延べ14,000社を超える
SPIRAL®導入実績
留学生の入学手続き・COE申請で
こんなお悩みはありませんか？
PROBLEM
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書類の郵送コストが
年々増加している郵便料金の値上げにより、留学生への書類送付や返送にかかるコストが増加。件数が多いほど負担が大きくなっている。
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未提出書類の催促・不備修正の
やり取りに時間がかかる提出期限までに書類が揃わない留学生への催促や、記入不備が見つかった際の差し戻し・再提出のやり取りに、担当者の工数が割かれている。
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COE代理申請の書類作成に
膨大な時間がかかるCOE(在留資格認定証明書)の代理申請に必要な書類の種類が多く、留学生ごとに手作業で作成するため、事務局の負担が大きくなっている。
そのお悩み、SPIRAL®︎ならまとめて解決！
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SPIRAL®︎ とは、部品を組み合わせるようにして Webアプリケーションを構築できるローコード開発プラットフォームです。
PHPやAPIを活用できるため、高度なカスタマイズや外部システムとの連携もスムーズ。
業務にフィットしたWebアプリケーションを素早くつくることができます。 -
安心のセキュリティ
200以上の金融機関が導入 -
導入後の運用も
安心の手厚いサポート - SPIRAL®について詳しくみる
SPIRAL®の留学生入学手続き・COE申請システムの特長
FEATURE
オンライン受付でコストを削減
留学生はパソコンやスマートフォンから、必要書類の入力・アップロードをまとめて行えます。窓口対応や郵送のやり取りを省き、手続き全体をオンラインで完結できます。
留学生入学手続き業務に携わる人件費や郵送コストを大幅にカット
入力チェックで書類確認の手間を削減
入力チェック機能や補足説明の表示により、留学生自身が正確なデータを入力しやすくなります。記入ミスをその場で防ぐことができます。
不備修正の差し戻し対応が減り、担当者の確認作業を削減
COE申請の書類作成を自動化
オンラインで受け付けた留学生の入学手続きデータを、自動的にCOE申請帳票へ落とし込むことができます。
書類作成にかかる膨大な時間と人件費を大幅に削減
概要図
IMAGE
機能
FUNCTION留学生は学籍番号やメールアドレスを用いた本人認証で、専用ページから書類のダウンロードや提出、
ご担当者は管理ページから、個別の申請内容の確認や不備項目の差し戻しなど幅広い機能を備えております。
留学生専用マイページ
留学生は専用のページから、入学に必要な書類の提出や入学の手続きをすべてオンラインで完結できます。
ご担当者管理ページ
ご担当者さまは専用の管理ページにて、留学生ごとの申請内容を確認できます。また、記入漏れや書類不備などによる差し戻し対応も可能です。
入力チェック機能
入力チェック機能を搭載し留学生の入力ミスを防止します。
各種システム連携
選考結果通知や入学手続、お支払いなど、外部システムとの連携や機能拡張の対応も可能です。
提出状況一覧・管理
留学生ごとの書類提出状況を管理ページから一覧でリアルタイムに確認できます。未提出・不備ありなどのステータスで絞り込み表示も可能です。
ファイルアップロード機能
パスポートのコピーや証明書類などをPDF・画像形式でアップロードできます。フォーム入力とあわせて必要書類をまとめて提出可能です。
導入事例
CASE
留学生の入学手続き事務処理をSPIRAL® でオンライン化！ 手続きスピードのUPと人件費・郵送費の大幅削減を実現
工数や差し戻しを減らしたことで、COE申請に携わるスタッフの数が従来の半分に。また、各種手続きをオンライン化したことで、 郵送コストを約60%削減することに成功した。
立命館アジア太平洋大学
詳しくみる導入までの流れ
INTRODUCTIONお問い合わせ
お問い合わせフォーム、またはお電話(0120-963-454)でお問い合わせください。
弊社営業より折り返し電話やメール等でご連絡させていただきます。
課題・ご要望のヒアリング
過去の事例をご紹介しながら、お客様の業務上の課題やご要望をお伺いします。要件が固まっていなくても大丈夫です！
ご提案
お客様の課題を解決するシステム開発や運用のご提案をいたします。開発範囲や開発の進め方、費用や納期、成果物を調整いたします。
ご契約
ご提案内容および納期、費用、お支払い条件などをご同意いただきご契約となります。
設計→開発→テスト→納品
当社において開発を行う場合、仕様調整後に設計内容をご確認いただき、仕様を確定します。 その後、開発に着手し、弊社によるテストを経て納品いたします。
検収
納品したシステムをお客さま側でご確認（テスト）いただきます。
運用サポート
導入後も、安心してご利用いただけるよう2種類のサポートプランをご用意しています。
・運用をおまかせしたい方へ：日々の運用・管理作業を当社が代わりに行うプランをご用意しております（Proactive保守サービス）
・SPIRAL®に関する操作方法や疑問解消をサポートするサービスをご用意しております（プラットフォームサポート）
価格
PRICE学校ごとのご要望に沿って構築いたします。
まずはお気軽にお問い合わせください。
初期費用
学校ごとのご要望に応じて構築いたしますので、構築費は構築内容に応じて変動いたします。
・アカウント発行費 100,000円
・構築費 別途見積り
月額費用
50,000円〜
