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ARTICLEイベント管理システムとは？担当者に嬉しい機能やメリットを紹介
セミナーをはじめとしたイベントの管理には、運営担当者にとって多くのメリットがある『イベント管理システム』を利用してみてはいかがでしょうか。システムの基本から利点まで詳細に解説しますので、ぜひ導入の参考にしてください。
目次
イベント管理システムとは？
イベント管理システムとは、セミナーや展示会などの企画から集客、受付、開催後のフォローまでを一括で管理できるシステムです。受付の効率化や顧客情報の一元管理により、業務負担を軽減しながらスムーズな運営を実現します。
さらに、配信やアンケート機能などを活用することで、開催後の分析や次回施策にもつなげられます。
イベントに関する情報を一括管理
企業がイベントを催す場合、企画やコンセプト、予算などのイベントの中身や、当日の来賓や参加者のリスト、プログラムなど、多くの情報を管理しなければなりません。
これらの情報を手動で管理すると、人為的ミスも起きやすくなってしまいますし、担当者のタスクが大幅に増加してしまいます。
このような膨大なイベント情報を1つのシステム内で管理できるのが、イベント管理システムを導入する大きな強みです。編集や新規項目の追加も楽に行えるため、複数のイベントを同時に管理するのも苦ではなくなります。
また、クラウドを利用すれば情報共有もスムーズになるので、当日のスタッフ間の連携の確認やタスク管理にも大きな効果を発揮してくれるでしょう。
イベント管理システムの主な活用シーン
イベント管理システムは、イベント運営に関わる業務を効率化したい場面で幅広く活用されています。これは、申込管理や受付対応、参加者への連絡などを一括で管理できるため作業負担の軽減やミスの防止につながり、円滑な運営を実現できるためです。
また、大規模なオンラインイベントにも対応しており、安定した配信環境のもとで、登壇者と参加者がリアルタイムにやり取りできる機能を備えたシステムも多くあります。これにより、オンラインでも臨場感のある体験を提供することが可能です。
さらに、リード獲得を目的とした活用も一般的です。参加者の行動データやアンケート結果をもとに分析を行うことで、効果的なフォローや商談機会の創出につなげられます。こうしたデータは、次回のイベント改善やマーケティング施策にも役立ちます。
関連記事：イベント管理システムとは。よくある機能と活用のメリット
イベント管理システムを企業が導入するべき理由
イベントはオンライン・オフライン問わず多様化し、運営の負担も増えています。企画や集客だけでなく、当日の進行や開催後のフォローまで含めて、質の高い体験を提供することが成果につながります。
一方で、これらを人手だけで管理すると、対応漏れや遅延、担当者による品質のばらつきが発生しやすくなります。また、参加者データの整理や分析が難しい点も課題です。
イベント管理システムを導入すれば、申込管理や受付対応、メール配信などを一元化・自動化でき、業務効率を大きく改善できます。さらに、アンケートや行動データを活用することで、次回施策にもつなげやすくなります。
イベント管理システムの種類
イベント管理システムは大きく分けて2種類あります。それぞれの仕組みや特徴を見ていきましょう。
クラウド型とは
クラウド型は、インターネット上にあるITリソースを用いたサービスを指します。
データの保管や編集を、すべてインターネット上で行えるのが特徴で、ソフトウェアやサーバーの準備が不用です。初期費用や準備期間がかからず、最短で申し込んで当日にはサービスを利用できるようになります。
また、データを全てオンラインで管理するため、インターネットにつながっている端末さえあればどこからでも編集・閲覧できるのもメリットでしょう。情報共有がしやすくなり、スタッフ間の連携もとりやすくなります。
バージョンアップなどによる仕様変更についても、運営側が行ってくれるため手間がかかりません。
注意点としては、仕様変更があった場合や運営側で何らかの規約変更があった場合などに、それに従わなければならないという点です。サービスが終了した場合も使えなくなりますので、バックアップは取るようにしましょう。
パッケージ型とは
パッケージ型とは、社内のPCに直接ソフトウェアをインストールして利用するシステムです。自社サーバーを利用する点から、セキュリティに関しては外部に情報が漏れにくいのがメリットでしょう。
自社のサーバーを使うため、サービスのカスタマイズをしやすいのもポイントです。クラウド型であれば、事業者側のメンテナンスや仕様変更によって利用環境が左右されますが、パッケージ型ではその心配はありません。
ただし、ソフト購入やサーバーを用意するため、初期費用が発生することや、セキュリティその他の管理は自社で賄わなければならないこと、バージョンアップ時に更新費用がかかるといった点で、コスト面ではクラウド型に大きく劣ります。
イベント管理システムのサービス内容。ニーズに応じた機能選びを
イベント管理システムの選び方とポイント
イベント運営システムには、さまざまなタイプがあります。単純な料金比較だけでなく、ほかのポイントにも注目してみましょう。
サービスを選び方について解説します。
サポート体制の充実度
システム運営側のサービスについて、あらかじめ確認しておきましょう。
サポート体制は、メールのみで対応しているところもあれば、電話でのサポートに対応しているところもあるなど、運営によって大きく異なります。
メールの場合、対応が遅れてしまうケースもありますので、可能なら電話対応しているところの方がサポートは手厚いと言えるでしょう。
気軽に問い合わせできるかどうかも、サービスを利用する上での重要なポイントです。
必須機能と価格のバランス
せっかく運営システムを利用しても、必要な機能が入っていなければ費用対効果も半減してしまいます。どのようなシステムが必要なのかは、あらかじめ整理しておきましょう。
イベント運営で欲しい機能としては、顧客管理機能の充実は必須と言えます。インターフェイスの使いやすさや、事前決済、予約には対応できるか、外部ツールとの連携がどこまで可能であるのかも、調べておきましょう。
