議事録はGoogleアプリの音声入力で自動文字起こし！メリットや使い方を紹介

手間のかかる議事録は、音声入力アプリを利用することで作成の手間を大幅に軽減できます。音声入力アプリを使ったことがないという方には無料で使えるGoogleアプリがおすすめです。体的な使用方法やメリットを紹介していきます。

Googleドキュメントで音声入力するメリットと注意点

まずは議事録作りにGoogleドキュメントの音声入力を使用するときのメリット、注意点を見ていきましょう。

手入力より速く、簡単に自動で文字起こし

会議の音声を文字に起こす作業は多くの時間を消費します。特に、タイピングには時間がかかるものです。例を挙げると、パソコンスピード認定試験1級に合格した人でも、10分間にタイピングできるのは約1,000文字程度といわれます。

一方、音声認識なら10分間に約1,500文字程度入力できます。そのため、Googleドキュメントの音声入力を使用すると、手入力で議事録を作るよりも早いスピードで仕上げられるのです。

細かな手直しは必要

音声入力はスピーディーにテキスト化できますが、『修正は必要』です。現段階では、音声にならない改行や句読点は認識できませんし、和製英語も正しく入力できないことがあります。

以前と比較して、音声入力の精度は上がっていますが、完全に修正が発生しないレベルには達していないのです。

ただし、使用方法によっては、修正の手間を考えたとしても、十分使うメリットがあります。タイピングで全て入力するより早く、議事録を作れる可能性もあるのです。

Googleアプリを使って議事録をとる方法

Googleアプリを使用した議事録の作成は、具体的にどのように行うのでしょうか？効率的な作り方を紹介します。

ドキュメントの作成と共有

まずは議事録を音声入力するための新規ドキュメントをスマートフォン上のアプリで作ります。作成した新規ドキュメントに名前を付け、URLをコピーしてパソコンと共有しましょう。

URLの共有は、メールやSlackなど、普段使っている共有しやすい方法で行います。これで音声入力の下準備ができました。

音声入力

次に、実際の音声入力をします。まず、パソコンとスマートフォン、両方の画面で先程作った音声入力用のドキュメントを開きましょう。

ここで操作するのはスマートフォンです。音声入力ができるよう、ドキュメントを文字入力画面にし、右下の『マイク』マークをクリックします。あとは会議が始まると、自動的に音声入力が始まる仕組みです。

入力内容の手直しや編集

スマートフォンで音声入力が始まると、パソコンにもテキストがリアルタイムで表示されます。ただし、この時点では改行や句読点はありません。誤字がある可能性もあります。

そこで、『同時に修正』を加えていくのです。聞きながら修正していけば、精度が悪く意味が通らない音声入力の箇所があっても、比較的簡単に修正できるでしょう。

加えて、この方法では、会議が終了すると同時に、テキスト化も終わります。社内ルールによっては、修正し終わったテキストをそのまま議事録として認めているところもあるでしょう。

内容をまとめ直す必要がある場合でも、大枠のテキスト化は終わっているため、比較的短時間で議事録を作れます。

議事録以外の使い道

簡単に音声入力の機能を使えるGoogleアプリは、議事録作成以外にも使用できます。日常的に使用することで、手間を省いたり、貴重なアイデアを記録したりする手助けになります。

会議以外の音声の文字起こし

音声入力は、会議以外にも音声の文字起こしに使えます。例えば、ちょっとした打ち合わせのときにメモ代わりとして使えば、話の内容に集中しつつ記録も残せて便利です。

他にも、ペンと紙を出せない出先で一言メモを残したり、音声が聞き取りづらい方とのコミュニケーションに使用したりすることも可能です。

このような場合、音声入力でテキスト化した文章を見てもらい、相手には文字入力をしてもらえばスムーズに会話が進められます。

下書きやメール作成

Googleアプリの音声入力は、ビジネスメールなどの下書きにも使用できます。

議事録を作るときには、ビジネス文書の体裁を作るために、誤字脱字の修正や改行・句読点の挿入が必要です。

しかし、下書きの段階の文章であれば、そこまで厳密な精度は求められません。誤字脱字は清書の段階で修正すればよいのです。

また、業務アイデアを出す目的で使用してもよいでしょう。きちんとした文章にこだわらず、短文や箇条書きでテキスト化しておくのです。

メール作成に音声入力を使用するのもおすすめです。メールは、シーンによっては話し言葉のように書くこともあるため、音声入力で作りやすいといえます。

まとめ

議事録を作るには、Googleアプリの音声入力を使用すると便利です。タイピングで入力するよりもスピーディーな入力ができるため、議事録を早く作成できます。

スマートフォンで音声入力し、パソコンにリアルタイムで同期されたテキストを修正する方法なら、会議終了と同時に議事録作りを完了させることもできます。

手作業で議事録を作成している方は、一度Googleアプリの音声入力を試してみることをおすすめします。議事録作成の時間や手間の軽減によって、メインの業務リソースも拡大するはずです。

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