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ARTICLE予約管理システム・アプリのメリットとは？特徴と選び方を押さえよう
さまざまな方法で予約を受け付けていると、予約漏れやダブルブッキングなどの問題も発生しやすくなってしまいます。予約管理システムを利用して、予約に対し的確な管理を行っていきましょう。予約システムの種類や機能、注意点を紹介します。
目次
予約管理システム・アプリの基礎知識
インターネットや電話、メールなど、昨今では複数の方法で予約を受け付けるのが一般的ではないでしょうか。
しかし、予約情報を一元化しないと、二重予約を取ってしまったり、電話やメールに対応する時間コストが発生したりする場合があります。
このような問題を防ぐために開発されたのが「予約管理システム」です。予約管理システム利用するためにも、まずは予約管理システムはどういったものか、概要から把握してきましょう。
予約情報を一元管理
予約管理システムとは、電話やメール、予約サイトからの申込など、複数の方法から行われる予約を、一つの場所でまとめて管理するシステムのことです。
予約管理システムにはほかに、 自動メール送信・顧客管理・オンライン決済など、予約業務に関するさまざまなサポート機能が備わっています。
システムごとに機能や対象人数などに差異はありますが、適切な予約管理システムを導入することで、スタッフの負担を軽減し、顧客満足度を高めることにつながります。
グルメサイトを皮切りに注目が集まる
予約管理システムが注目を集め出したのは、 主にグルメサイトの登場が皮切りだったといわれています。
グルメサイト登場前までは、お店を予約する場合は電話で行うのが一般的でした。利用者側からしてみれば、 電話がつながるのが確実ではない、つながったとしても希望の日時に予約できるか分からないという問題があったのです。
しかし、グルメサイトから予約できるようになったことで、わざわざ店舗に電話をしなくてもネット上でお店の空き状況を確認し、その場で予約ができるようになります。
ここから予約システムに注目が集まり、 ほかの業界、公共機関にまで一気に広がっていきました。
予約管理システム・アプリの主な管理方法
予約管理システムには、 業務形態や予約方法に対応する形で、管理方法が何種類かに分けられます。ここではよく導入される代表的な種類を見ていきましょう。
時間単位での管理
予約可能時間を30分、1時間といったように一定の時間で区切り、利用者側に希望時間を予約してもらう管理方法です。サロンや飲食店の予約のほかに、企業内でも会議室や応接室の確保といった用途で利用されます。
こちらは飲食・美容・病院・駐車場など幅広い業態で使うことができるほか、社内の備品貸し出しの管理などにも使うことができます。予約システムの中では、もっともよく見るタイプです。
日単位での管理
日数単位での管理は、結婚式の予約やレンタカーの貸し出しなどの1日単位での管理が必要な業種や、 宿泊施設やキャンプ場の予約など、数日がかりでの管理が必要な業種でもよく使われます。
このシステムでは数カ月先まで予約されることもよくあるので、リマインド機能や、予約日が近づいたら予約者に自動でメールを送る機能などがある管理システムを選ぶとよいでしょう。
イベントごとの管理
こちらはセミナーや講習会、パーティーイベントなど、特定の日にちにのみ必要な予約をカレンダーに埋めていく方式です。
人数の上限設定や、イベント会場までのマップや連絡先などの情報と連携して利用できるものを選ぶのがおすすめです。
また、イベントが定期的に行われる場合は、毎週〇曜日、毎月の×日などの条件設定ができるツールだと、イベントのたびにあらためて情報を入力せずに済むので便利です。
予約管理システムやアプリを利用するメリット
予約管理システムやアプリは、多くの企業や店舗に導入されています。その理由は導入することで得られるメリットがあるからです。予約管理システムを導入するメリットについて解説します。
機会損失を減らせる
営業時間内でしか受け付けられない有人対応とは違い、予約管理システムを使えば、365日24時間予約を受け付けることができます。営業時間内では電話などで予約を取ることが難しい人や、時差のある海外からの予約対応もできるようになるでしょう。
加えて、病院やサロンなど、プライベート色の強い業種では、人が対応することを嫌がられる場合もあり、そのようなケースで気楽に予約できるようになるのも予約管理システムのメリットです。
予約システムを導入すると対応の手間が省けるだけでなく、機会損失を防ぐことができます。
データ管理が楽にできる
電話やメール、Webサイトなどさまざまな方法による予約を、一つのデータで管理できるのが予約管理システムの強みです。二重予約などのミスが起こりにくく、管理コストも軽減できます。
