手作業によるExcelでのデータベース管理とメール配信が限界に。セキュリティ面でも不安が残る運用だった
SPIRAL®導入前、どのような課題を抱えていたか教えてください。
私たちは、各試験の主催団体や学校から委託され、全国各地で運営される検定試験や大学入試などの運営をおこなっています。メイン業務は試験当日の運営と試験監督員の手配です。SPIRAL®を導入したのは2012年で、それまでは登録スタッフの管理は全てExcelでおこなっていました。
当時は登録希望者に来社していただき、面接カードに基本情報を書いてもらったり履歴書を提出していただいたりして、それを社員がExcelに入力してデータベース化していました。求人募集や応募受付もメールの一斉送信機能でおこなっており、それらはほぼすべて手作業。そのため業務効率は悪く、セキュリティ面も非常に脆弱な状態でした。登録者数が増えるにつれてこの方法に限界を感じ、まずは登録スタッフの管理とメール配信の効率化が急務となっていました。
エンジニアがいなくても、自分たちの手で運用・改善することで、業務にフィットする登録スタッフ管理システムを内製
SPIRAL®を採用した理由を教えてください。
一番の理由は、エンジニアがいなくても「自分たちで運用・改善していけそうだ」と感じたからです。当時は社内にエンジニアがいませんでしたが、SPIRAL®はローコードでデータベースやフォームを構築できる、当時としては画期的なツールでした。また、コストパフォーマンスが良く、「まずはスタッフ管理とメール配信の効率化から」というスモールスタートから始められる点も魅力でした。
導入後、まずはどのような改善から進めましたか？
最初は、案件が発生した際の応募フォームを送るメール配信用のデータベースとして使っていました。その後スタッフの管理については、まず登録用フォームを作り、それに自分で入力してもらう形にしました。ただ、当時はIDなども設けていなかったので、データベースの情報と、案件募集を見て応募してきた人を紐付けるものがない状態。本当にその人が応募してきたのかどうかは正直わからなかったのです。思い返すと、若干危うい運用でしたね。
スタッフ管理に課題を感じており、スムーズな運用を模索していたところ、マイページを作る機能（マイエリア）があることが発覚。マイページができたことで、スタッフ自身に登録情報の変更をマイページからしてもらえるようになりました。応募案件も、マイページに「案件の募集一覧」を表示させることで、情報を集約できるようになりました。さらに大きな進化は「スタッフID」による管理への転換です。当初はメールアドレスで個人を識別していましたが、アドレスを変更されると情報の紐付けが途切れてしまう問題がありました。そこで、スタッフごとにIDを発行して管理する仕組みに変更。常に最新の情報をマスターデータと紐付け、混乱なく管理できる基盤が整いました。
募集業務はどのようにSPIRAL®を活用されましたか？
最初の頃は、案件ごとに応募者のデータベースを作っていたのですが、案件数の増加に伴い、募集ページや応募フォームの作成作業が追いつかなくなっていました。それらの作業をできる人が限られていたため、特定の人に大きな負担がかかっていたのです。そこで、まず「１案件１データベース」をやめ、全案件を１つのデータベースに集約する仕組みに変更。これにより、同一人物が同日の別案件に重複採用されるミスも、システム側でIDの重複チェックをできるようにすることで問題は解消されました。そして、募集ページや応募用のフォームは、データベースの情報から、会場名や募集している役職など、キーワードが差し替わるようにしました。さらに、SPIRAL®の知識が浅くてもデータベースの必要な情報を扱えるように、社員用の管理画面を作成。データベースを直接触ることなく、案件名や勤務地、勤務時間などの情報を管理画面に入力すれば、その募集レコードができあがるよう改良しました。これにより、操作ミスで消してはいけないデータを消してしまうこともなくなり、社員の心理的負担も劇的に軽減されたと思います。
システムを改良したことで、現在はどのような運用が可能になっていますか？
現在は、募集から当日の運営、その後の交通費精算まで、SPIRAL®で一気通貫しています。当社の仕事は単発のアルバイトなので、都度、採用通知兼労働条件通知書を送る必要があります。以前は一人ひとり名前を変えて送っていましたが、SPIRAL®導入後は、データベースをもとに、スタッフ情報を自動反映するキーワード差し替え機能を使用することで、一斉送信できるようになりました。それらは、配信日を指定して自動配信ができる「タイムリー配信」機能を活用して配信しています。案件によっては特別な文面を作って送らなければならないものもあるので、それらは個別にSPIRAL®からメール配信を行っています。
また、試験当日の「出発確認」もシステム化しました。当日の出発連絡は、メールにマイページへのログインURLを添付し、そちらにアクセスしてボタンを押してもらう仕組みにしています。決まった時間までクリックされない場合は、即座に社員が電話で連絡を入れるなど、確実に試験官を配置するための仕組みとなっています。また、終了後の交通費申請もフォームを活用して自動化し、未入力者へのリマインド配信も含めSPIRAL®で完結させています。
案件数は10倍以上に。内製だからこそ生まれた「現場の改善力」
SPIRAL®導入により、どのような効果が得られましたか。
社員用の管理画面ができたことで特定の作業の属人化が解消され、午後に急ぎの案件が入っても、夕方には人員募集を出せるようになりました。一人ひとりが処理できる件数が格段に増えたと感じています。実際、案件数はシステム導入前に比べ10倍以上に増えましたが、登録スタッフのコーディネートを担当する人数は4〜5人のまま変わっていません。これは、SPIRAL®を自分たちの手で使いやすい形に育ててきた結果だと思っています。
内製してよかった点があれば教えてください。
内製の道を選んだのは費用面の問題からでしたが、こうしてSPIRAL®に触っていることで「この課題もSPIRAL®でどうにかできないかな」と自然に考えられる発想力が身につきました。これからも、みんなが楽になる方法や業務改善に役立てていきたいです。
