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ARTICLEメール配信システムを使うメリットは？基本や選び方とともに紹介
ECサイトの運営や、メールマガジンの配信に欠かせないメール配信システム。メール配信システムを利用するとどんなメリットがあるのでしょうか？基本的な機能や選び方も合わせてご紹介します。
メール配信システムとは
メール配信システムは、自動でメールを配信してくれるシステムです。多くの事業者が提供しており、その機能や種類はさまざまです。
メール配信システムにはどのようなタイプがあり、どのようなシーンで使われているのでしょうか？
メール配信システムのタイプ
メール配信システムは、用途を基準とすると2つのタイプに分類されます。
大量配信型
1つは、大量配信型と呼ばれるタイプで、1度にたくさんのメールを配信するために用いられるシステムです。
メールマガジンや自治体からのお知らせなど、同じ内容を一度に配信する場合に向いています。セグメントの設定はある程度可能ですが、こちらのタイプはやはり大量配信に特化した機能と言えるでしょう。
セグメント型
もう1つはセグメント型です。セグメントとはビジネス用語では『分野毎の分類』を指します。メールマガジンなどに登録したユーザーから得たデータを元に年齢・性別・趣味などの情報を分析し、ユーザーに合ったメールを配信するシステムです。
セグメント型はユーザーのニーズに近しいと思われる内容のメールを送ることができますので、ユーザーの興味を引きやすく、メール1通における効率が比較的よいという特長があります。
最近では大量配信型、セグメント型の両方の機能を兼ね備えたものや、ステップメール、1to1メールなどより高度な配信ができるメール配信システムも多く登場しています。
メール配信システムのタイプについては、「メール配信システムの仕組みとは。タイプや利用形態、選び方を紹介」をご一読ください。
メール配信システムの利用形態
メール配信システムの形態は主に『クラウド型』と『オンプレミス型』に分けられます。
クラウド型は、インターネット上にあるリソースを活用してメール配信システムを利用する形態です。ソフトウェアやシステムがクラウド上にあるため、自社でリソースを割く必要がありません。初期費用や管理維持コストが低く、インターネットにつながる端末があればどこからでもアクセスすることができます。
対してオンプレミス型は、自社でサーバーなどを準備する必要があります。初期費用や管理・セキュリティ費用を自社で負担するため費用はクラウド型よりかかりますが、自社の要望に沿ってカスタマイズできるのがメリットといえるでしょう。
メール配信システムの利用形態については、「メール配信システムの仕組みとは。タイプや利用形態、選び方を紹介」をご覧ください。
メール配信システム利用のメリット
メール配信について、「BCCを使ったメール送信でも十分ではないか。」とお考えの方も多いのではないでしょうか？メール配信システムを利用するメリットを3つ、ご紹介します。
業務の効率化
1つ目のメリットは業務の効率化です。
メール配信を行うためには様々な業務があります。配信前はメール文章の作成や送付リストの精査、送信日時の設定があり、配信後も配信停止依頼があった場合の対応や、開封率やクリック率の測定などがあります。
これらをすべてを手動で行おうとすると時間がかかります。そこで、システムで行えることはシステムに任せることで、マーケティング担当者は人にしかできない業務に集中することができます。
例えば、システムで条件に沿った送付リストを作成したり、配信停止依頼を自動で処理できるので、マーケティングの担当者はメール内容の作成により注力することができるのです。
手動でメール配信を行えば、確かにシステムの料金はかからないのですが、配信数や配信頻度、ビジネス規模があまりに大きい場合は、かえって人件費がかさんでしまうケースもあるようです。
料金だけでなく、業務の効率も考慮してメール配信システムの導入を検討しましょう。
メリットについての詳細は、「メール配信システムの構築は何がメリット？サービスや種類について」をご一読ください。
セキュリティ
2つ目のメリットはセキュリティ対策がされるということです。
メール配信における個人情報漏洩の原因はウイルスだけでなく、ヒューマンエラーによるものも多く報告されています。