そして、それらの機能が予算と見合っているかどうかもポイントです。豊富な機能が揃っているものほど高額になってしまうので、自社で利用する機能の優先度や重要度、必須なのかどうかは整理しておくとよいでしょう。
無料で使える管理システムの注意点
無料で使えるプランを用意しているサービスも多数ありますが、多くの場合は『有料版への足がかり』です。
無料でもさまざまなオプションが使える場合は、イベントの管理数に上限があったり、イベント数に上限がなくても無料版では使えない機能があったりと、制限がかけられています。
基本的に無料版はサポート対応が親切とは言いがたいものもあり、またセキュリティ面にも不安が残るでしょう。企業で複数のイベント運営を考える場合は、無料版は使い勝手の確認程度の認識に留めておくのが良いかもしれません。
イベント管理システムの便利な機能
イベント開催の告知をしてから管理まで、スムーズに行える機能について紹介します。具体的な機能やメリットを知って、管理システムを取り入れる際の参考にしてみてください。
申込フォームの簡単作成機能があると便利
イベント参加者からの申し込みを、自動で受け付けてくれるサービスは多いですが、中でもフォーム作成機能が充実しているサービスはより重宝するでしょう。
資料請求だけの場合やキャンペーンへのエントリーといった分類も簡単になりますし、フォームのカスタマイズで見栄えもよくなります。
近年、オンラインで申し込むユーザーが増えていることもあり、簡単に手続きを行える点においても、参加率の増加に大きく貢献してくれるでしょう。
受付の自動化でヒューマンエラーを防げる
ヒューマンエラーを防止できることは、運営システムを利用するうえで最大のメリットとも言えるでしょう。
イベントの受付は、キャンセルや問い合わせのほか、締め切り間際に応募が殺到するといったケースも考えられますので、スタッフだけで対応するとかなり大変です。
多くの数をこなすことになるので、誤送信や申請漏れといったヒューマンエラーも発生してしまいます。個人情報の扱いにミスがあると、企業の信用問題になりかねません。
自動化することで、人の手ではミスしやすい作業も機械が担ってくれるので、ミスを未然に防げます。
人件費削減の効果も見込めるため、こういった作業は機械に任せてしまった方が安心でしょう。
イベント管理に便利なアプリを構築しよう。集客から顧客管理まで
イベント管理システムを活用した顧客管理方法
イベントに直接関わる顧客管理では、個人情報も含まれるため、そのデータの取り扱いには一段と慎重にならなければなりません。システムを利用することで、より情報の取り扱いが楽になることから大きなメリットが見込まれます。
どのようなものがあるか、具体的に見ていきましょう。
来場者情報の自動データ化
イベント開催前の来場者情報をリストで自動的に管理できるというだけでなく、当日にもとても役立ちます。
イベント当日は、本人確認や参加申し込みの確認をしなければなりません。当日のキャンセルや飛び入り参加希望者などで、事前にきちんと予約を取っていたとしても、来場者数はその通りにならないケースが多いのです。
そういった変動する来場者数の情報を、自動データ化することで適切な管理が行えます。
個人情報も安心
『プライバシーマーク』をご存じでしょうか。
これは、日本工業規格（JIS）が公表している制度で、個人情報が適切に管理されていることが認定された事業者に付与されるものです。
個人情報保護法案によって知名度が高まり、認証を受ける事業者が増えています。運営サービス事業の中には、このマークを取得しているところも多数あるようです。
こういった事業者に任せることで、個人情報の適切な管理が行えます。外部スタッフなどをイベントに使う際に情報漏洩リスクを考えるのであれば、利用した方がよいでしょう。
改正個人情報保護法で認められたオプトアウトに必要なこととは？
入場票の作成はシステムにお任せ
イベント当日の受付には、多くの人が殺到します。
身分証やチケットの確認には時間がかかってしまいますが、運営システムには、QRコードなどによって、あらかじめ入場表を作成しておけるサービスがあります。
このようなサービスを利用すれば、入場までの時間がスムーズになり、さらに会場内で異なったセミナーが行われる場合への対応も容易になるでしょう。
メール配信業務が円滑に
イベント直前の告知メールや、イベント終了後にアフターフォローのメールを送ることもあるでしょう。
また、次のイベントの告知や商品案内などを、顧客情報に基づいて送るケースもあるかもしれません。
そういった場合にも、運営システムを利用した顧客情報管理によってスムーズに対応できます。メールが重複したり未送信になったりするリスクも防ぐことができるでしょう。
イベント管理をエクセルで行う方法。タスク管理から顧客管理まで
イベント管理システムの導入が向いている企業
イベント管理システムは、申込対応から決済、当日の入場手続きまでを一元管理することで、運営にかかる負担を大幅に削減したい企業に適しています。特に、定期的にイベントや説明会を開催している企業や、参加者数が多く手作業での管理に限界を感じている企業にとって、導入効果が高いといえます。
また、予約や抽選の管理、LINEとの連携機能を活用すれば参加者対応を効率化しやすく、受付をQRコードで行うことで来場者情報の照合や支払い確認といった作業を簡素化できます。混雑の緩和やミスの防止にもつながるため、当日スタッフの負担軽減を図りたい企業にも向いています。
加えて、請求書の発行やメール送信なども自動化できるため、少人数で運営を回している組織にも導入メリットがあるでしょう。
まとめ
イベント管理システムの活用方法をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。多くのタスクの自動化によって、スタッフの業務も軽減されるため、ミスも少なくなります。
顧客情報の管理も行ってくれるので、事前の募集や終了後のフォローメールを送ることにも役立つでしょう。セキュリティ対策をしっかりしているサービスなら、社内で管理するより安心かもしれません。
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