延べ14,000社を超える
SPIRAL®導入実績
入学手続き業務で
こんなお悩みはありませんか？
PROBLEM
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郵送コストが、
増え続けている郵便料金の値上げにより、書類の送付・返送にかかるコストが増大。入学者数が多いほど、印刷・封入・発送の人件費も膨らむ一方。
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不備・催促対応が、
繁忙期に集中記入ミスや書類未提出のたびに、個別連絡と再送対応が発生。繁忙期に担当者の工数が集中し、他業務が後回しになりがち。
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入学者データの転記作業が、
毎年重荷に紙・Excelで受け付けた入学者情報を、手入力で基幹に転記。転記ミスのリスクを抱えながら、毎年同じ作業を繰り返す状態。
そのお悩み、SPIRAL®︎ならまとめて解決！
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SPIRAL®︎ とは、部品を組み合わせるようにして Webアプリケーションを構築できるローコード開発プラットフォームです。
PHPやAPIを活用できるため、高度なカスタマイズや外部システムとの連携もスムーズ。
業務にフィットしたWebアプリケーションを素早くつくることができます。 -
安心のセキュリティ
200以上の金融機関が導入 -
導入後の運用も
安心の手厚いサポート - SPIRAL®について詳しくみる
入学手続きシステムの特長
FEATURE
オンライン受付で、郵送・印刷コストを大幅削減
PC・スマートフォンから必要書類の入力・アップロードをオンラインで完結できます。郵送・印刷・封入にかかるコストと、受付業務の人件費を大幅に削減できます。
紙の書類・窓口対応が不要に
入力チェック機能で、不備対応の手間を解消
入力ミスや未提出書類があると、マイページ上に未完了メッセージを表示します。担当者への不備連絡・再送対応が発生する前に、学生側で自己解決できます。
書類不備があると送信できない仕組みで、差し戻し対応もマイページ上で完結
申請データをCSVで即ダウンロード、基幹連携もスムーズ
受け付けた入学者データをワンクリックでCSV出力できます。手入力・転記作業をほぼ廃止し、基幹システムへの移行工数を大幅に削減できます。
一括・個別どちらのダウンロードにも対応し、手入力によるミスリスクを解消
概要図
IMAGE
機能
FUNCTION受験番号やメールアドレスを用いた本人認証や、PCやスマホに対応した専用フォームからの提出、
PDFや画像添付と一覧表での確認など、幅広い機能を備えています。
入学者専用マイページ
合格者は専用マイページから、書類提出・各種申請手続きをすべてオンラインで完結できます。健康診断票・誓約書・在留資格書類など、入学に必要な書類をまとめて提出・管理できます。
担当者管理ページ
担当者は専用管理ページで入学者ごとの申請状況を確認・差し戻しできます。入試課・教務課など課ごとに閲覧できる書類・データを分けた権限設計も可能です。
入力・提出書類チェック
入力ミスや未提出書類があると送信できない仕組みで、書類不備を事前に防止します。不備がある場合はマイページ上にメッセージが表示され、学生側で確認・修正できます。
申請データダウンロード
申請データは一括・個別どちらでもCSVダウンロードが可能です。基幹システムへのデータ移行や、入学者情報の集計・管理に活用できます。
申請情報の帳票出力
入学者の申請情報を、所定のフォーマットで帳票として出力できます。出力形式は貴校の運用に合わせて設計できます。
既存システム連携（CSV・API）
学務システムや基幹システムとCSV・API連携が可能です。入学者データを既存システムへスムーズに取り込めます。
学費決済
入学手続きに伴う学費・諸費用の支払いに、決済システムとの連携が可能です。入金確認・未納管理も管理画面上で一元把握できます。
通知メール・リマインド配信
書類提出期限・未提出のリマインドメールを自動配信できます。入学者の提出状況に応じた条件配信に対応しています。
導入事例
CASE
留学生の入学手続き事務処理をSPIRAL® でオンライン化！手続きスピードのUPと人件費・郵送費の大幅削減を実現
在留資格認定証明書（COE）申請における業務のオンライン化をSPIRAL® で実現。書類でのやり取りからマイページ上でのコミュニケーションに切り替えることで、留学生・スタッフ双方の負担を軽減しながら、郵送コストも約60%削減できました。今はCOE申請だけでなく選考結果通知や入学手続きなど、入学までに必要な一連の手続きをすべてオンライン化できています。
立命館アジア太平洋大学
詳しくみる導入までの流れ
INTRODUCTIONお問い合わせ
お問い合わせフォーム、またはお電話(0120-963-454)でお問い合わせください。
弊社営業より折り返し電話やメール等でご連絡させていただきます。
課題・ご要望のヒアリング
過去の事例をご紹介しながら、お客様の業務上の課題やご要望をお伺いします。要件が固まっていなくても大丈夫です！
ご提案
お客様の課題を解決するシステム開発や運用のご提案をいたします。開発範囲や開発の進め方、費用や納期、成果物を調整いたします。
ご契約
ご提案内容および納期、費用、お支払い条件などをご同意いただきご契約となります。
設計・開発・テスト・納品
当社において開発を行う場合、仕様調整後に設計内容をご確認いただき、仕様を確定します。その後、ログイン許可をいただき、開発作業に着手します。開発後は弊社でテストを実施し、納品いたします。
検収
納品したシステムをお客さま側でご確認（テスト）いただきます。
運用サポート
運用開始後の仕様問い合わせ・不具合対応などのアプリケーション保守については、別途有償の保守サービスにてご対応しております。
価格
PRICE学校様ごとのご要望に沿って構築いたします。
まずはお気軽にお問い合わせください。
初期費用
学校様ごとのご要望に沿って構築いたしますので構築費は変動いたします。
・アカウント発行費 100,000円
・構築費 別途見積り
月額費用
50,000円〜
学生数など、データ件数に応じ従量課金
導入前後の比較
Before / After入学手続きのオンライン化により、学校・入学者双方の手間を削減できます。
貴校の業務フローでの導入効果シミュレーションもお気軽にお問い合わせください。