メール配信サービスはメールを1通1通送る仕組みであったり、誤送信防止のためのポップアップが表示されるなど、セキュリティ対策が取られているため、ヒューマンエラーの減少につながるといえるでしょう。
例えばBCCに入れるべき宛先をCCに入れてしまった、送る相手を取り違えて誤送信をしてしまった、というケースは未だに後を絶ちません。
- メールの誤送信を防ぐための方法については、「メール配信の“うっかり”誤配信を防ぐためには？」をご一読ください。
- メールソフトのセキュリティについては、「クラウドメールのセキュリティは大丈夫？対策方法と注意点とは」をご一読ください。
効果測定やマーケティング
3つ目のメリットは効果測定をより簡単に、そしてより詳しく行うことができるという点です。
メール配信システムにはメールの開封率や、メール本文に記載されているURLのクリック率、コンバージョン率を自動で集計してくれる機能を持っているものもあります。
配信したメールごとに集計ができますので、他の計測ツールを使って手動で集計をする手間を省くことができます。こうした情報を元にメール配信の内容を改善していくことで、メール配信の効果を高めていくことができるでしょう。
また、効果測定から得られた情報をもとに、ユーザーの好みに合わせた情報を届けるレコメンドメールを送ったり、条件に沿って段階的に自動でメールを送るステップメールを活用することで、更に効果的なメール配信を続けることもできます。
メール配信スタンドについての詳細を知りたい方は、「メール配信スタンドとはどんなもの？メリットや選び方のまとめ」をご一読ください。
メール配信サービスの選び方
まず、メール配信の目的、想定配信数、効果測定の方法を決めましょう。
例えば、学校の情報共有として、約600人にメールを月一回送る、メール内にURLなどのリンクはないので、効果測定はしなくてもよい、という場合と、ECサイトのメールマガジンとして、1万人に毎週一回送る、効果測定はクリック率と、そこからの購入率（コンバージョン率）を計測し、購入者にはレコメンドメールも送りたい、という場合では、必要な機能が全く違ってきます。
自社で必要な条件と予算を決めた上で、複数のシステムを比較しましょう。
配信システムを比較する際に基準となるポイントをご紹介しますので、参考にしてください。
メールの到達率や配信上限
大量に送信された営業メールなどは、受信側のセキュリティ機能や使用しているクライアントによっては、迷惑メールとして扱われてしまう場合があります。そのため、送ったメールのうちどれだけ受信ボックスに届いたかという到達率は、サービスを選ぶうえで重要なポイントです。
特に、クラウドサービスの場合は、複数のユーザーが同じ環境を使ってメールを送信するため、迷惑メールを大量に配信するユーザーがいると、同じサービスを利用しているだけで迷惑メールと判断されてしまう場合があります。
そうしたユーザーはサービスの申込時の審査で敬遠されているとは思いますが、メール配信サービス全体の到達率もチェックしたほうが良いでしょう。
また、配信の上限数も、サービスを選ぶポイントといえるでしょう。継続的なメール配信を考えている場合は、現在のメール配信数でプランを選ぶと、配信数が増えた際に上限にあたってしまう可能性があります。将来的なメール配信数も考慮して、配信数に余裕のあるプランを選びましょう。
メール配信システムの選び方については、「メルマガ配信サービスの選び方と注意点をご紹介」をご一読ください。
対応している端末
最近ではスマートフォンでもメールチェックをする方が多くいます。最近ではスマートフォン対応のシステムが多いと思いますが、未対応のメール配信システムですと、フォントやレイアウトが崩れてしまう可能性があります。どの端末に対応しているサービスか、事前に確認しておきましょう。
メール配信システムの機能については、「メール配信システムの機能とは。システムでできることや選び方」をご一読ください。
まとめ
メール配信サービスは、マーケティングや情報共有に有効的に利用することができます。しかし、用途とサービス内容がマッチしていないと、ただ費用が無駄になってしまう場合があります。
まずは、どれくらいのユーザーにどのようなメール配信をしたいのか、効果測定はどこまで細かく行う予定か、予算はいくらか、といった条件を明確にし、自社に合うメール配信サービスを選びましょう。
また、メール配信から運営・分析まで全てをワンストップで効率化していきたい方には弊社のメール配信サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
