延べ14,000社を超える
SPIRAL®導入実績
入学手続きをオンライン化！業務コストを大幅削減
OUTLINE入学者の申請、各種書類の提出をオンライン上で完結。 入力チェック機能や提出書類の状況表示により、入力ミスや書類不備を防止します。 郵送が必要な書類を削減し、郵送コストやチェックのための人件費も大幅に削減できます。
こんなことで
困っていませんか？
PROBLEM
- 郵便料金が上がり、書類の郵送コストが増加している
- 未提出書類の催促、不備修正のやり取り業務が負担になっている
- 入学者情報を基幹システムに移行するためのデータ作成に膨大な時間がかかっている
特長
FEATURE入学に必要な手続きをオンラインで行える仕組みを構築いたします。
入力チェック機能やデータダウンロード機能など、ご希望に合わせたカスタマイズも可能です。
オンライン受付によるコスト削減
パソコン、スマートフォンから必要書類の入力、アップロードも合わせて行なえます。 入学手続き業務に携わる人件費の削減や郵送コストの大幅カットします。
書類確認作業の手間削減
入力・未提出書類チェック機能により、入力ミスや書類提出不備を防止し ご担当者の不備対応を削減する事ができます。
入学者の申請情報をCSV化
オンライン受付をした入学生の申請データを、 ワンクリックで自動的にCSV化してダウンロードできます。
概要図
IMAGE
機能
FUNCTION受験番号やメールアドレスを用いた本人認証や、PCやスマホに対応した専用フォームからの提出、
PDFや画像添付と一覧表での確認など、幅広い機能を備えています。
入学者専用マイページ
入学生は専用のページから、入学に必要な書類提出や申請手続きをすべてオンラインで完結できます。
ご担当者管理ページ
ご担当者さまは専用の管理ページにて、入学生ごとの申請内容を確認できます。また、記入ミスや未提出書類などによる差し戻し対応も可能です。
入力・提出書類チェック機能
入力チェック機能を搭載し入学生の入力ミスを防止します。また、未提出の書類等ある際はマイページ上で未完了メッセージが表示されます。
データダウンロード機能
入学生から申請されたデータは、ご担当者専用ページからダウンロードすることができます。 申請データは一括でのダウンロードも、個別のダウンロードも可能です。
導入事例
CASE
留学生の入学手続き事務処理をSPIRAL® でオンライン化！手続きスピードのUPと人件費・郵送費の大幅削減を実現
在留資格認定証明書（COE）申請における業務のオンライン化をSPIRAL® で実現。書類でのやり取りからマイページ上でのコミュニケーションに切り替えることで、留学生・スタッフ双方の負担を軽減しながら、郵送コストも約60%削減できました。今はCOE申請だけでなく選考結果通知や入学手続きなど、入学までに必要な一連の手続きをすべてオンライン化できています。
立命館アジア太平洋大学
詳しくみる価格
PRICE学校様ごとのご要望に沿って構築いたします。
まずはお気軽にお問い合わせください。
初期費用
学校様ごとのご要望に沿って構築いたしますので構築費は変動いたします。
・アカウント発行費 100,000円
・構築費 別途見積り
月額費用
50,000円〜
学生数など、データ件数に応じ従量課金
導入前後の比較
Before / After入学手続きのオンライン化により、学校・入学者双方の手間を削減できます。
貴校の業務フローでの導入効果シミュレーションもお気軽にお問い合わせください。
| 項目 | 導入前（紙・Excel・郵送管理） | 導入後（SPIRAL®） |
|---|---|---|
| 書類受付方法 | 郵送・窓口持参 （学生が物理的に送付・来訪） |
オンライン完結 （PC・スマホからいつでも提出可能） |
| 書類不備の発生率 | 高い （手書きミス・記入漏れが頻発） |
自動入力チェックで大幅削減 （不備があると送信できない仕組み） |
| 繁忙期の必要人員 ※ | 9名でフル稼働 | 5名相当で対応可能 （約50%削減） |
| 郵送・印刷コスト ※ | 年間1,000万円超の郵送費 | 約60%削減 （年間数百万円の削減効果） |
| 基幹システムへのデータ入力 | 手入力 （年間膨大な時間・ミスのリスク） |
CSV一括ダウンロード→基幹連携 （手入力作業がほぼ廃止） |