学生数など、データ件数に応じ従量課金
よくある質問
FAQ-
- 紙・郵送・メール対応と比べて、SPIRAL®はどのような違いがありますか？
- SPIRAL®の留学生入学手続き・COE申請システムは、これまで紙・郵送・メールで行っていた入学申請や各種書類提出をオンラインで完結できます。留学生はスマートフォンやパソコンから書類のアップロード・手続きがすべて可能で、担当者は管理ページから申請内容の確認・差し戻しをリアルタイムで行えます。入力チェック機能により書類不備を事前に防止できるため、不備修正のやり取り業務も大幅に削減されます。
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- 導入から運用開始までの流れと期間の目安を教えてください。
- SPIRAL®の導入は以下の5ステップで進みます（目安：4〜6ヶ月）。
①ご相談・要件ヒアリング
②お見積もり・ご提案
③ご契約・アカウント発行
④システム構築・テスト
⑤運用開始
学校ごとの申請フローや帳票要件に合わせて柔軟にカスタマイズして構築します。要件が固まっていない段階でもお気軽にご相談ください。
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- 導入費用の目安を教えてください。
- SPIRAL®の留学生入学手続き・COE申請システムは月額50,000円〜（学生数などデータ件数に応じた従量課金制）、初期費用はアカウント発行費100,000円＋構築費（学校ごとの要件により変動）でご利用いただけます。詳細なお見積りは要件をヒアリングの上、無料でご提案しています。
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- 提出された書類や個人情報の安全性はどのように確保していますか？
- 不正アクセス対策を考慮したシステム構成によるインフラ対策のほか、管理画面へのアクセスについてもIPアドレス制限やSSLクライアント認証が可能です。
詳細は以下をご参照ください。
https://www.spiral-platform.co.jp/service/spiralv1/security/
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- 留学生はどのように書類を提出しますか？
- 留学生は専用マイページにアクセスし、PCまたはスマートフォンから以下の方法で書類を提出します。
フォーム入力：氏名・住所・在留情報などの必要事項をフォームに直接入力
ファイルアップロード：パスポートのコピーや証明書類などをPDF・画像形式でアップロード
入力チェック機能により、記入ミスや記入漏れをその場で検知・通知するため、差し戻し対応の回数を削減できます。
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- COE申請に必要なデータの作成は自動化できますか？
- はい、対応可能です。SPIRAL®では、オンラインで受け付けた留学生の入学手続きデータを、自動的にCOE申請帳票に落とし込む機能を実装することが可能です。これにより、COE申請に必要な書類作成にかかる膨大な時間と人件費を大幅に削減できます。実際に立命館アジア太平洋大学様では、COE申請に携わるスタッフ数を従来の半分に削減した実績があります。
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- 各留学生の提出状況を管理者がリアルタイムに確認できますか？
- はい、できます。管理者は専用の管理ページから、各留学生の書類提出状況を一覧でリアルタイムに確認できます。
不備や記入漏れがあった場合は、システム上から該当の留学生に対して差し戻し・修正依頼を送ることも可能です。メールや電話でのやり取りを削減し、担当者の管理工数を大幅に削減できます。
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- 入学選考通知や支払いシステムなど外部システムとの連携は可能ですか？
- はい、可能です。SPIRAL® ver.1のAPI連携機能を用いて、入学選考の通知システムや支払い管理システムなどとのデータ連携が可能です。
詳細は以下をご参照ください。
https://www.spiral-platform.co.jp/service/spiralv1/services/
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- 留学生がスマートフォンで手続きを行うことはできますか？
- はい、スマートフォンからすべての手続きをオンラインで完結できます。フォーム入力・書類アップロードいずれもスマートフォンに対応しており、海外にいる留学生でも来日前から手続きを進めることが可能です。
マルチデバイス対応のため、PCやタブレットからもご利用いただけます。
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- 導入によってコスト削減できた事例はありますか？
- はい、あります。
立命館アジア太平洋大学様では、入学手続きのオンライン化により担当スタッフ数を約50%削減、郵送コストを約60%削減した実績があります。
参考事例：https://www.spiral-platform.co.jp/case/apu/
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まずはお問い合わせください！
具体的にやりたいことが決まっていなくても大丈夫です。まずは気軽にご相談ください。事例紹介、情報提供などを通して、解決策の明確化のお手伝いをいたします。