紙とFAXによる申込は業務負荷が高く管理も煩雑。個人情報管理に対する不安の声もあがっていた
「登園すくすく便」はどのようなサービスなのでしょうか。
園で使用する布用品を保護者に代わって用意し、洗濯して園まで届ける洗濯代行・配送サービスです。親御さんは、仕事帰りにお子さんをお迎えにきて、さらに色々な持ち物を持って帰って洗濯しなければなりません。また、忘れ物がないよう翌日の準備をするのも大変です。「登園すくすく便」はそういった保護者の負担を軽減することを目的としています。また、保育士の方々にとっても、大勢いる子どもたち一人ひとりの持ち物を管理しなくていいので、業務の軽減にもつながっています。
どのような課題をお持ちでしたか？
これまでは申込書や同意書、口座振替依頼書などを紙でやり取りしていました。保護者が記入した書類を園で回収し、事業部まで郵送する流れでした。記入漏れなどによる書類の行き来を減らすために園で事前に書類をチェックしてもらい、郵送前には紛失を防ぐために「○○園、○人分の書類を送りました」とFAXしていただくなど、園に非常に手間をかけているのが課題でした。実際、園が保護者の個人情報を扱うことに負担を感じて、成約に至らないケースもありました。口座振替に関しても、当社から決済代行会社に書類をつなぐのですが、銀行登録印の不一致などで金融機関から差し戻され、処理が約1か月遅延することもありました。
それでなくても入園時は提出書類が多いので、保護者にも園にも負担をかけていたと思います。今後、このサービスをスケールしていこうとする際に、この運用がネックになるであろうという懸念と、事業部としてもこの方法で管理しているといずれ業務過多になる恐れもあり、システムを導入することにしました。
SPIRAL®で申込から情報管理までを一元化。園と保護者、事業者それぞれが使いやすい、“三方よし”のシステムを構築
SPIRAL®を導入された経緯を教えてください。
このシステムは入園時に登録するので、4月の年度切り替えの前にはリリースしておく必要がありました。その時期を逃すと１年後しか導入できないため、何社も比較している時間はなく、過去に母体である千趣会と取引があり、かつ個人情報を扱うのでセキュリティ面でも実績のあった数社に相談して、SPIRAL®に決めました。
SPIRAL®を選んだ決め手は何でしたか？
ヒアリング力と提案力が非常に高かったところです。保育事業は特殊な上に「登園すくすく便」は新しいサービスだったので、私たちのしたいことを理解していただくのに時間がかかるのではないかと思っていたのです。でも、1回のヒアリングで要望をよくまとめてくださって。しかも、実現が難しいものに関してはすぐに代替案を出してくださったので、スパイラル社に決めました。
どのようなシステムを構築しましたか？
作ったのは会員管理システムで、保護者用のマイページと園の管理画面、当社の事業部用の管理画面の3つです。まず、園の管理画面からは、登録されたサービスの情報の閲覧と園に紐づいたQRコードの出力をできるようにしました。園はそのQRコードを新たに入園した保護者に配布。保護者はそこから利用登録の画面に進み、会員登録をしてマイページにログイン。お子さんの情報や利用申込、利用規約への同意などを行って、口座振替の手続きまでできるようにしました。
他にはどのような機能がありますか？
保護者登録時にメールアドレスを記入する仕組みにしたので、SPIRAL®のメール機能を活用して、保護者への案内やリマインドを自動でメール送信できるようになりました。何か連絡したいことや、口座から引き落としができなかったといったお知らせもメールで送付できるようになったのでかなり便利です。ご契約いただいている園にもメール機能を使って、お知らせを一括配信できるようになったのもありがたいですね。今は月に2回、入退園に伴う利用人数確認の依頼メールを園に自動配信しています。
オンライン化したことで、書類の管理と郵送が不要に。園と保護者の手間、事業者の業務が大幅に効率化し、事業拡大の一助に
導入後、どのような変化がありましたか。
オンライン化したことで、園での書類回収やチェック、事業部への書類の郵送などが一切不要になりました。個人情報が書かれた書類を管理しなくていいのは、園にとっても私たちにとっても心理的な負担の軽減になりました。保護者もスマホなどから簡単に申し込めますし、口座振替も印鑑不要で手続きできるようになったので、便利になったと思います。また、サービスの休止や退会の手続きなども、保護者がマイページからできるようになったことで、園としても入退園の発生時に登録間違いがないかを確認するだけでよくなり、業務負荷はかなり軽減されたと思います。おかげで、新しい園に営業に行った際にも提案しやすくなり、ハードルが下がったと感じています。
他にも何か効果はありましたか？
以前は、私たちも「新規の入園があったから登録書類を送らないといけない」「口座振替の手続き、その後どうなったかな」などと気にかけておかなければならないことが多かったんです。今以上に利用してくださる園が増えてきたら対応が難しくなったと思うので、記憶に頼った運用をしなくてよくなったことに安心しました。また、以前は、書類の情報を基幹システムに全部手で入力していましたがそれも不要になりましたし、保護者が情報を入力する際にミスがあるとエラーが出て先に進めないようにしたので、正しい情報が得られるようにもなりました。
導入後、園や保護者からの反応はどうでしたか？
園や保護者の方々から直接何かご意見や感想をいただくことがないのですが、システム導入後に当社に対して質問や問い合わせがほぼないので、スムーズに運用できているのではないかと感じています。
「登園すくすく便」は2025年にキッズデザイン賞を受賞されましたが、SPIRAL®が寄与できた点はありますか？
はい、やはり申込の煩雑さを解消したのはアピールポイントの一つでした。現物審査の際には「登園すくすく便」で使用している用品のほかに、スパイラル社さんが用意してくださったテスト画面を提出したので、実際の画面を審査員の皆さんに見ていただくことができたんです。それが受賞に大きく影響したのではないかと思っています。同業他社のサービスもある中で、この賞を受賞したことは「安心できるサービスである」とお墨付きをいただいたようなものなので、今後このサービスを選んでいただく際の後押しになるのではないかと思っています。今後はクレジットカード決済や外国語対応なども進めて、より使いやすいシステムにしていきたいと思っています。