加えて、顧客情報の管理も楽に行えるようになります。連絡先や住所、メールアドレスなどの情報を顧客の名前に紐付けて管理できるので、1度同じシステムを予約したユーザーがもう1度個人情報を入力する手間などを省けるようになるのです。
仮予約や事前決済などの便利な機能も
予約管理システムは、電話やメールにはない便利な機能を使うことができます。関係スタッフへのリマインド機能、予約があった際に自動で返信するボット機能などがそれに該当します。
スタッフ側だけでなく、利用者側にとっても便利な機能があります。代表的なものを挙げると、仮予約や事前決済といった機能です。
「予約を確定するかはまだ決めていないけれど、枠は取っておきたい」というユーザーが利用することで集客アップにもつながりますし、事前決済は当日の入店・入場をスムーズにします。
そのほかにもイベントの入場証の自動発行や、アンケートの自動送信などといった機能も、システムによっては付属していることがあります。
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予約管理システム・アプリの便利な機能
予約管理システムには便利な機能がたくさんあります。その中でも代表的な機能について紹介しましょう。
データの分析
顧客データの管理だけではなく分析する機能もあります。例えば、予約をしている人の年齢や性別、住まいなどの統計を取り、ニーズや偏りを見抜くことが可能です。
高齢者の利用が多ければ、若者に使ってもらうための新サービスを展開する、新たな事業を始める際に分析したデータを基にターゲットを想定したりと、イベントの改善や新規事業計画に活かすことができます。
メール配信
予約システムの機能としては、メール配信機能もオーソドックスです。予約日が近づいてきた予約客に対して送るリマインドメールにより、キャンセル率の低下につながります。
またメール配信機能は、ダイレクトメールやクーポンの配信などにも利用できます。配信したい情報に興味を持ちそうなユーザーに対し新たなイベントの宣伝をしたり、1度自社のサービスから離れてしまったユーザーを呼び戻したりといったことが行えます。
他システムとの連携
外部サービスと連携できるシステムもあります。特に今の時代、 SNSからイベントや店舗、サービスを知る人も増えており、SNSから予約ができるフォームや、予約したサイトからSNSに予約済報告をできる機能などは重要です。
そのほかにも、より詳細に利用状況を分析できるアナリティクスツールやMAツールと連携が取れることで、システムに不足しがちな機能を補ったり、サービスの分析やブランディングをより詳細に行うことができるようになります。
予約管理システムやアプリ導入の注意点
予約管理システムやアプリは便利な機能も多く、さまざまなメリットがある一方で、トラブル防止や、よりシステムを有効活用するためには使い方に注意する必要があります。
導入する際の注意点についてあらかじめ知っておき、対策を用意しておきましょう。
必要な機能を精査する
まずは自社の予約管理システムに、どのような機能が必要なのかを精査し、必要な機能に優先順位を付けましょう。
ネット上にある予約管理システムやアプリのほとんどは、1社ごとにカスタマイズしたわけではないので、必要な機能を全て備えているとは限りません。
「絶対に欲しい機能」と「あれば欲しい程度の機能」をあらかじめ決めておくと自社に合ったシステムを選べるでしょう。
対応デバイスを考慮
現在はマルチデバイスに対応したシステムやアプリは多いですが、中にはPCのみしか対応していないものもありますので、選定前に確認するようにしましょう。
スマホに対応していたとしても、どのバージョンまで対応しているのか、単純に操作ができるだけではなく、デザインや機能もスマホ対応しているのかといった、対応状況についても確認する必要があります。
屋内に限らず、外出先からでも予約状況が確認できるようにするためには、パソコンとスマホの両方に対応しているものを選ぶようにしましょう。
システムが集客してくれるわけではない
メールの自動配信や顧客分析の機能など、予約管理システムは集客のサポートをしてくれる魅力的な機能が備わっています。しかし、システムの役割は「管理」が主体であり、システムを導入することが直接的な集客に結びつくわけではありません。
集客のためには魅力的なコンテンツを発信し続ける必要があります。メール文にしても、毎回コピペメールでは求心力はあまりありません。市場の変化や顧客のニーズに合わせて常にアップデートすることが集客につながります。
またシステム自体も、もっとよい機能がないか、外部のツールと連携することでより利便性を向上できないかといった精査を定期的に行いましょう。集客につなげるためには、コンテンツの作成者が主体的に動くことが重要です。
予約管理システム・アプリの選び方・比較のポイント