以下の比較表は、当社が実際にオンライン化を支援した学校法人さまの導入前後をもとに作成しております。
紙・Excel・郵送中心の運用から SPIRAL®へ切り替えたことで、
人員・コスト・属人化リスクがどう変化したのか、項目別にまとめました。
「自校の業務に置き換えるとどうなるか」を思い浮かべながら、ぜひ各項目をご覧ください。
| 項目 | 導入前（紙・Excel・郵送管理） | 導入後（SPIRAL®） |
|---|---|---|
| 書類受付方法 | 郵送・窓口持参 （学生が物理的に送付・来訪） |
オンライン完結 （PC・スマホからいつでも提出可能） |
| 書類不備の発生率 | 高い （手書きミス・記入漏れが頻発） |
自動入力チェックで大幅削減 （不備があると送信できない仕組み） |
| 繁忙期の必要人員 ※ | 9名でフル稼働 | 5名相当で対応可能 （約50%削減） |
| 郵送・印刷コスト ※ | 年間1,000万円超の郵送費 | 約60%削減 （年間数百万円の削減効果） |
| 基幹システムへのデータ入力 | 手入力 （年間膨大な時間・ミスのリスク） |
CSV一括ダウンロード→基幹連携 （手入力作業がほぼ廃止） |
| 業務の属人化リスク | 高い （担当者しか分からない手続きが多い） |
管理画面で進捗・状況を可視化 （誰でも状況把握が可能） |
| 学生の手続き完了確認 | 電話・メールで個別確認が必要 | 学生専用マイページで提出状況をリアルタイム確認 |
| 書類の保管・管理 | 紙の保管スペースが必要 （紛失・劣化のリスクあり） |
クラウド上でデジタル管理 （検索・エクスポートが即時可能） |
※の項目については、事例を元に参考値としてご紹介しております。
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INFORMATION
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詳しくみるよくある質問
FAQ-
- 入学手続きのオンライン化にかかる費用を教えてください
- 初期費用はアカウント発行費100,000円＋構築費（規模・要件による別途見積り）、月額費用は50,000円〜となります（データ件数により変動）。立命館アジア太平洋大学様の実績では郵送コストを年間約60%削減しており、多くのケースで導入初年度から投資回収が可能です。詳細なお見積りは、規模・要件をヒアリングの上、無料でご提案しています。まずはお気軽にお問い合わせください。
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- 情報システムの専任担当者がいなくても運用できますか？
- はい、運用できます。当社では学校教育機関での経験豊富な担当者が要件整理から本番稼働まで伴走。オプション料金になりますが、操作マニュアルの提供や繁忙期前のシステムチェックも対応可能です。日常的な運用作業（フォーム内容の変更・データのCSVダウンロードなど）は管理画面から操作でき、専門的なプログラミング知識は不要です。APU様の担当者からも「対応できますと言ってもらえるのは本当に安心」というコメントをいただいています。
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- 既存の学務システム・基幹システムと連携できますか？
- はい、CSV連携・API連携の両方に対応しています。CSV連携では学生情報の一括エクスポートが可能で、既存の基幹システムへのデータ取り込みに活用いただけます。UNIPA等の主要な学務システムとの連携実績もあります。連携方式の詳細は要件によって異なりますので、お気軽にご相談ください。
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- 導入にはどのくらいの期間がかかりますか？入試の繁忙期に間に合いますか？
- 標準的な導入期間は、要件定義を経ておよそ4ヶ月〜半年です（要件により異なります）。入試スケジュールに合わせた逆算での導入計画も可能なため、「○月の入学手続きまでに稼働させたい」というご要望にも対応しています。まずはご希望の稼働時期をお聞かせください。
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- 個人情報を扱うのでセキュリティが心配です。どのような対策をしていますか？
- SPIRAL®では、通信の暗号化・不正アクセス対策・24時間365日の監視体制・バックアップなど多層的なセキュリティ対策を実施しています。第三者機関による脆弱性診断・認証も取得しており、入学者の氏名・住所・提出書類といった重要な個人情報を安全に管理できる環境を提供しています。
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- まず入学手続きだけオンライン化して、後から他の業務にも展開できますか？
- はい、可能です。SPIRAL®は同一プラットフォーム上で業務を段階的に拡張できます。入学手続きを起点に、Web出願・奨学金申請・課外活動申請など大学運営に必要な多くの業務をカバー可能です。立命館アジア太平洋大学様でも留学生COE申請のオンライン化から始まり、入学手続き全体へ展開されています。
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- 学生（入学者）側の操作は難しくないですか？
- はい、SPIRAL®の入学手続きシステムは、PC・スマートフォンどちらからでも操作できるシンプルな設計です。入力ミスがあるとその場でエラー表示、未提出書類はマイページ上で一目で確認できるため、学生自身で完結しやすい仕組みになっています。操作に不安がある学生向けのFAQ掲載にも対応しています。
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- 郵送が必要な書類が一部残る場合でも対応できますか？
- はい、対応できます。SPIRAL®では、オンライン提出と郵送書類を併用する運用にも対応しています。管理画面上でオンライン提出分・郵送待ち分を一元管理できるため、完全オンライン化が難しい書類が残る場合でも、担当者の管理負荷を大幅に軽減できます。
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まずはお問い合わせください！
具体的にやりたいことが決まっていなくても大丈夫です。まずは気軽にご相談ください。事例紹介、情報提供などを通して、解決策の明確化のお手伝いをいたします。