事業主さま宛に毎月発送する「計表」に関わる膨大な手作業負担の軽減と、財形商品一本化に伴う財形業務の集約により倍増する業務量に対応した業務工程の見直しが急務に
SPIRAL®を導入することになった経緯を教えてください。
私たちが所属する「財形オフィス」では、2つの財形商品の一本化に伴い、これまで全国の各営業店でおこなっていた財形事務をすべて「財形オフィス」で一括して担うことになりました。その結果、業務量が大幅に増加することとなり、特に手作業でおこなっていた事業主さま向け計表の発送業務の削減が喫緊の課題となっていました。
そんな時に、スパイラル社から「テンプレートを基に、御行に合わせた財形貯蓄管理アプリを作りませんか？」とお声掛けいただいたことで、SPIRAL®で構築した「財形WITH」を検討し、このたび導入することになったのです。
SPIRAL®導入以前に抱えていた課題はどのようなものでしたか？
以前の計表発送業務は非常にアナログな運用をしていました。
システムで印刷された財形加入者さまの積立額情報などが掲載された大量の各種紙計表は、これまではすべて手作業で各事業主さまへ郵送していました。
発送業務は、宛先ラベルの作成、混入や誤発送を防ぐための再鑑、封入などの工程を経るため、多くの人の手を介する煩雑な業務でした。加えて、内容確認を終えた事業主さまから送付される書類の受付業務でも、郵便物などの開封作業から内容確認まで、すべて手作業でおこなっており、ミスを防ぐためとはいえ、膨大な人力がかかっていました。
商品の一本化によりこれらの作業は当オフィスでの担当事務として、業務量が大幅に増加することが明白であり、これは何とかしなければならないという思いがオフィスの総意でした。
スピード感と信頼性が決め手。金融機関として求められるセキュリティ要件に応えつつ、計表の閲覧から変更申請の受付まで、財形事務を「財形WITH」でWeb化
SPIRAL®を採用した理由を教えてください。
システムを導入する際に最も重視したのは、「スピード感」と「信頼性」です。今回のWeb化については、商品の一本化に合わせて確実にリリースしなければならないという絶対条件がありました。同様の要望を他社さまに伝えたところ「納期には間に合わない」という回答を提示されたこともありましたが、スパイラル社はスピードと柔軟性を両立させた提案をしてくださいました。その背景には、スパイラル社が他の金融機関での導入実績に基づいた、財形貯蓄管理のテンプレートをあらかじめ用意してくれていたことがあります。財形貯蓄の仕組みは業界内で共通する部分が多いこともあり、今回はこのテンプレートを活用しつつ、さらに当行独自の要件をカスタマイズしていただく手法をとることで、極めて短期間でのリリースを実現することができました。
スパイラル社のサービスを当行の別のサービスでも利用していた実績があったこともあり、金融機関独自の非常に細かいセキュリティ要件に対しても、真摯に、かつ柔軟に応えていただけたことも、信頼できると感じた大きな理由です。
具体的に、どのようなシステムを構築されたのですか？
主な機能は3つです。
1つ目は、計表のWeb閲覧とダウンロード機能です。事業主さまは専用のID・パスワードで「財形WITH」アプリにログインすると、積立予定額や残高などの加入者さま情報をWeb上で確認することが可能です。加えて、計表はCSV形式でダウンロードを可能としました。
アプリ内では検索機能があり簡単に見たい情報を閲覧できること、データのダウンロード機能は事業主さまの社内システムにデータを取り込むことも可能なため、事業主さまにとって便利なサービスになったと考えています。
2つ目は、積立額の変更申請などのWeb化です。事業主さまが画面上で各種情報を変更すると当行へ通知が届き、それに基づき変更対応をしています。
3つ目は、よく使用される財形専用の様式である新規申込書・変更申込書・解約払戻請求書など当行で制定している紙帳票をPDFフォーム化、「財形WITH」に搭載し、ダウンロード可能としたことです。ダウンロードしたPDFフォームはチェック機能も備わっており、記入必須項目に漏れがあればアラームが出ます。そのため、書類提出後に発生しがちな「不備による書類の差し戻し」の件数を大幅に低減する効果があります。
なお、PDFフォームに対応していない書類が必要な場合や特定の書類を多部数ご希望の場合は、アプリ内で帳票請求していただくことも可能です。
他に搭載している機能はありますか？
銀行から各種計表をアップロードした際に通知するお知らせメール機能や積立日前に事業主さまに金額を確定していただく必要があることから、変更期限を自動でお知らせするリマインドメール機能も追加しました。財形事務を集約していることもあり、事業主さまからの電話でのお問い合わせが多いため、よくいただくご質問をまとめた「FAQ：よくある質問」を掲載しました。
郵送から「財形WITH」上での閲覧へ切り替えたことで、業務負担が大幅に軽減。計表の提供から確認、さらには金額変更受付などをWeb上でリアルタイムにできるため、手続きの迅速化と処理工程・時間の削減も実現
SPIRAL®導入により、どのような効果が得られましたか。
まず、計表が事業主さまに届くまでの時間が劇的に短縮された点が大きなメリットです。近年は郵便事情の変化により、普通郵便の到着に以前よりも時間がかかるようになっており、例えば月末のデータで作成される計表も、銀行側の発送業務や郵送日数の影響で翌月中旬以降に届く場合がありました。
「財形WITH」を導入後は、Web上にデータで還元するため短期間でご確認いただけるようになり、このスピードアップは事業主さまからも大変喜ばれています。加えて、データをPCなどで保管できる利便性も省エネ・省スペースの観点から高く評価されています。
また、当行側でも、紙でご提出いただいた各種書類を、複数の手続きを経て保管していましたが、本サービスでは事業主さまがWeb上でおこなった変更をデータで保管できるため、書類保管や郵送にかかる業務が激減したことは、業務負担の軽減につながっています。
業務時間の削減にもつながっていますか？
現在は商品一本化に伴う移行期間中のため、先行利用は全体の3割弱に留まりますが、それでも確かな手応えを感じています。今後、より多くの事業主さまに本サービスをご利用いただくことで、かつてない規模の業務削減が実現できると確信しています。
今後の改修の予定があれば教えてください。
現在は、事業主さまと当行の間でおこなう手続きに限定しておりますが、今後は、加入者さまご自身がWeb上で積立額の変更などの手続きをおこなえるサービスの提供を目指しています。
また閲覧できる計表の範囲を拡充させ財形に関わるさまざまな計表をWeb上でご確認いただけるようにすることで、もっと利便性の高いシステムを目指していきたいです。