自社で使うシステムを選定する際に、どのような部分に注目して決定すべきでしょうか。システム選定のポイントについて解説します。
無料プランがあるかどうか
予約管理システム・アプリの中には導入後一定期間限定で無料利用ができるものや、機能を制限した上で無料プランが用意されているものあります。初めてシステムを使う場合は、このような無料版があるものを選ぶことをおすすめします。
いきなり有料版から導入すると、システムがサイトに合わず、切り替えようと思ったときに余計なコストが発生してしまうためです。ほかのシステムが気になっても、すでに乗り換えることもできません。
無料版があるものを使って、複数のシステムの使い勝手やインターフェイスなどを最初に比較し、自社にとってよりよいものを選ぶようにしましょう。
導入実績やセキュリティ
予約管理システムは幅広い業種で利用されていますが、業界や会社規模による相性があるものも少なくありません。
導入実績を確認することで、どのような業種・業態・規模の会社が導入に積極的なのか、また自社と類似する会社は導入してみてどのような感想を持ったのかを知ることができます。自社に導入する際の参考にしましょう。
セキュリティ対策がしっかりしているかも確認しましょう。顧客情報を扱う以上、データの漏洩や紛失は重大な損害となります。万が一が発生しないよう、暗号化や管理者制限機能、使用者の履歴を確認できるシステムを選ぶことも重要です。
操作が簡単か
初めてシステムを導入する場合には、操作が簡単なものをおすすめします。操作が難しい管理システムの場合、 スタッフへの研修や慣れるのに時間がかかり、結果的に余計なコストがかかってしまいます。ミスも発生しやすくなるでしょう。
また、飲食店の予約などでは接客のスピーディーさに関わることもあります。機能が豊富にあっても直感的に利用できるデザインのシステムも多くあるので、無料版などで試してみて操作性のよいものを選ぶようにしましょう。
予約管理システム・アプリの導入手順
システムを導入する場合、どのような手順や流れを辿ればよいかを、簡単に説明します。
ニーズに合ったシステムの選定
まず行うべきは、システムの選定です。自社で必要としている機能やサポート体制、予算やセキュリティ水準などの洗い出しを行い、それらの要求に応えられるシステムを探します。
全てのニーズを満たせるシステムを発見するのは難しいので、必須項目とそのほかの項目に分けてピックアップしておくと、選定はスムーズに進みます。
無料体験版の利用や他者の利用レビューの確認などをし、この時点では複数のシステムを候補に挙げておきましょう。すぐ一つに決めてしまうと、価格相場やシステムの最低水準が見えにくくなってしまいます。
資料請求や相談
システム候補を複数選んだら、それぞれのシステムを提供している事業者に対して資料請求や、直接相談を行いましょう。
資料には、ホームページには書かれていない仕様やより詳細な導入実績について知ることができます。資料を比較して、より自社の訴求を満たせるシステムを選ぶことが大切です。
直接相談することで、サポート体制についても知ることができます。相談スタッフの対応や自社システムへの理解度は、導入後にトラブルがあった場合に迅速に対応してくれるかどうかも見えてくるので重要です。
中には、導入のサポートや、どのように運用していけばよいのかまで相談に乗ってくれる事業者もあります。システムの機能や使いやすさだけでなく、事業者とも今後付き合っていけるのかどうかについて検討しましょう。
設定と運用
実際に導入する際には、一斉に導入するのか、それとも特定の店舗や機能から試していくのかなど、どのように導入していくのかについても考えましょう。この内容によって準備期間や必要作業が変わってくるからです。
設定については、事業者側のサポートがあると自社の業務負担が減少します。アカウントの作成やサーバーとのリンク、外部ソフトとの提携など、必要なものを順番に行っていきましょう。
設定ができたらいよいよ運用です。運用にあたっては事前に想定していなかった課題や問題点が浮かび上がってくることがありますので、解決策を検討していきましょう。想定していた成果が出ているのかどうかを判断するには、経過を一定期間見守る必要があります。
まとめ
予約管理システムはさまざまな予約方式からの利用情報を一元化するだけでなく、顧客管理やイベントのフォローアップなども行えるので便利です。
予約サービスを運用している場合、予約管理システムを利用することでスタッフの負担軽減、コスト削減につながります。
また予約管理には自動メール配信機能や顧客分析といった集客性を高めるための機能も付いているものが多く、サービスの運用や業務改善にも役立つでしょう。
無料体験を行っている事業者も多いので、色々なシステムを試して、自社のニーズにぴったりのものを選んでみましょう。
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