの運営目的やニーズに合致した機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。
特に、会員数が多い団体や複雑な組織構造を持つ団体、定期的なイベントやセミナーを開催する団体ではシステムとの親和性を意識しましょう。
それぞれに必要な機能を選定し、効率化やデータ活用を最大化することが、円滑な運営と収益向上に貢献するでしょう。
このコラムの執筆者
