延べ14,000社を超える
SPIRAL®導入実績
留学生入学手続きをオンライン化！業務コストを大幅削減
OUTLINE留学生の入学申請、各種書類提出をオンライン上で完結。 入力チェック機能によって留学生の入力ミスを防止します。 郵送が必要な書類を削減し、郵送コストやチェックのための人件費も大幅に削減できます。
こんなことで
困っていませんか？
PROBLEM
- 郵便料金が上がり、書類の郵送コストが増加している
- 未提出書類の催促、不備修正のやり取り業務が負担になっている
- COEの代理申請に必要な書類が多く、提出書類を作成するのに膨大な時間がかかっている
特長
FEATURECOE申請に必要な手続きをオンラインで行える仕組みを構築いたします。
入力チェック機能や申請帳票のダウンロード機能など、ご希望に合わせたカスタマイズも可能です。
オンライン受付によるコスト削減
パソコン、スマートフォンから必要書類の入力、アップロードも合わせて行なえます。留学生入学手続き業務に携わる人件費や郵送コストを大幅カットします。
書類確認作業の手間削減
入力チェック機能や補足説明表示により、留学生が正確なデータを入力しやすくなり不備修正の対応を削減する事ができます。
COE申請の書類作成を効率化
オンライン受付をした留学生の入学手続きデータを、自動的にCOE申請帳票に落とし込む事も可能です。
概要図
IMAGE
の構築例
EXAMPLE機能
FUNCTION留学生は学籍番号やメールアドレスを用いた本人認証で、専用ページから書類のダウンロードや提出、
ご担当者は管理ページから、個別の申請内容の確認や不備項目の差し戻しなど幅広い機能を備えております。
留学生専用マイページ
留学生は専用のページから、入学に必要な書類の提出や入学の手続きをすべてオンラインで完結できます。
ご担当者管理ページ
ご担当者さまは専用の管理ページにて、留学生ごとの申請内容を確認できます。また、記入漏れや書類不備などによる差し戻し対応も可能です。
入力チェック機能
入力チェック機能を搭載し留学生の入力ミスを防止します。
各種システム連携
選考結果通知や入学手続、お支払いなど、外部システムとの連携や機能拡張の対応も可能です。
導入事例
CASE
留学生の入学手続き事務処理をSPIRAL® でオンライン化！ 手続きスピードのUPと人件費・郵送費の大幅削減を実現
工数や差し戻しを減らしたことで、COE申請に携わるスタッフの数が従来の半分に。また、各種手続きをオンライン化したことで、 郵送コストを約60%削減することに成功した。
立命館アジア太平洋大学
詳しくみる価格
PRICE学校様ごとのご要望に沿って構築いたします。
まずはお気軽にお問い合わせください。
初期費用
学校様ごとのご要望に沿って構築いたしますので構築費は変動いたします。
・アカウント発行費 100,000円
・構築費 別途見積り
月額費用
50,000円〜
学生数など、データ件数に応じ従量課金
よくある質問
FAQ-
- 紙・郵送・メール対応と比べて、SPIRAL®はどのような違いがありますか？
- SPIRAL®の留学生入学手続き・COE申請システムは、これまで紙・郵送・メールで行っていた入学申請や各種書類提出をオンラインで完結できます。留学生はスマートフォンやパソコンから書類のアップロード・手続きがすべて可能で、担当者は管理ページから申請内容の確認・差し戻しをリアルタイムで行えます。入力チェック機能により書類不備を事前に防止できるため、不備修正のやり取り業務も大幅に削減されます。
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- 導入から運用開始までの流れと期間の目安を教えてください。
- SPIRAL®の導入は以下の5ステップで進みます（目安：4〜6ヶ月）。
①ご相談・要件ヒアリング
②お見積もり・ご提案
③ご契約・アカウント発行
④システム構築・テスト
⑤運用開始
学校ごとの申請フローや帳票要件に合わせて柔軟にカスタマイズして構築します。要件が固まっていない段階でもお気軽にご相談ください。
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- 導入費用の目安を教えてください。
- SPIRAL®の留学生入学手続き・COE申請システムは月額50,000円〜（学生数などデータ件数に応じた従量課金制）、初期費用はアカウント発行費100,000円＋構築費（学校ごとの要件により変動）でご利用いただけます。詳細なお見積りは要件をヒアリングの上、無料でご提案しています。
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- 提出された書類や個人情報の安全性はどのように確保していますか？
- 不正アクセス対策を考慮したシステム構成によるインフラ対策のほか、管理画面へのアクセスについてもIPアドレス制限やSSLクライアント認証が可能です。
詳細は以下をご参照ください。
https://www.spiral-platform.co.jp/service/spiralv1/security/
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- 留学生はどのように書類を提出しますか？
- 留学生は専用マイページにアクセスし、PCまたはスマートフォンから以下の方法で書類を提出します。
フォーム入力：氏名・住所・在留情報などの必要事項をフォームに直接入力
ファイルアップロード：パスポートのコピーや証明書類などをPDF・画像形式でアップロード
入力チェック機能により、記入ミスや記入漏れをその場で検知・通知するため、差し戻し対応の回数を削減できます。
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- COE申請に必要なデータの作成は自動化できますか？
- はい、対応可能です。SPIRAL®では、オンラインで受け付けた留学生の入学手続きデータを、自動的にCOE申請帳票に落とし込む機能を実装することが可能です。これにより、COE申請に必要な書類作成にかかる膨大な時間と人件費を大幅に削減できます。実際に立命館アジア太平洋大学様では、COE申請に携わるスタッフ数を従来の半分に削減した実績があります。
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- 各留学生の提出状況を管理者がリアルタイムに確認できますか？
- はい、できます。管理者は専用の管理ページから、各留学生の書類提出状況を一覧でリアルタイムに確認できます。
不備や記入漏れがあった場合は、システム上から該当の留学生に対して差し戻し・修正依頼を送ることも可能です。メールや電話でのやり取りを削減し、担当者の管理工数を大幅に削減できます。
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- 入学選考通知や支払いシステムなど外部システムとの連携は可能ですか？
- はい、可能です。SPIRAL® ver.1のAPI連携機能を用いて、入学選考の通知システムや支払い管理システムなどとのデータ連携が可能です。
詳細は以下をご参照ください。
https://www.spiral-platform.co.jp/service/spiralv1/services/
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- 留学生がスマートフォンで手続きを行うことはできますか？
- はい、スマートフォンからすべての手続きをオンラインで完結できます。フォーム入力・書類アップロードいずれもスマートフォンに対応しており、海外にいる留学生でも来日前から手続きを進めることが可能です。
マルチデバイス対応のため、PCやタブレットからもご利用いただけます。
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- 導入によってコスト削減できた事例はありますか？
- はい、あります。
立命館アジア太平洋大学様では、入学手続きのオンライン化により担当スタッフ数を約50%削減、郵送コストを約60%削減した実績があります。
参考事例：https://www.spiral-platform.co.jp/case/apu/
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まずはお問い合わせください！
具体的にやりたいことが決まっていなくても大丈夫です。まずは気軽にご相談ください。事例紹介、情報提供などを通して、解決策の明確化のお手伝いをいたします。