協力会社として登録する際の申請書（紙面）が、協力会社の登録と情報の共有や保管のボトルネックに
御社について教えてください。
当社は、総合建設コンサルタントとして、国や地方自治体から調査、計画、設計や維持監理といった業務を請け負っています。大雨による被害の激甚化に備えるシステム構築や、東日本大震災直後から取り組んでいる宮城県女川町の復興プロジェクトや、大阪市戎橋架け替え、長野市の浅川ダムなど、全国のインフラ整備や都市計画に携わっています。
SPIRAL®導入前、どのような課題を抱えていましたか？
事業内容によっては、協力会社に業務の補助をお願いすることがあります。これまでに登録している協力会社は約1,500社。現在は、協力会社の新規開拓を進めていて、全国にある支社も合わせて、月に30〜40件の新規登録が発生しています。
この協力会社の新規登録は、以前は紙でおこなっていました。協力会社から、各事業所の技術部室に、内容を記入し押印した参加申請書、登記簿などの必要書類を郵送で送付いただき、それを本社に社内ワークフローで提出して承認という流れです。添付漏れや未記入箇所があると差し戻しが必要になり、各技術部室や協力会社に負担をかけてしまっているのも課題でした。また、紙で管理していること自体にも課題がありました。まず、データベースに登録できる協力会社の情報が少なく、必要な情報をすぐに取り出せないこと。また、事業所間で協力会社の情報を共有することが難しく、どの事業所がどのような協力会社を登録しているか、確認する方法が限られていました。さらに、紙を保管しておかなくてはならなかったことから、保管場所を確保しないといけないことも負担でした。
他にも課題がありましたか？
紙の書類は災害時に消失してしまうリスクがあるので、BCP（事業継続計画）の観点でも課題でした。また、約1,500社分の書類を保存するスペースも必要で、フリーアドレスも検討するなかで、運用の見直しが必要だと感じていました。
SPIRAL®で協力会社の参加申請の登録・管理システムを構築。協力会社自身が情報を申請・更新できる仕組みを整え、データベース化と運用の標準化を実現
どのようなシステムを開発されましたか？
協力会社の登録に必要となる情報の収集と管理を、SPIRAL®上で扱える仕組みを構築しました。具体的には、登録したい協力会社がある場合、当社の技術部室のメンバーがシステム上で協力会社の担当者のメールアドレスの登録をおこないます。すると、協力会社宛に情報入力用の案内が送られ、協力会社の担当者自身がWeb上で登録に必要な情報を入力する流れです。協力会社の入力が完了すると、最初に申請をおこなった当社の技術部室メンバーにメールで情報をダウンロードできるURLが届き、そこから添付ファイルも含めてPDFで一括ダウンロードができます。そのPDFデータを、社内の別のワークフローから社内回議します。最後に管理本部総務部で承認し、一定のルールに則って協力会社に採番、その番号をSPIRAL®に打ち込んでボタンを押すと登録が完了するという流れです。協力会社には手続き完了とマイページのお知らせがメールで届くようになっています。
協力会社ごとにマイページができることで、登録情報の変更があった場合は、協力会社側で情報を更新できるのも大きなポイントです。以前は情報更新のたびに、書類を用意して返送してもらう必要があり、お互いに手間がかかっていました。今は、情報が変更されたら、変更連絡のメールが当社の技術部室のメンバーに届くので便利ですね。
また、お知らせ機能を用いることで、当社から各協力会社に一元的に情報を発信できるようになり、この点でも利便性が向上しました。
SPIRAL®を選んだ理由を教えてください。
最初にスパイラル社の名前を知ったのは、業務で受信している他社からのメールでした。その文面に「このメールはSPIRAL®のシステムを使って配信しています」といった一文が記載されていました。それを見て「こうした発信ができるのは、会員データベースを活用した仕組みがあるのだろうな」と考え、SPIRAL®について調べたのが検討のきっかけです。検討を進める上では、他社サービスも候補に挙がっていました。ただ、当社は官公庁や地方の公共団体から案件を受注しているため、協力会社の情報管理においても、高いセキュリティ水準を満たしていることが前提条件でした。その点、SPIRAL®は地方自治体や金融機関などでも導入されている実績があり、セキュリティ面での信頼性が高いと感じました。高いセキュリティが求められる組織で使われている実績があることは、選定において大きな安心材料でしたね。
もう一つの理由が、設計の柔軟さです。幅広い業種や用途で会員管理をおこなっているサービスなので、当社の運用に合わせた設計項目やカスタマイズにも対応してもらえるのではないかと考えました。実際、従来の運用では不足していた情報項目を追加するなど、柔軟に対応していただけて良かったと感じています。
協力会社として登録する際の申請から登録までの時間や工数を短縮。システム上で協力会社の情報を把握できることで、管理の効率が大きく向上。登録後の情報共有もスピーディーに。
システム導入後、どのような効果がありましたか。
紙でのやり取りがなくなり、申請や登録に関連する作業が大幅に削減されました。今までは、一旦PDFで受け付けていましたが、紙の申請書原本を添付書類と同封して本社宛に送付しなければならず、出社や郵送の手間がかかっていました。これらの工数が省けたのはよかったと思います。また、今申し上げたのは当社の事情ですが、協力会社においても、押印する手間などが省けており、申請作業が効率化したのではないかなと感じています。
他に便利になった点はありますか。
オンライン化したことで協力会社の登録情報を増やすことができました。紙の時は申請書を基に情報を別のシステムに登録していたため最小限の情報しか登録できず、かつ別のシステムへの登録の工数もかかっていました。今では詳細な登録情報の取得ができ、システムのデータベースに一元的に登録されるので、工数も削減できています。また、マイページが整備されたことで、お知らせを一斉に配信できる点も助かっています。現在は年に1度、当社の発注に関するアンケートを実施しており、その案内をSPIRAL®からまとめて配信しています。以前は、登録申請書に書かれたメールアドレスを目視で確認しながら手で入力していたため、入力の間違いや文字の読み取りが難しくアンケートを送信できないケースもありました。今は、マイページから各社に情報を確認してもらえるため、そうした手間もなくなりました。
今後改良したい点などあれば教えてください。
今後は、協力会社との他の取引もマイページを確認すればできるようにしたり、会社ごとの特性を早期に把握できる仕組み、電子契約システムとの連携など、標準化、オンライン化・データ化できる業務は、引き続きSPIRAL®と連携を進めていきたいですね。