| 業務の属人化リスク | 高い （担当者しか分からない手続きが多い） |
管理画面で進捗・状況を可視化 （誰でも状況把握が可能） |
| 学生の手続き完了確認 | 電話・メールで個別確認が必要 | 学生専用マイページで提出状況をリアルタイム確認 |
| 書類の保管・管理 | 紙の保管スペースが必要 （紛失・劣化のリスクあり） |
クラウド上でデジタル管理 （検索・エクスポートが即時可能） |
※の項目については、事例を元に参考値としてご紹介しております。
よくある質問
FAQ-
- 入学手続きのオンライン化にかかる費用を教えてください
- 初期費用はアカウント発行費100,000円＋構築費（規模・要件による別途見積り）、月額費用は50,000円〜となります（データベースの登録件数により変動）。立命館アジア太平洋大学様の実績では郵送コストを年間約60%削減しており、多くのケースで導入初年度から投資回収が可能です。詳細なお見積りは規模・要件をヒアリングの上、無料でご提案しています。
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- 情報システムの専任担当者がいなくても運用できますか？
- はい、運用できます。当社では学校教育機関での経験豊富な担当者が要件整理から本番稼働まで伴走。オプション料金になりますが、操作マニュアルの提供や繁忙期前のシステムチェックも対応可能です。日常的な運用作業（フォーム内容の変更・データのCSVダウンロードなど）は管理画面から操作でき、専門的なプログラミング知識は不要です。APU様の担当者からも「対応できますと言ってもらえるのは本当に安心」というコメントをいただいています。
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- 既存の学務システム・基幹システムと連携できますか？
- CSV連携・API連携の両方に対応しています。CSV連携であれば学生情報の一括エクスポートが可能で、既存の基幹システムへのデータ取り込みに活用いただけます。また、UNIPA等の主要な学務システムとの連携実績もあります。API連携や、学務システムとの連携方式の詳細はお気軽にご相談ください。
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- 導入にはどのくらいの期間がかかりますか？入試の繁忙期に間に合いますか？
- 標準的な導入期間は、お申し込み、要件定義を経ておよそ4ヶ月から半年です（要件によって異なります）。入試スケジュールに合わせた逆算での導入計画も立てられるため、「〇月の入学手続きまでに間に合わせたい」というご要望にも対応しています。まずはご希望の稼働時期をお聞かせいただき、スケジュールを確認します。
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- 個人情報を扱うのでセキュリティが心配です。どのような対策をしていますか？
- SPIRAL®では、入学手続きにおける各種情報のやり取りを安全に行うため、通信の暗号化や不正アクセス対策、24時間365日の監視体制、バックアップなど多層的なセキュリティ対策を実施しています。第三者機関による診断・認証も取得しており、入学者の氏名・住所や提出される証明書類といった重要な情報を安心して管理できる環境を提供しています。
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- まず入学手続きだけオンライン化して、後から他の業務にも展開できますか？
- SPIRAL®は、入学手続きはもちろん、さまざまな業務を起点に業務を段階的に拡張することができます。APU様では留学生COE申請のオンライン化から始まり、入学手続き全体へ展開されています。同じプラットフォームで、Web出願・在学生支援給付金・奨学金申請・課外活動申請など、大学運営に必要な多くの業務をカバーできます。貴校の一番取り組みやすい1業務からスモールスタートが可能です。
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まずはお問い合わせください！
具体的にやりたいことが決まっていなくても大丈夫です。まずは気軽にご相談ください。事例紹介、情報提供などを通して、解決策の明確化のお手伝いをいたします。